基于網絡的儀器設備管理系統的設計與實現

【摘要】儀器設備是高等學校進行教學、科研、技術開發的重要物質基礎，儀器設備管理水平的高低直接影響著教學、科研的發展速度和規模。加強高校儀器設備的管理，對于提高高校的辦學水平，防止國有資產流失，具有十分重要的意義。本文從闡述高校儀器設備實施信息化管理的需求入手，分析高校儀器設備管理系統的功能、特點與實現。

【關鍵詞】儀器設備管理系統；特點；信息化管理；功能

隨著國家“科教興國”戰略的實施，國家不斷加大對高校的投入，特別是近年來國家對高校“211工程”和各種教育經費投入力度不斷加大，國內高校儀器設備都有了成倍的增加，使得高校的教學、科研綜合實力有了明顯的增強，學校的辦學規模、質量和效益有了明顯的改善，學校的設備購置量每年都在飛速增長。如何管好、用好這些儀器設備，充分發揮這些儀器設備的投資效益，使其發揮最大的投資效益，是各高校國有資產管理部門亟需研究和探討的重要課題。

一、高校應用儀器設備管理系統的優勢

為進一步提高科研儀器設備的管理水平，開發一套適合高校使用的儀器設備管理系統可以對儀器設備的分散管理進行統一，規范管理方式，提高儀器設備管理工作效率。對管理業務中涉及的數據，分析其中的內在關聯，以達到加強溝通，提供信息共享平臺，減少數據錄入、統計匯總工作量的目的。同時，嚴格按照質量控制體系加強對儀器設備的實時監控、有效管理以及自動提醒，相關信息按權限范圍共享與公開。

儀器設備管理系統的應用對于學校來說，是具有一定優勢的。有利于整合各項教育教學資源，促使儀器設備管理模式不斷改進，以及各部門工作流程不斷優化，有效避免在儀器設備管理中出現重復勞動的情況；有利于降低綜合管理成本，促使高校儀器設備管理由傳統的局部管理、集中管理逐步過渡到遠程管理、全程管理，使儀器設備管理延伸到高校各個部門中，有利于減輕工作量、避免重復勞動，降低綜合管理成本；有利于實現儀器設備管理目標。借助儀器設備管理信息化平臺，能夠進一步強化高校管理部門對新增儀器設備資產購置的審批論證，從而使儀器設備的配置更加優化，有利于節約購置資金。

二、高校基于網絡儀器設備管理系統的功能和特點

開發儀器設備管理系統的目的是利用校園局域網的優勢，為學校各部門提供一個管理儀器設備的平臺，幫助各部門及設備資產管理處對學校的設備進行統一、有效的管理，進而提高學校管理的效率。

1、主要功能

（1）儀器設備管理。包括儀器設備入庫、儀器設備使用、儀器設備借用、儀器設備續借、儀器設備歸還、儀器設備預約、儀器設備維修、儀器設備報廢以及儀器設備檔案管理。

（2）儀器設備執行管理。包括儀器設備期間核查、儀器設備檢定（校驗）和儀器設備故障、維護保養、停用、降檔使用、啟用。

（3）統計分析。該模塊可以統計分析儀器設備維修原因，對具體成因進行把關，避免不需要的維修。還可以分析統計儀器設備利用率和維修率。此外，也可以快速統計出某臺儀器在哪些科研項目中使用過。

（4）業務提醒包括檢定（校驗）提醒、儀器歸還提醒、儀器預約提醒、期間核查提醒、維護保養提醒。針對儀器設備借用、歸還、預約、檢定校驗、期間核查、維護保養的執行進行實時監控，對快到歸還期限或超期未還、超期未檢定校驗、超期期間未核查、超期未維保的儀器設備給出及時預警和告警。

