事業單位檔案管理的常見弊端及解決辦法

李洋

摘 要：隨著信息化技術的高速發展，我們的社會發展也越來越快。政治和經濟齊頭并進，檔案的管理在我們社會的發展中也占據著重要的位置。檔案管理的好壞直接影響到我們的人身和財產安全。本文的針對事業單位檔案管理的常見弊端及解決辦法的一個探究。

關鍵詞：檔案管理；常見弊端

眾所周知，當今社會的發展離不開經濟和政治，但經濟和政治良好的發展離不開一個好的檔案管理。而我們都知道檔案管理具有一定的特殊性，其工作信息量大、包括的范圍廣、以及和很多重要的東西掛鉤。因此，要做好事業單位的檔案管理，要具有一定的檔案管理水平，與時俱進，及時發現管理工作中的弊端問題并給與解決，這樣才能做到事業單位檔案工作與其他工作的正常運作。

一、檔案管理的常見弊端與事業單位本身存在的問題有關

我們事業單位本身存在的問題會影響我們的檔案管理，如果企業本身對檔案管理的認識不足是會直接影響到檔案管理的工作能否順利進行的。不重視對檔案的管理，沒有嚴格的管理制度這樣是很容易造成形式化檔案。很多情況是檔案管理人員自由懶散，工作不認真，檔案資料收集不齊全，檔案文件在檔案室隨處可見，這種現象在大部分事業單位中普遍存在，還容易被有些有心之人鉆空子。管理人員不清楚檔案是否收集全面，管理者不知道檔案能不能正常使用，如此造成檔案利用率低，正確率差。

管理層要重視檔案管理工作，帶頭推廣檔案管理在我們工作中的重要性，才能讓員工重視、關注我們的檔案管理工作，意識到檔案管理的好壞和我們工作有密不可分的關系。當事業單位當中的領導者與決策層開始重視檔案管理工作的時候，就會下達相對應的管理任務，要求工作人員達到一定的指標，此時檔案管理機構的工作人員為了自身利益就會認真完成工作履行自身義務，并提升檔案管理工作的效率。正確認識檔案管理在事業工作單位中的重要性，事業單位檔案管理的宣傳對員工每天的工作有重大幫助，這樣可以讓檔案管理的各項工作順利的進行和開展。事業單位要建立一套屬于自己檔案管理的規章制度，并嚴格要求管理層和工作人員按規章制度辦事。

二、檔案管理的常見弊端離不開管理的基礎設施落后

由于事業單位的管理設施的采辦是由政府撥款采辦，一切都要通過政府程序和文件才能進行采辦，而其他的企業則可以通過自身企業的存款進行采辦。這就是事業單位和其他企業不同之一，經過調查研究表明如今很多事業單位的檔案管理設施較為破舊，不僅給我們的檔案的管理造成了很多漏洞，也無法跟上當今時代的檔案管理的技術。手工檢索在我們的事業單位檔案檢索工作當中為主要檔案信息檢索方式，傳統手工檢索方式要耗費大量的人力物力，不僅過程繁瑣復雜，還增加檔案管理人員的工作量。現代化技術不斷發展更新，新型的自動檢索方式的出現替代了傳統的手工檢索，并且自動檢索的方式的準確度和工作效率都比手動搜索高得多，而手動搜索是快要被社會淘汰的一種檢索方式，對我們日常的檔案查詢造成了極大的不便之處。現代的其他企業幾乎都是用自動檢索，而事業單位用的手工檢索不僅耗費工作人員的時間，還會耗費其他人的時間。事業單位的檔案管理設施的落后使得事業單位檔案管理的弊端在現代化社會中尤其明顯。

解決因為管理的基礎設施的落后問題可以改善檔案管理的弊端帶來的問題，事業單位在發現管理基礎設施破損是應及時向上級匯報并主動向上級領導申請撥一部分資金給事業單位，用來改善管理的基礎設施的建設。只有我們的管理基礎設施能跟得上技術和信息化的步伐，才能更進一步的改變事業單位檔案管理落后的面貌，如此才能提高事業單位檔案管理的工作效率和管理水平。我們還可以建立現代化管理體系，把計算機技術結合到檔案管理中，通過現代化的信息技術對我們的檔案進行分類、整合以及完善，這樣就能很好的解決檔案管理的常見弊端。如此不僅讓事業單位的檔案管理慢慢的適應現代化技術，還能提高我們檔案管理的工作效率。還能把檔案備份在計算機中，便于我們的查詢和工作，當然同時要對我們的檔案做好密保工作，以防被有心之人竊取濫用。要創新我們的檔案管理必須要充分利用現代信息網絡技術，我們可以通過網絡共享功能在計算機中尋找和提取非機密檔案，使得我們的檔案能夠更加全面和完善。

三、工作人員的工作能力和素質低下也是檔案管理常見弊端之一

工作人員大部分人都沒經歷過專門的檔案管理知識培訓，缺乏檔案管理方面的專業知識和知識技能，對需要了解專業知識和技能不夠上心，沒有對所用的知識和技能進行系統的學習和積累，并且現在很多事業單位的檔案管理人員都不具備當今的事業單位的檔案管理的專業素質，文化程度和水平都打不到現代化社會的要求。檔案工作人員的專業知識淡薄和素質低下和離不開我們的管理層對檔案管理的不重視，他們的不重視導致檔案工作人員的工作積極性不高，工作態度上消極怠工，應付了事。這對檔案工作的正常開展造成極大的不利因素。

要解決檔案管理中存在的這個問題，我們必須培養檔案管理工作人員的專業知識和技能，提高專業素質。只有重視人才的輸出和培養才能做好事業單位的檔案管理工作，要培養工作人員的工作態度，改變以前自由懶散的工作態度。要制定合理的檔案管理的規章制度，并要求工作人員學習并正確實行，還可以設立獎懲制度來提高工作人員的工作積極性和工作效率。還能在創新事業單位的檔案管理過程中對工作人員的計算機在檔案管理中的技術進行培訓，加強他們對信息技術的操作能力，使得能熟練地掌握檔案管理在計算機中的運用。使用現代先進的網絡技術，可以促進單位工作人員之間的交流和溝通，可以提高檔案管理的安全性和隱秘性。所以要改善事業單位中檔案管理的常見弊端必須提高對檔案管理的工作人員的專業性和技能性。

四、總結

事業單位在檔案管理中常見的弊端非常明顯，要解決這些問題必須加強對檔案管理的工作，要求管理者重視檔案管理，檔案管理的工作人員要積極認真好管理工作，要關注社會的發展，及時對檔案管理存在的問題進行改革和創新。事業單位檔案管理的常見弊端的解決也有利于我們社會其他方面的發展。

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