獨立學院系級辦公室精細化管理探析

劉加寧　楊健全

摘要：精細化管理是建立在常規管理基礎上的一種科學高效的管理方式。為了更好地推動獨立學院的工作科學發展，更好地發揮獨立學院的職能，提高獨立學院系級辦公室的精細化管理水平勢在必行，值得我們去深入探討和研究。本文基于精細化管理的含義，分析了獨立學院精細化管理的功能作用，并針對目前獨立學院系級辦公室精細化管理存在的主要問題，提出了相應的對策建議。

關鍵詞：獨立學院；系級辦公室；精細化管理

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2016）47-0009-02

一、精細化管理的含義

“精細”一詞意為“精致細密”。朱熹曾說“言治骨角者，既切之而復磋之；治玉石者，既琢之而復磨之。治之已精，而益求其精也。”精細化管理是源于發達國家的一種管理理念，象征著一種文化，同時也是社會分工、服務質量精細化的必然要求。“精細化管理”源于汽車行業的“精益化生產模式”，經過演變形成了今天的全新的管理學概念。精細化管理的核心在于將管理責任具體化、明確化，它要求每一位管理者要盡職盡責，工作要切實到位，盡可能最大限度的減少資源的占用、降低管理成本，最終實現以最小的投入創造出最大的價值。精細化管理不僅僅是一種管理理念，它更側重于實際的管理過程和方法。老子有句話“天下難事，必作于易；天下大事，必作于細。”[1]意思是說，無論做什么樣的工作，首先要做細做透，細中見精，以小見大。精細化管理同樣如此，要在常規化管理的基礎上，將工作明確化、責任到人，從而追求高效率的一種管理方法。近幾年，高等學校也引入了“精細化管理”的理念，更加關注管理工作的細節，講究精益求精。在工作安排方面，更加強調目標明確、突出重點、分工協作、追求效率。學校如同一顆大樹，管理工作不僅要扶正主干，而且要注重每一個樹枝長得好與不好，這些細小的樹枝最終決定了大樹的形狀、輪廓，是否枝繁葉茂。學校管理要覆蓋到每一個細小的環節，從小處著眼，精益求精，教書育人是一個精雕細琢的過程。

二、獨立學院精細化管理的功能作用

1.精細化管理是獨立學院管理模式的重要創新。精細化管理從企業延伸到教育領域，是學校管理模式的創新之舉。精細化管理力求注重細節、優化資源、降低成本、提高績效，強調整個管理過程的高效率運作以及管理的質量。縱觀國內外的一流大學，無不關注細節。依靠粗放式的管理很難培養出優秀的教師和學生，諸多擁有一流硬件的學校卻未能成為一流的名校，究其根源在于學校管理在教育教學、科學研究、行政管理、后勤服務等各方面對細節管理和內涵發展不夠注重。對學院的教師進行了科學、明確的分工，細化了責任，形成了“點線面體”的管理體系[2]。

2.精細化管理是現代大學管理的一種創新與實踐。獨立學院應該將精細化管理作為長遠的發展戰略，制訂總體實施方案以及實施細則，并成立專門的督導小組，專門負責精細化管理工作的全面落實和后續的監督考評。精細化管理的本質在于對戰略目標的分解細化、重點實施。不遺漏學校管理的每一個細節，以提升細節為提升學院整體執行力的源動力。教師專業素養的提升、師德風尚的培養需要精細化的管理，學生學習習慣、為人處事的培養同樣離不開精細化的管理，精細化管理是現代大學管理制度的改革與創新。

3.精細化管理是獨立學院提升辦學水平的重要途徑。精細化管理要求學校嚴格執行教學規劃和規章制度，重視教師的思想引領和經驗分享，倡導學習先進的教學理念，進一步滲透和強化高校教學的理念。注重內部控制制度的量化和細化，要有針對性加強管理過程的某些環節，注重整個過程中的監督控制，并通過績效考核嚴格約束教職工，設置嚴格的激勵考核調動教職工的積極性。以提升獨立學院的辦學水平為目標，以規范和效率為引擎，以精心細致的態度為保障，切實注重管理過程中的細節，以最小的成本實現管理效益的最大化，提高學校的辦學水平和層次。

三、獨立學院系級辦公室精細化管理存在的主要問題

1.不完善的系級管理規章制度，急需重建和改進。系級辦公室是新的部門，同時也是執行系里政策指令和教學計劃的部門、協調上下里外關系的部門，起著承上啟下、協調學院和系里關系的作用，是系里展開工作的樞紐和協調中心，但是實際上在系級辦公室剛起步的時候，各項規章制度都是百廢待興的，非常的不完善，這對工作的開展造成了相當大的影響[3]。