（5）參數維護。由儀器設備管理員維護用于儀器設備管理中的所有參數及其值。包括儀器設備類別、檢驗類別、使用狀態、組件狀態、提醒閥值等。

2、主要特點

（1）過程管理。系統覆蓋了儀器設備管理的全過程等各個環節，并且跟蹤了設備完整的轉移過程，進行了設備全生命周期管理。

（2）動態監控。系統除了提供儀器設備狀態和分布狀況等靜態管理資料外，還提供了儀器設備動態情況的監控資料，如：設備利用率、故障率、維修率、運行情況等。

（3）功能靈活。系統管理員可以靈活配置用戶的角色及應用權限，對系統基礎參數和提醒閥值進行維護。

（4）實時性。儀器設備的借用、歸還、預約、檢定校驗、期間核查、維護保養到期都會自動預警，超期未進行也會及時告警；儀器設備生命周期各個環節及計劃的執行操作都會自動生成儀器設備履歷表信息。

（5）全面性。對全院各個研究所的儀器設備信息進行統一規范管理，所有系統用戶均能共享院儀器設備信息。充分考慮與MIS系統中其他管理系統的銜接及后續功能擴展。設備資產管理系統中符合條件的儀器可流轉過來。科研管理系統中，可通過項目關聯所使用的儀器。

三、高校儀器設備管理系統的應用與實現

1、儀器設備入帳管理

儀器設備購買者或使用者根據正規稅務發票，儀器設備使用說明書及與之相關的說明資料登錄網絡版的《高校儀器設備管理系統》，登記設備的相關信息，然后提交給資產管理部門審核。若審核不通過，即設備信息填寫不正確，需更改后再提交。審核通過后打印儀器設備驗收單（一式三份），驗收人員簽字，蓋章，經手人簽字，留下2聯（其中一聯資產管理部門存檔，另外一聯定期返回給各院系管理員），另一聯給經手人隨發票到財務處辦理報銷。資產管理部門在網上審核設備信息登記通過后，要及時點擊設備驗收功能框，審核通過的信息立刻實時地傳送到財務部門負責報銷工作的工作系統里。財務部門在進行帳務處理時，只要打開此工作系統，對照資產管理部門通過網絡傳送的該設備驗收審核信息，如確認準確無誤，做標記（打勾），完成點擊操作。

2、儀器設備實時對帳

儀器設備購置驗收入庫，即通過儀器設備網上驗收，當財務部門對新入庫的儀器設備進行報帳時，可通過網絡進行數據核對，做到基礎數據必須準確。每季度末，資產部門通過點擊財務核對這一功能框，及時了解財務報帳情況。資產管理、財務兩部門通過該系統未審核庫反饋的信息，及時跟蹤，對本季度已經入庫卻沒有去財務部門進行報銷的儀器設備了解情況，如確定由于客觀原因無法在本季度報銷的設備，資產管理部門要將該設備從本季度設備庫中做退庫處理。確定與財務部門同步一致，保證與財務部門實時對帳，很好地解決了資產管理與財務部門之間的未達帳問題，實現了真正的帳物統一。

3、實時網絡設備管理數據傳輸

每季度末，資產部門對所有入庫數據及其變動做最終處理。形成相應數據塊。經網絡實時向各部門傳輸相應數據塊，構建了全校各個部門共享的儀器設備管理的網絡平臺，實時地、準確地把儀器設備各種信息進行上傳。各部門管理人員通過這個平臺上網查閱、檢查、修改、打印本部門的帳目。經常與資產部門進行溝通，雙方密切配合對該單位儀器設備進行跟蹤管理，基本上做到不丟失，不漏帳，不重帳，不錯帳，同時定期地對全校儀器設備進行現場核查，掌握儀器設備整個壽命周期的真實情況，真正意義上做到了帳目與實物的雙重管理，帳目與實物的真正一致。

基于網絡的儀器設備管理系統，能夠實現儀器設備的全過程網絡化管理。一方而可以減少一些不必要的重復工作，而且還可以確保數據的準確性和及時性；另一方而學校各個部門都可以通過網絡非常方便查詢本單位的各種信息，從而加強了學校各單位之間的信息交流，使儀器設備管理工作效率和水平大幅度提高。總之，設備管理只有實現了網絡管理，才能稱得上是現代化的、具有生命力的管理，才能更好地為教學、科研服務。

【作者簡介】

唐婉（1985—），女，海南文昌人，桂林理工大學南寧分校教師。