基于Lotus Notes的高校辦公自動化系統設計與實現探討

劉華敏 劉顯楊 姚宏

摘 要 本文討論了Lotus Notes做為辦公自動化的平臺的優勢和特點，并系統介紹了高校辦公自動化的系統設計，以在對高校辦公自動化中需要提供的八大子系統進行了詳細敘述，并在安全性做了總結，辦公自動化較傳統辦公模式有很多的優勢，在本文都有體現。

【關鍵詞】Lotus Notes 群件 工作流 辦公自動化

隨著現代信息技術地飛速發展，加上校園各部系上網工程的政策推進，計算機與網絡技術的應用日益普及，在日常工作中，用計算機系統處理各種業務已經成為常態，在信息處理工作中，可以通過計算機系統實現信息的高效收集與匯總，伴隨著Internet技術的快速發展，基本上所有的高校都已經建立起了自己獨立的辦公系統，這不僅使得其辦公效率得到了有效的提升，另一方面也使得其辦公費用得到了有效的降低。

辦公自動化系統（Office Automation，簡稱OA），是從發達國家迅速發展起來的，是在20世紀70年代中期產生的一門綜合性技術。OA系統目前已經發展成為以實時協作作為技術支撐手段，以知識管理為核心的綜合信息資源管理系統，具有廣闊的應用前景。

1 系統功能設計

1.1 需求分析

建立高校辦公自動化系統最主要的目的就是為了能夠實現高校辦公自動化，在該系統正式投入之前，學院所采用的辦公模式還是傳統的辦公模式，由于各個部門之間信息的傳遞比較麻煩，導致各個部門之間很難實現信息的集成與共享，因此沒有辦法實現高效率協同工作。出現了諸多問題：一是上下級部門之間沒有辦法實現協同工作，很難及時的溝通；二是各部門的信息傳遞方式還是人工為主；三是信息和工作流程兩者分離開來，使得工作的效率大大降低。

Domino/Notes是Lotus公司的一個新型的群件系統，在開展高校辦公自動化系統建設的過程中，應用該群件系統來開展辦公自動化系統的構建，具有諸多的優勢，主要表現為：

（1）其自身具有非常靈活的伸縮性，這使得其能夠很好地滿足各級辦公自動化的實際需求，不管是在分散部署還是統一管理工作中都能夠很好的發揮管理性能，從而有效降低管理風險；

（2）其具有非常好的中文信息處理功能，這使得其能夠很好的滿足用戶絕大多數的中文處理需求；

（3）其具有非常好的面向文章的數據管理系統，從而具備高效的通信能力，從而實現各個機器上數據庫的高效共享，并且能夠實現多個平臺上的同時操作。

1.2 系統功能模型

本次研究中所設計的高校辦公自動化系統在進行各個部門的信息傳遞時，主要是通過網絡通信技術來實現的，從而實現無紙化辦公，整個系統的構成是：基于Lotus Notes系統，融合了計算機網絡技術及群件管理技術，有效地提高工作效率，將工作環境由傳統的人工傳遞變成無紙化辦公。

1.3 開發與運行結構

系統分為服務器與客戶端兩個部分，采用的結構模式為C/S模式。操作系統為Windows Server 2008 R2，系統開發維護平臺為Lotus Notes client，Domino服務器用來保存辦公數據與應用，達到服務器對客戶的響應、解釋等功能；

在客戶端身份認證的過程中，主要采用的是Lotus Notes的認證方式，在實際的運行過程中，若用戶想要實現與服務器的之間的通信，就需要能夠通過雙向的認證服務，依據用戶身份的不同，為其提供相應權限的服務，具體的用戶權限設置，學院可以結合自身的行政結構進行設置，使得系統的安全性大大增加。

2 核心業務的設計與實現

整個系統可以分為七個子系統：

2.1 公文流轉子系統

該系統是整個辦公自動化系統的核心，結合高校的傳統辦公的審批和簽批等過程，實現辦公的擬定、審批、查詢等工作全程處理。

2.2 綜合信息發布子系統

該子系統是高校的新聞，公告等信息發布平臺。各部門的信息員都可以在校園網上隨時隨地的將本部門的信息、新聞發布在該子系統中，方便高校人員及時的了解高校各部門動態。

2.3 討論園地子系統

該子系統是為了給高校的教師提供一個討論的地方，教師可以在這里討論大家關注的問題，發表一些自己的建議和意見。該子系統類似于BBS的模式，只限于學校內部使用，沒有公開的賬號。

2.4 會議管理子系統

該子系統提供了一個處理會議的平臺，在此系統中可以先申請召開會議，之后申請通過后，發布準備情況，之后部門管理人員再對參加會議的人員發出邀請，并以郵件的形式發送出去，并收到回執。

2.5 辦公指南子系統

該子系統包括學院的各項規章制度，通過歸類規章制度，提供工作指南。高校內的人員可以根據自己的需要，找到處理事務所需規章，便于找到相應部門處理，提高辦事效率，少走彎路。

2.6 個人助理

在Lotus Notes的基礎上，提供日程安排、內部郵件、代辦事宜等等，每個人都可以通過該系統來得知自己的安排。

2.7 意見箱

該子系統可以為高校提供一個監督和發表意見的地方，在這里提交的意見會自動提交給相應部門。

整個系統功能完備，適合高校的行政辦公流程，便于工作人員實現各部門的協調溝通。

3 結束語

傳統的C/S結構目前面臨著越來越多的障礙，B/S模式漸漸出現，Lotus Domino中的Web開發能夠使得Lotus Notes直接使用Internet和內部網絡合二為一。因此，我們利用Lotus Domino/Notes提供的一整套完備的Web支持系統，對系統進行了改善，實現了更多的功能，便于用戶的使用。但在安全性提出了相對的更高的要求，實現真正的辦公自動化就是解決這類問題之后，我們也必將迎接網絡時代的來臨。

參考文獻

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[2]揭安全，化志章，薛錦云，李云清.基于RBAC的高校辦公自動化系統設計[J].計算機工程與設計，2009（11）.

作者單位

江西贛州技師學院 江西省贛州市 341000