2.模糊的分工，不明確的權責。獨立學院作為我國高等教育史上的新生兒，與我國傳統學院的管理制度和方法有著極大的不同，因此，原先的管理制度沒有多大的借鑒意義；另一方面，我國新時期人口的增長和經濟水平的提升，人們對于教育的重視程度也空前高漲，大量的獨立學院如雨后春筍般破土而出，蓬勃發展，獨立學院的規模快速增長，院系逐步完善，這直接導致獨立學院內部的關系愈加復雜，難以管理，而由于職責、分工不同，很長一段時間內，不同部門工作因素強度壓力不同，也是非常正常的事，這對于內部人際關系的團結和工作氣氛的協調都是很不利的因素，極大的影響了員工的工作積極性。

3.精簡的工作人員，雜亂的工作內容。獨立學院一般都是民營資本運營，管理者為了節省開銷，減少運營成本，一般都不會設置太多的行政人員崗，所以這樣相當于加倍了在職員工的任務量，而且工作內容復雜瑣碎，都需要付出極大的精力和時間，而且系級辦公室作為學院所有命令和政策的終端執行者，面對的是大批量的學生群體，真正的工作量和工作強度是難以預計的，還有這些工作可能出現的各種突發狀況都是極有可能發生的。大批量的任務加在有限的工作人員身上加大了出現失誤的幾率和惡性事件發生的可能性。

四、獨立學院系級辦公室精細化管理的對策建議

針對獨立學院系級辦公室精細化管理存在的主要問題，我們提出如下對策建議：

1.樹立新觀念，制定新目標。首先要從大家的思想抓起，樹立精細化的理念，讓大家明白精細化并不是懸空的理論，它對實際工作的開展有著極大的指導意義，能極大的提升學院的工作效率，形成良好有序的工作氛圍，對學員和個人都有很正面的效應，是勢在必行的理念，需要大家共同努力。其次要明確目標，就是要徹底把精細化的理念貫徹到具體工作的每一個流程中，讓每個人都可以直接的明確精細化的工作要求和流程，從而有明確的工作目標和方向，有助于激發員工的工作熱情。

2.優化步驟，做好細節。精細化管理的核心內涵就是有條理性的做好目標分解，既要保證總目標方向的正確性和小目標的可操作性，理念的貫徹還是要依賴于各級工作人員確切的工作內容的精細化程度。規范是精細管理的基礎，也保證了目標的順利達成。學校要有明確的規范來約束師生的日常行為規范，各級工作人員也有有明確的認識規范的意義。而規范設立的基礎就是方便改善師生日常的學習和生活，是非常人性化的愛。具體的細化管理單元包含教學管理、學生管理、后勤保障等方面。教學管理精細化主要是指教學流程的精細化，包括備課、課堂教學、批改作業、教科研等的精細管理。精細化還可以加入對教師教學素質的考察和培訓；在德育方面，學生行為養成教育要抓細節，從坐立行走、課堂秩序、學習流程、禮儀規范等入手對學生進行養成教育。各班的班級管理也要有精細化的工作要求；后勤服務精細要做到衛生清潔，維修及時，安全有保障，對后勤物資做到及時合理的利用，無浪費閑置物品。

3.文化環境精細化，搭建有價值的平臺。學校要從大的方面創建倡導精細化理念的文化氛圍，讓大家從內心深處接受認可精細化的巨大價值和實施的必要性，學校的精細化管理是保障師生合理有序生活學習的必要措施，要影響倡導人人想精細，能精細的工作作風，并且讓大家切實感受到精細化管理的好處和長期發展的巨大價值。讓大家都能在學校搭建的平臺上靠實踐精細化的理念和工作作風實現自己的人生價值。

4.業績考核體系精細化，形成體制。將考核體系與精細化管理的實施緊密聯系，讓考核體系能夠深層次有效的服務督促員工精細化工作的具體實施，讓他們從內心和精神層面都深刻落實精細化管理的理念和作風，將精細化管理與工作人員最在乎的獎勵與晉升體制直接掛鉤，為切實精細化管理的員工提供更好的工作平臺和更人性化的工作體驗。建立完善行之有效的規范體制，讓所有制度內的人都能受益。

總之，學校的精細化管理是一種格局，一條大道，當精細化管理成為教育工作者的內在修養時，他將會對我們的生活學習產生深遠的影響，也將以更廣的范圍更深的層次影響更多的人。

參考文獻：

[1]汪中求，吳宏彪，劉興旺.精細化管理[M].新華出版社，2013.

[2]林瑛.高校二級學院辦公室管理工作初探[J].科技致富向導，2014，（7）.

[3]朱耀紅.提高獨立學院系辦公室工作質量和效率[J].高教論壇，2013，（6）.