檔案管理信息化建設淺析

劉健

摘 要：檔案管理信息化建設是當前檔案管理的主要內容和趨勢，對科學化檔案管理具有至關重要的意義。本文分析了檔案管理信息化建設目前面臨的主要問題，研究了檔案管理信息化建設過程的有效途徑。

關鍵詞：檔案管理；信息化建設

一、檔案管理信息化建設主要問題

第一，沒有將檔案管理信息化放在戰略高度上。檔案管理信息化建設中遇到的最主要的問題就在于缺乏對其足夠的重要性認識。檔案管理信息化和傳統的檔案管理在管理理念和管理方式上存在著較大的差異，如果在傳統檔案管理到信息化檔案管理過程中，管理人員不能夠及時轉變理念，不能夠正視檔案管理信息化的重要現實意義，那么勢必會影響到檔案管理信息化的順利開展；另外，檔案管理信息化建設需要足夠的資金支持，如果檔案管理人員認為信息化的意義不大的話，那么信息化建設的步伐勢必會受到影響和波及。

第二，檔案管理信息化建設中專業人才匱乏。檔案管理信息化建設之所以舉步維艱，其主要原因在與專業人才的匱乏。檔案管理信息化建立在現代化的計算機技術和網絡技術的基礎之上，因此對從事檔案信息化管理的人員提出了更高的要求，因為他們不僅僅需要檔案管理工作的經驗和素質，還要具備相應的技術應用和技術管理能力。但是目前具備全面素質和能力的綜合性人才是相當匱乏的。另外，檔案管理人員除了綜合素質較低之外，檔案管理隊伍不穩定也成為弊端之一。很多檔案管理人員在剛剛了解工作性質和工作內容之后就離開了工作崗位，這導致了檔案管理信息化工作隊伍一直難以滿足檔案管理工作的基本需求。

第三，檔案管理信息化工作缺乏物質資源支持。檔案管理信息化建設工作需要大量的設備和資金的支持，但是當前很多檔案管理部門都缺乏足夠的資金來支持檔案管理信息化的建設，一些單位調動其他經費來進行建設，效果都差強人意。一些單位雖然能夠得到檔案管理信息化建設基金，但是卻遠遠不能夠滿足設備采購的基本要求，檔案管理信息化建設工作開展受到阻礙。

第四，檔案管理信息化建設中技術缺失。檔案管理信息化建設中所需的技術相對來說比較專業，而目前的檔案管理建設過程中信息化設備和硬件設施都比較缺失，導致了很多設備的應用功能難以得到有效的發揮，技術的匱乏使得檔案信息化建設的作用一直難以得到發揮，最終也對檔案管理信息化建設也會起到消極的作用。

二、加強檔案管理信息化建設的途徑和措施

第一，要加強對檔案管理信息化建設的認識。檔案管理信息化建設要真正地取得成效，就必須在思想意識上認識到檔案管理信息化的重要性，各單位要針對檔案管理信息化進行培訓和宣傳，讓檔案管理人員轉變對檔案管理信息化工作的認識和理念，從而從根本上轉變信息化建設的內部環境，單位領導也要承擔起檔案管理信息化建設的責任，以積極主動的姿態帶領檔案管理信息化建設走上正軌。

第二，加強檔案管理信息化綜合人才培養力度。檔案管理信息化建設需要強有力的綜合人才隊伍作為保障。各單位應該加大力度引進檔案管理信息化建設的專業人才，讓更多具備管理經驗、理論知識和技術能力的人才參與到檔案管理信息化建設的進程之中來。林外，單位還要對現有的檔案管理人員進行知識體系升級和技能提升，使得現有的檔案管理人員能夠適應信息化建設的腳步和進程、掌握信息化建設所需的技術和知識。各單位還要注重對檔案管理人員的管理和協調，為其營造良好的工作環境和工作條件，避免人才的流失和隊伍的不穩定。

第三，提升檔案管理信息化建設的資金投入。物質和資金的投入是檔案管理信息化建設得以有效開展的重要保障。政府部門應該專門列示一部分經費用作檔案建設，并敦促各部門專款專用，用相關經費支持檔案管理信息化工作的開展，各單位在得到經費之后也要及時配備相關的硬件和軟件設施，使得檔案管理信息化建設盡快符合標準。

第四，加強對檔案管理信息化建設的技術指引。檔案管理信息化建設切忌盲目而行，而是要在一定的信息技術指導之下推進和開展。單位需要對檔案管理信息化建設所需的技術進行梳理和總結，明確技術標準和技術要求；之后單位可以聘請相關的專業人員或者利用內部相關的部門對檔案管理信息化建設進行技術指導，確保檔案管理人員能夠充分有效地掌握硬件設備和軟件知識，使得檔案管理信息化知識和技能能夠快速被掌握。

第五，構筑完善的檔案信息化管理體系。檔案管理信息化建設需要相關的管理工作體系保駕護航，各單位應該針對檔案管理信息化工作建立明確的工作標準，使得檔案管理信息化建設在正軌上進行，并受到單位管理手段的約束和束縛。此外，各單位還需要進行檔案開發利用系統的建設，對檔案的開發和相關的信息咨詢服務提供強有力的規范，并利用信息技術開發出有效的檢索工具，使得檔案管理信息化和檔案科學化管理有機融合在一起。

檔案管理信息化建設的最終目標就是建立數字檔案館，數字檔案館并不單單指某一個檔案館，而是通過計算機網絡聯系在一起的檔案館群體。數字檔案館將檔案信息和其他信息整合在一起，實現信息處理的標準化、管理過程的一體化并提供高質高效的社會化服務，數字檔案館的建立能夠讓人們最大限度地利用信息，從而為經濟發展和社會發展服務。當然，建好數字檔案館離不開多部門的協同努力，這將是一個信息化建設的系統工程。

參考文獻：

[1]高麗紅.檔案管理信息化建設思考[J].合作經濟與科技，2009（15）：12-13.

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