推進事業單位檔案創新管理的策略分析

趙梅

摘 要： 伴隨我國社會、經濟、政治國力不斷加速發展，為了適應新的形勢，事業單位對于簡化機構系統、精簡行政體制與細化人事管理等工作，進行了一系列深入改革，改革工作取得了良好的效果，但同時這也給事業單位的檔案管理工作帶來了新的問題與挑戰，傳統的檔案收集、歸檔、流向等管理辦法，已經不能適應日益復雜的工作形勢。本文從傳統行政事業單位檔案管理的問題入手，列舉了當前我國事業單位檔案工作中的不足之處，分析了問題出現的原因，并提出一些應對建議，希望為事業單位檔案管理工作提供新的思路與視野，從而實現策略創新與進步。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；策略創新

近年來，事業單位各方面的制度改革都在如火如荼地進行中，并取得了顯著成效，事業單位通過新的制度改革獲得了新的發展。檔案管理是極為重要的基礎性工作，它在事業單位工作的運轉、改進、調整中發揮著巨大作用。一定要高度重視事業單位檔案管理工作，積極進行策略創新，確保檔案管理制度能夠更好地為新形勢下的事業單位發展建設發揮應有的作用。

一、事業單位檔案建設管理工作的基本原則

（一）重視規范，不失靈活

事業單位檔案管理工作要保證規范化、正規化，要嚴格遵守國家有關法律法規和制度要求。但這不是說要所有事業單位的檔案管理都要完全一樣，工作中千篇一律是不可取的，各行政事業單位要根據各自實際情況，結合檔案部門長期工作經驗，建立起一套內容完善、結構嚴謹、又能靈活應對各種實際情況的檔案管理制度。

（二）嚴守職責，維護權益

檔案管理工作人員要嚴格落實規章制度，認真工作，嚴守職責，但相對的，事業單位也要認真維護相關工作人員的合法權益，這樣才能激發工作人員的工作熱情，否則不利于整個事業單位的發展。

（三）制定時要嚴謹，執行時要嚴格

制定制度時，要綜合多方面的情況來進行考慮，要統籌考慮法律法規、行業標準、硬件水平、單位工作情況、部門自身特點等各方面條件，不斷思考、探索，制定出科學合理的系統化檔案管理規章制度。然而，檢驗其是否符合實際工作要求，是否能推動單位工作發展，最重要的指標還是實踐中的執行效果。各事業單位要重點關注實際工作中各項制度的落實情況與執行效果，以理論為基礎，結合實踐，不斷改進規章制度。

二、當前事業單位檔案管理工作中的不足之處

（一）對檔案管理工作不夠重視

有些單位沒有很好地學習國家《檔案法》等有關條文法規，并沒能深刻認識到檔案是國家寶貴的歷史文化財富，檔案工作對于國家發展有著重要意義，并由此導致事業單位對檔案管理工作沒有投入足夠重視，相關規章制度落實不到位，監督管理不嚴，工作問題得不到及時解決，檔案管理工作漏洞百出。

（二）檔案管理的基礎工作規范落實不到位

檔案管理的基礎工作較為繁雜，許多事業單位未能嚴格精準地處理好基礎工作。如有的單位雖然有著一套檔案管理制度，但是或由于重視不夠，或由于能力不足，沒有領導負責執行督促；有些檔案整理羅列混亂，卷組分類不規范，不符合專業標準；還有個別單位，以非常輕率而不嚴謹的態度對待老檔案，在未開展檔案鑒定工作的情況下，不遵守法定程序，就擅自銷毀保存的文件材料等。

（三）檔案室的硬件設施比較落后

對檔案管理工作的不重視，直接導致資金投入不足。許多事業單位未能提供現代化高科技的硬件設備給檔案部門使用，檔案室設施陳舊落后，許多檔案室通風設備簡陋，空氣濕度大而污濁，防盜措施薄弱，甚至有些單位還在檔案室附近堆放易燃雜物；許多事業單位的辦公室也未能配備現代化電子信息設備，很多工作人員不會使用電腦來管理工作，還在用老式手段整理檔案。

（四）檔案管理人員平均能力素質不高

有些事業單位不重視檔案部門的人員培訓，甚至有些單位將調職到檔案部門看做人事懲罰的一種貶謫，檔案部門人員變動十分頻繁，大家也視檔案部門為“冷門部門”，檔案部門的工作人員缺乏熱情，也不專心與提高自身專業素質，導致檔案管理部門員工整體素質低下，缺乏專業能手。

（五）檔案資源的開發利用不到位

許多事業單位認為，只要檔案分類明確、羅列整齊、保存完好，不破損、不丟失，就算很好地完成了工作。檔案作為國家寶貴歷史文獻與文化財富，其價值還可以進行更深入的開發。

三、推進事業單位檔案管理策略創新的具體方法

（一）重視制定執行檔案管理制度

1.要根據科學性、合理性、實效性的原則，指定檔案管理規章制度，同時要注意使制度符合本單位的檔案管理工作實際需要。

2.規章制度必須簡明易懂，要具備良好的泛用性、實用性。簡潔易懂的制度才可以讓員工更好更準確地執行。

3.堅持制度的神圣性與平等性。無論普通員工還是領導，都要保證嚴格執行規章制度，不能搞特殊，制度面前一視同仁。

4.賞罰分明。在規章制度執行時，檔案部門又要保證制度嚴格執行，又要發揮監督管理職能，確保檔案管理的嚴肅性和重要性，，做到賞罰分明。

（二）強化管理措施，提高人事管理水平

各事業單位要積極進行思想宣傳工作，定期組織政治學習和理論學習，提高全單位各部門對檔案管理工作的重視。這既要求領導小組嚴格監督，深入指導，全面支持，也要求檔案部門工作人員提高思想覺悟，積極自我檢討、自我學習，強化專業能力素質，強化工作責任感與自豪感。

（三）引入現代技術，完善信息化硬件軟件建設

全面引進現代科學設備技術，將先進的科學技術手段與檔案管理相結合，通過計算機技術提高辦公室工作效率與質量，通過真空設備和濕度檢測儀器等高科技設備，改善檔案室物理環境，延長檔案保存壽命。

四、結語

綜上所述，事業單位的檔案管理工作十分重要，各單位在實際工作中必須予以高度重視。嚴格制定規章制度，并在實踐中不斷檢驗制度，完善制度，完成檔案管理工作的全面創新發展，需要全單位全體人員共同不懈努力。

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