高職院校檔案管理信息化建設探討

摘要：通常我們會將高職院校中所進行的檔案管理看作是兩部分內容，一個是對校史發展的管理，另一個是針對學生個人的檔案信息管理。隨著時代的發展，信息化檔案管理方式已經替換了紙質檔案管理方式，為了更好地管理高職院校中的各種檔案信息，我們認為有必要對信息化在高職院校檔案管理中的應用和發展進行分析。

關鍵詞：高職院校 檔案管理 信息化建設 重要性

引言

時代的發展，科技水平的迅猛提升，信息技術已經普及，在國內大部分高校日常的管理中逐漸開始應用信息化技術，而文章將要探討的是信息化技術在高職院校檔案管理中的應用現狀。信息化技術出現的時間并不長，但其發展的速度卻是驚人的快，雖然為高職院校日常的檔案管理工作帶來了很多便利，但是經過一段時間的觀察，在其中依然有一些問題顯露了出來，這主要表現在專業技術管理人員缺乏，懂得信息化檔案管理的人較少，使得該項工作難以正常展開。為了提升高職院信息化檔案管理水平，我們需要從應用其的重要性這方面內容著手考慮，以期將有效地一些有建設性的措施提出來。[1]

一、高職院校中信息化檔案管理的重要性

1.信息化時代的來臨，信息化技術已經滲透到人們工作中的方方面面，在高職院校的信息檔案管理中應用到信息化技術，是時代發展的必然趨勢。經過實踐調查發現，信息化建設在高職院校日常檔案管理中是極重要的工作內容，其不僅是高職院校與時俱進的重要體現，還是人類文明進步的重要標志。[2]

2.在一定程度上，檔案管理工作的有序進行確保了整個校園管理工作的正常開展。從學生的角度出發，他們在校期間的一切成績和個人信息都記載在檔案中，有序的檔案管理保證了學生信息的安全性，因而學院檔案信息管理的好壞是學生所關注的；通過檔案，學生能夠及時了解到自己的發展良好性，針對錯誤的行為和不良的成績記錄能夠及時作出改正，換言之，有效的檔案管理有助于學生的全面發展。[3]

3.從高職院校的角度出發，良好的檔案管理工作應當是學校最重視的，這是因為學校從創辦以來的所有發展以及歷經的歷史大事件均記錄在檔案庫中，我們只需要查看檔案中記載的資料就能夠了解學校的發展里程了，并根據在發展中所得出的經驗和教訓，及時對辦學思想、理念等進行改進，促使學校的可持續發展。

4.在檔案信息化管理的過程中，我們需要不斷去完善各種檔案功能，在信息化技術的帶領下，存在于各個高職院校中的檔案管理系統不應當只具備信息登記和錄入的功能，還能夠有更多的現代化、高效的功能體現，如：查詢、自動搜索、系統篩選等。為什么一再強調高職院校的檔案管理中進行信息化建設很重要，這是因為在現階段的社會發展中，信息化已經成為了勞力輸出的一種替換形式，在很多需要大量勞力的地方均能夠替換成信息化，對于工作量巨大的檔案管理工作亦是如此，工作人員不再需要一筆一劃的將各種學生以及學校資料記錄到紙質檔案中，只需要建立專門的信息化檔案庫，重要的信息只需要掃描、打印或輸入便可以長時間甚至永久保存，這樣以來不僅大大節省了管理者的工作時間，減少工作量，在一定程度上還起到了綠色環保的作用。

二、信息化檔案建設的有效措施

1.首先我們應當采取數字化措施對相關的檔案信息即進行管理，在信息化網絡技術的幫助下，以電子檔案儲存的形式來替換原有的聲像和紙質檔案儲存的形式，在檔案信息化管理系統中設置系統自行排序，這樣儲存于電子檔案中的文件便能夠在系統中有序編號了，最后便形成了信息化的檔案庫，工作人員只需要在系統主頁面輸入關鍵字詞，便能夠快速將與之相對應的資料信息搜索出來。如：需要查找某個學生的個人信息，只需要在主頁面中輸入名字或學號，便能夠將該名學生的所有信息資料都搜索出來。[4]

2.建立網站和公眾號已經是大勢所趨，無論是用于學校的宣傳，還是用于學校內部的交流都是極好的。正如我們所知，數字化的檔案信息管理并不全面，因為這一建設只向內部工作人員開放，而工作人員又是整個校園群體的一小部分，因而難以將檔案資源最大的利用效率發揮出來，并且檔案管理者手中握著校內師生所有的信息資料，學生無法自主查詢，一旦涉及到信息查詢就需要找到值班的檔案管理人員，這樣以來不僅會增加管理者的工作量，而且會增添信息查詢的繁瑣行，并不能體現工作的高效性。轉而在校內建設了檔案管理網長后，學生們只需要登錄獨立的賬號和密碼便能夠將相關的信息查找到，如：學生想要了解自己的期末成績，只需要登陸網站的主頁面，輸入學號和密碼，便能夠進入自己的主頁面，查看本次期末成績。[5]

3.在信息化檔案建設的進程中，我們需要明確的是信息化檔案管理并不能夠完全取代傳統形式的檔案管理，其只是在傳統管理的基礎上作出進一步優化，簡而言之，信息化管理和傳統檔案管理之間就像“嘴唇和牙齒”的關系，“唇亡齒寒”，二者只能共同進步，切不可相互抑制。另外，為了防止校內網站以及學院師生的個人信息被不法分子利用，在正式運行校園網站之初，必須設置檔案信息查詢個人權限，如：在登陸校園網站主頁面的時候，應當分成教師或學生兩個部分。

結語

綜上所述，信息化技術進行檔案管理已經成為了新時代背景下各個高職院校發展的重心，在信息化建設的過程中需要將規范化、系統化以及標準化的管理體系構建出來，針對校內信息檔案的管理情況，建設出適應本校師生共同使用的信息檔案查詢軟件，并做好隱私保護工作，防止校內師生個人信息被不法分子使用。信息化的檔案管理工作并非是全能型的，其僅是傳統管理的過渡，因而我們必須結合傳統和信息化的管理工作，確保高職院校的檔案信息化建設穩定安全的發展。

參考文獻

[1]于淼. 淺析高職院校檔案信息化建設[J]. 遼寧師專學報（社會科學版），2011，04：130-131.

[2]陳小芳. 初探高職院校檔案管理的信息化建設[J]. 湖南大眾傳媒職業技術學院學報，2011，04：80-82.

[3]王磊，喬永會. 高職院校檔案工作信息化建設的實踐及改進對策[J]. 黑龍江科技信息，2012，27：138-139.

[4]王燕. 高職院校人事檔案信息化管理研究[D].山東大學，2014.

[5]卓小柳. 高職院校檔案管理與信息化建設綜合探析[J]. 辦公室業務，2016，08：87+89.

作者簡介

張亞玲，新疆巴音郭楞職業技術學院檔案館館員，1973年1月出生，研究方向：檔案管理，女