中小企業ERP項目管理實踐解析

耿愛東

【摘要】ERP作為中小企業開展信息化管理的手段，對提高企業運營績效具有重要作用。但從當前的發展現狀來看，中小企業ERP項目存在較高的失敗率。據此，本文主要解析中小企業ERP項目管理的實踐，以期改善中小企業ERP的應用現狀。

【關鍵詞】中小企業 ERP 項目范圍管理 項目質量管理

ERP是一種基于信息技術的管理平臺，目的是為企業決策層和員工提供決策手段。ERP具有集成性、開放性、完整性、先進性及統一性的特點，且運用ERP可提高企業的管理能力及為企業創造更大的經濟效益。但企業在實施ERP時，應做到有計劃、有目的、有組織，從而保障ERP的實施效果。中小企業ERP項目管理的內容包括項目進度與費用管理、范圍管理及質量管理等。本文以PTW公司的ERP項目為例，分點解析中小企業ERP項目管理的實踐。

一、項目進度與費用管理

項目進度管理的任務是工作分解及對每項工作工作量的準備評估。為了實時監控項目進度，一般采用掙值法。項目費用管理是項目管理的核心內容。PTW公司計劃的費用為250萬元，固定費用90萬元，項目咨詢顧問費用150萬元。項目咨詢費用直接影響到項目的實施周期，因此采用掙值法可同時控制項目進度與費用管理。掙值法是常用的項目管理技術，主要按以下步驟來實現具體管理：

第一步：按WBS計算項目進度與預算，即配置任務的時間和人力資源→計算計劃作業的預算成本BCWS、已完成作業的預算成本BCWP及實際成本ACWP→計算進度SV與成本偏差CV，注意人力成本以人天數為計算單位（1人天=1人工作8h），以方便計算。第二步：結合進度與費用的績效指標，繪制趨勢圖。第三步：結合實際數據，計算進度與費用的績效指標。第四步：分析和預測進度與費用的績效指標。例如，1.成本績效指標CPI>1時，預算成本比實際成本高；CPI<1時，預算成本比實際成本低；CPI=1時，預算費用與實際成本相等。2.進度績效指數SPI>1時，計劃進度比實際進度慢；SPI<1時，計劃進度比實際進度快；SPI=1時，計劃進度與實際進度相等。

總之，中小企業ERP項目采用掙值法來控制項目時間和費用是可行的，即能為項目決策提供可靠的數據及準確驗證相關應對辦法的有效性。

二、項目范圍管理

項目范圍管理的主要內容是范圍評估與范圍監控，而范圍管理的重點工作是對項目實施范圍的過程和方法進行評估，即：首先，確定范圍管理準則，即在系統功能選項中利用SPA標準功能模塊完成配置，注意考慮到未來兩年之內可能用到的功能。其次，確定項目目標與范圍，即先由項目目標分解出相關指標，再由相關指標、產品功能、項目實施條件及能力，確定項目實施范圍。本項目的目標是降低企業運營成本、提高企業運營效率及工作質量。在市場、運營、銷售、生產、財務及客服等工作中，項目目標表現為完全不同的指標，而對應的需求也僅有部分能被ERP滿足，同時被滿足的部分也受制于企業的技術條件。三是ERP培訓及企業前期準備階段，各部門對ERP系統的需求不盡相同，因此部門之間務必達成共識。四是項目實施階段，重視范圍控制，以免影響到項目進度和費用，并以書面文件形式表達各部門的需求，同時制定科學的范圍變更審批流程。

然而，項目成員的目標較為分散，因此難以確定項目范圍，同時企業的職能化結構使各部門均表現出本位主義傾向。以銷售價格管理為例。銷售部門指出銷售價格管理是銷售部門的內部事宜，采用手工操作即可；市場部門指出當前的價格管理較為混亂，銷售部門只顧銷售額而不顧利潤的做法無法完成產品利潤的計劃，理應進行嚴格的管理。除系統功能的選擇以外，系統功能由誰使用及使用人員履行何種職責在部門之間也存在分歧，即都想減少本部門的責任和工作量。

可見，項目的成功實施需以明確的項目目標和實施范圍為保障，但對于項目目標分散及項目范圍難確定的問題，應采取以下辦法來予以解決：建立共同的項目目標評判依據；組織企業工作人員共同參與；項目啟動之初完成決策。

三、項目質量管理

項目質量管理的主要內容是建立項目質量標準及編制質量控制計劃。在部署質量管理時，應注意以下事項：一是與市場口碑較好的顧問公司合作，并采取面試和培訓的方式考核顧問公司的能力；二是編制質量控制計劃，實施質量交由IT部門經理及項目經理負責；三是在項目進度上設質量檢查點，并就項目交付成果制定專項檢查方法；四是在驗收項目時，邀請母公司參與審核。

然而，項目質量管理一般缺乏質量標準，如此不僅影響到質量責任的確認，也使項目工作的開展缺少質量依據，即：一是項目關系人員多，項目質量責任不清。項目質量并非項目經理可以管控，而是項目參與人和實施人的共同職責，但項目參與人與實施人的人數眾多且角色復雜，因此無法理清各自到底應該承擔哪種質量責任。二是項目的實施為多人智力勞動，因此難以檢查和控制全部參與人員的工作質量，且一般在項目上線測試或報表階段才會發現質量問題，此時，若進行全程重復檢查和審核，定會降低效率和增加成本。三是ERP項目的實施為智力勞動，即交付物為無形的技能、知識和文件，因此無法定義項目質量的檢驗標準，同時也無法判定工作質量的好壞。雖然項目管理部門可以借鑒第三方顧問的成熟做法，但專業知識上的信息不對稱導致企業的項目團隊無法準確判定質量的控制效率，外加商務合同約定的顧問責任僅為咨詢服務，因此企業應完全掌握項目實施的質量標準。

四、結語

上文分別對中小企業ERP項目管理中的進度與費用管理、范圍管理及質量管理做了簡單論述。研究表明，應把握好各項內容的管理要點。例如，項目范圍管理的要點是評估和選擇項目范圍及結合業務需求來考察項目范圍對項目進度、項目成本的影響，同時組織各方專家進行集體決策；項目質量的管理要點是明確ERP產品的特殊性及顧客從服務的技術質量、功能質量上來認識服務質量。除文中談及的項目進度與費用管理、項目范圍管理、項目質量管理三個方面以外，項目風險管理也非常重要，但限于篇幅，本文不做過多闡釋。

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