計算機技術在辦公自動化中的運用及意義探尋

張志明　王世侖

摘 要：科學技術的發展讓各行各業的工作都變得更加便捷，這主要是歸結于計算機技術的應用，尤其是在企業的辦公方面，計算機讓辦公走向自動化和智能化，減少了更多人工力量的付出，并且讓工作效率大大的提升。基于此，本文對計算機技術在辦公自動化中的運用以及意義進行分析和研究。

關鍵詞：計算機技術；辦公自動化；運用；意義

時代在發展，科技在進步，人們的辦公環境以及辦公設備也在不斷的改善和優化，在當今情況下，人們已經開始關注辦公自動化，這樣人們的雙手在繁重的勞動中解脫出來，而且也提升了勞動生產的效率。這都離不開計算機科學技術的發展和應用。因此本文對計算機技術在辦公自動化中的運用以及意義進行探尋。

一、計算機技術在辦公自動化中的意義

（一）計算機為辦公自動化的運用提供技術支撐

在當今的時代發展過程中，辦公室的工作量越來越大，并且內容也越來越復雜，因此對于這些問題的解決需要使用辦公自動化技術，這就離不開對計算機技術的應用和推廣，其中比較關鍵的一個步驟就是對辦公軟件的開發和利用。例如，辦公室中常用的Word以及Excel，讓人們從繁瑣的勞動中解脫出來，這都需要計算機的支撐作用。互聯網的產生也讓辦公自動化的發展更進一步，并且市場的變化讓互聯網成為辦公自動化不可缺少的一個組成部分[ 1 ]。

（二）計算機在辦公自動化中的應用提升了決策的科學性

企業的電信會議是計算機和辦公自動化相結合的成果，因此這種活動也體現出了企業活動和企業會議的高端性，讓人們能夠在第一時間內對會議的內容進行掌握和了解，并且提出有建設性的意見和建議，促進企業的良好發展，提升企業的工作效率。另外，計算機作用下的辦公自動化還能讓地區的經濟發展進入一個新的狀態下，由于辦公自動化能夠加大企業的工作效率，緊密的將國家、地區之間的發展聯系在一起，這樣商品的溝通和往來也便捷了許多，對于經濟的長期發展具有極大的推動意義。

二、計算機技術支持下辦公自動化的要素以及應用分析

（一）辦公自動化的組成要素

辦公自動化的第一要素就是人的參與，因為辦公自動化是一項技術比較高的工作，需要有人的操作，并且其中涉及到的一些技能要求也比較多，過程復雜，因此辦公自動化的順利運行需要人為因素的支持。組織機構的層次也決定了辦公室的等級和層次，因此在計算機管理組織過程中，需要充分的體現出計算機組織管理機構的靈活性以及可變性。另外辦公室制度也是一個必不可少的要素，辦公室制度能夠讓各個部門有效的遵守辦公室的行為規范，并且通過這些機制的約束讓辦公更加準確和順利，讓辦公制度和辦公自動化之間有更好的融合，以此再不斷的完善和發展，適應時代的發展以及科學的需要。計算機和通信技術的結合可以讓辦公室自動化系統中不相聯系的要素結合在一起，以此形成一個相互關聯的系統，共同使用其中的信息和資源，不斷提升辦公質量以及工作效率[ 2 ]。

（二）計算機技術下的辦公自動化應用分析

首先，辦公自動化過程中對數據的處理。數據處理時現代化管理過程中的一個重要性標志，應該在定量分析方面予以加強，并且數據定量也是分析的一個基礎。在辦公室中，一般性的任務都是對信息進行處理，因此這個過程就涉及到大量的數據，計算機數據管理系統的加入能夠讓數據再輸入以及增加和刪除方面做到更加準確的操作，還有儲存和分類以及索引的作用，刪減一些比較冗長的數據，進而保障數據的獨立性和靈活性。對于文字的處理主要是使用Word/wps等之類的計算排版工具，讓文字在版式方面、設計方面以及打印和映像的處理方面更加快速簡單，效率大大提升，并且形式比較美觀[ 3 ]。

其次，表格的處理。在表格的處理過程中，一般會使用Excel，并且在計算機屏幕上就能夠完成對于表格的設計、處理以及制作，以此實現表格處理各個環節的自動化。表格能夠應用在多種辦公事件中，對信息加以嚴格的統計，并且在數值上傾向于更加準確，減少復雜的運算給工作人員帶來的問題。

最后，語音的處理。計算機作用下的辦公自動化處理還包含語音部分，并且能夠完成對語音的識別、合成等等，在對文件進行輸入的過程中還要保證個人保密以及鑒別方面的運用。

與此同時，圖像以及圖形的處理也是計算機作用下辦公自動化的一項功能，使用計算機的圖形處理功能可以完成一些統計圖的繪制，以此讓工作人員對各個信息之間的相互聯系進行認識。另外，使用不同的色彩標記不同的信息，可以對科室的局部進行多方面的規劃，以此實現科室的合理化布局。

使用計算機的圖像處理能力，可以一邊輸入照片一邊對圖像進行鑒別，并且對它們采取處理工作，傳遞出一些真實的信息，在企業中還能召開電視會議，做保密文件以及圖像信息等等。計算機系統中對于企業中各項計劃的完成情況進行顯示，并且對未來的基本情況加以預測，發給企業工作人員提供一些有參考性的信息，以此讓方案更加完整，讓決策更加準確。高性能的復印機和計算機軟件硬件之間的結合能夠讓計算機的輸出更加準確和方便。電子郵件是辦公自動化中一種經常使用功能，可以對信息進行傳遞，并且改變以往通信時間長，容易延誤等問題。讓辦公自動化下的信息傳遞更具有實效性，更加方便，不受時空和時間的限制。

三、結束語

綜上所述，本文對計算機技術在辦公自動化過程中的應用以及意義進行了分析和研究，并且也對具體項目和活動的操作處理加以闡述，希望在本文的研究基礎上，能夠更加完善計算機技術，讓其在辦公自動化當中發揮出更多的作用，促進工作效率的提升，并且讓企業的辦公實現自動化和智能化，減輕人們的工作量。

參考文獻：

[1] 張永春.計算機信息處理技術在辦公自動化上應用策略探討[J].數字技術與應用，2015（7）：205.

[2] 劉俊.對計算機辦公自動化網絡構建的分析[J].電子制作，2014（3）：141，143.

[3] 許敏.計算機信息處理技術在辦公自動化中的應用研究[J].大科技，2015（15）：260.

作者簡介：張志明，計算機科學與技術，張家口市生產力促進中心。