人事檔案管理存在的問題及解決對(duì)策研究

楊雪嬌

[摘 要] 專門針對(duì)現(xiàn)在人事檔案管理工作存在的問題以及相對(duì)應(yīng)的解決措施進(jìn)行研究探索，希望可以起到一定的作用。

[關(guān) 鍵 詞] 人事檔案；管理；問題；解決措施

[中圖分類號(hào)] G647 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號(hào)] 2096-0603（2016）06-0106-01

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）只重視接受檔案，卻不能合理地開發(fā)利用人事資源檔案

隨著我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才市場的人才檔案管理中心在流動(dòng)大學(xué)生的人事資源檔案管理方面已經(jīng)取得了顯著的成果，但是，有一些問題還是沒有得到有效的解決，比如現(xiàn)在人事資源管理中心的功利化思想太過嚴(yán)重，只重視大學(xué)生檔案的接收，以此來收取一定的費(fèi)用，但是很多時(shí)候卻將檔案放在那里不進(jìn)行管理，檔案根本得不到有效的利用，學(xué)生將檔案放在人才市場的初衷也得不到體現(xiàn)，大學(xué)生的就業(yè)問題仍然是一個(gè)難題，也因此造成了很多不良的社會(huì)狀況。比如一些企業(yè)在招聘時(shí)根本不看學(xué)生的人事資源檔案，對(duì)用人單位的發(fā)展造成了巨大的影響，很多檔案直接就被丟棄，造成了非常惡劣的影響。

（二）人力資源檔案管理的設(shè)施不夠完善，管理技術(shù)落后

除了企業(yè)單位的不重視之外，人力資源檔案管理存在問題的另一個(gè)重要原因是人才市場中人力資源檔案管理的硬件設(shè)施不夠完善，硬件設(shè)施主要是指檔案室和相應(yīng)的設(shè)備，但是有的企業(yè)單位根本沒有建造專門的檔案管理室，也沒有相應(yīng)的高素質(zhì)人才和設(shè)施對(duì)企業(yè)員工的檔案進(jìn)行管理和保護(hù)，很多紙質(zhì)的檔案因?yàn)楹芫脹]有人管理都發(fā)生了霉變和潮濕現(xiàn)象，至于用計(jì)算機(jī)管理人員檔案那更是天方夜譚。特別是在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，采用人工記錄的方法已經(jīng)跟不上時(shí)代的潮流，而且效率低下，采用新時(shí)代的新技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理工作已經(jīng)是大勢所趨。近幾年，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，計(jì)算機(jī)已經(jīng)進(jìn)入了大多數(shù)的辦公室，為現(xiàn)代人才市場的辦公起到了巨大的作用，但是計(jì)算機(jī)的強(qiáng)大功能和巨大作用在人事資源檔案管理方面卻沒有得到應(yīng)有的效果，很多先進(jìn)的技術(shù)手段都沒有被人才市場研究發(fā)掘利用，對(duì)人力資源的管理效果也不是很顯著，這使資源造成了很大的浪費(fèi)。

二、人力資源的檔案管理措施

（一）提高檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

要想提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，僅僅提高他們的知識(shí)水平是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更重要的是要提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和實(shí)際能力。人才市場的檔案管理中心應(yīng)該經(jīng)常安排工作人員外出接受專業(yè)培訓(xùn)，讓他們時(shí)刻處于學(xué)習(xí)中，不斷完善他們的專業(yè)知識(shí)與專業(yè)素養(yǎng)，培養(yǎng)一大批能力強(qiáng)，業(yè)務(wù)精，作風(fēng)硬的人員。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)員工的思想道德修養(yǎng)，提高自己的實(shí)際工作水平，不斷完善充實(shí)自己，提高管理水平。在這方面，管理中心也要加大對(duì)人事資源管理的力度，增加資金投入，健全完善人事資源檔案管理的設(shè)備，重點(diǎn)控制檔案庫房內(nèi)的溫度和濕度，每天專門有人去記錄，防止檔案的損壞。

（二）人才市場要完善人事檔案的管理制度

人才市場如果想顯著地提高自己的人事資源管理水平，就要完善內(nèi)部的管理制度，下面有幾個(gè)方面需要注意：（1）確保檔案管理的有效性首先要建立健全企業(yè)的人力資源檔案管理制度。（2）建立規(guī)章制度時(shí)要保證制度的簡單明了，只有這樣才能讓檔案的管理工作更好地進(jìn)行。（3）最重要的一點(diǎn)就是要讓制度有一定的約束力，不僅僅對(duì)管理中心的小職員有約束力，對(duì)高層領(lǐng)導(dǎo)也要有一定的作用，只有這樣才能讓每個(gè)員工都感覺到公平，人們也會(huì)對(duì)人才市場更加信任，檔案管理工作也能得到完善。除此之外，還要有一定的懲罰與獎(jiǎng)勵(lì)措施，對(duì)人力資源檔案管理過程中的一些事情進(jìn)行嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲，確保制度的權(quán)威得到有效的體現(xiàn)。

（三）對(duì)人事檔案工作進(jìn)行數(shù)字化管理

檔案管理必須與現(xiàn)代化科技結(jié)合起來，人才市場的管理中心要積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備和管理手段，盡可能地創(chuàng)建一個(gè)人事資源檔案管理的信息庫，以實(shí)現(xiàn)流動(dòng)大學(xué)生資源的信息化管理，采用計(jì)算機(jī)讓人事資源檔案的利用率達(dá)到最大化，對(duì)于其中一些可以公開的信息，人才市場更可以采用網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的方式，為大學(xué)生的就業(yè)創(chuàng)造更好的條件。值得注意的是，人力資源檔案是一種資源，不能只是被保管，還應(yīng)當(dāng)有著一些服務(wù)內(nèi)容。服務(wù)的對(duì)象不僅僅是剛畢業(yè)的大學(xué)生，還要有各個(gè)用人單位或企業(yè)，檔案管理部門必須明確自己的職責(zé)和義務(wù)，盡心盡力地為大學(xué)生服務(wù)，在保管好學(xué)生檔案的同時(shí)與學(xué)生聯(lián)系，為大學(xué)生提供求職和就業(yè)方面的信息，讓流動(dòng)大學(xué)生及時(shí)了解到企業(yè)招人的信息，讓他們可以更好地抓住就業(yè)機(jī)會(huì)，幫助他們得到更好的工作機(jī)會(huì)。

人才資源對(duì)一個(gè)企業(yè)的發(fā)展壯大和可持續(xù)發(fā)展有著不可或缺的作用，甚至可以說已經(jīng)成為最重要的資源，而人力資源管理的核心就是人力資源檔案的管理，這是一份充滿挑戰(zhàn)且重要的工作，管理人員必須提高自己的專業(yè)素養(yǎng)，嚴(yán)格遵守制定的規(guī)章制度，提高自己的管理水平。

參考文獻(xiàn)：

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