淺論人社工作檔案管理的重要性與對策

程艷

【摘 要】 本文分析了人社業務工作檔案管理存在的問題，闡述了做好檔案管理工作的必要性，提出了做好人社檔案管理工作的對策。要加快人力資源社會保障信息系統升級集中和高效整合；更新知識結構，培養檔案管理人員的專業素質能力和責任意識；積極推進創建電子檔案管理系統工作，完成檔案管理的升級；促進檔案管理在實際工作中發揮作用；完善網絡監督體系。

【關鍵詞】 檔案管理；人社業務；必要性；方法措施

人社部門的檔案管理，顧名思義，就是人力資源和社會保障部門對有關檔案進行材料收集、整理、鑒定、保管、統計和提供利用的工作任務。做好檔案管理工作有利于人社業務更好的發展。據此，對于人社部門檔案管理的研究分析則具有了重要意義。

一、人社業務工作檔案管理存在的問題

人社業務工作檔案管理中面臨著一些問題，具體說來有幾個方面：其一，忽視檔案管理的重要性，領導和工作人員在思想上還不夠重視。在人社部門以往的工作中，由于沒能引起對此的重視，導致檔案管理工作有著內容不夠全面、硬件設備投入不足等缺陷。其二，缺乏健全的管理制度和完善的管理模式。人力資源和社會保障工作涉及到的檔案數量特別繁雜、種類非常之多，要將如此多的信息檔案整理的井井有條，具有一定的挑戰性，需要專員對檔案進行分門別類的細致歸納，在過去采取傳統的分卷式的分類方法中，當檔案的數量累積的越來越高時，再尋找起來便十分困難。再者，因為過去管理疏漏而導致本人與檔案資料上的信息不一致的狀況時有發生，我國公民的檔案管理工作發展起來不過短短幾十年時間，還存在機構不健全、分工不明確、設施落后、收錄有誤、保管不善等問題，由此造成的對不上號的情況也并不少見。其三，檔案管理部門的工作人員缺乏職業素養與專業技能水平，造成檔案保管不善、檔案資料信息泄露、檔案遺失等問題，一方面是由檔案管理專員崗位調換頻繁，造成專員不能對業務內容形成熟悉的掌握能力，不清楚怎樣才算是合乎規范，另一方面是人社業務崗位上的專員沒有工作的積極性，不去主動學習和熟悉工作相關知識。

由上述的原因所造成的人社部門檔案管理工作中的問題還有許多具體的表現形式，舉例來說，2015年杭州某大學生發現自己的醫保卡信息泄露導致個人帳戶被盜刷資金，還有參保人員檔案遺失、損毀，致使滿足退休條件的老人無法核算其退休的待遇，由此走上了多年上訪維權的道路等等，這樣因檔案管理問題造成的不良后果不勝枚舉。因此，做好檔案管理工作成為社會秩序良好運轉所刻不容緩的要求。

二、做好檔案管理工作的必要性

做好檔案管理工作具有十分重要的現實意義。第一，它是與中華人民共和國每位公民息息相關的，舉例說來，人力資源部門所保管的大學生的學籍檔案，是學子們的學歷證明依據也為其提供就業渠道和就業信息的保障；社會保障局所管理的社會保障卡，包含了參保人員的信息，持卡人可以憑此辦理養老保險、失業和求職登記、申領失業保險金、申請勞動能力鑒定和申領工傷保險金、申請參加就業培訓等等多項業務。檔案管理不僅是單純的檔案保管工作，還為社會公共事業提供資源庫的作用。第二，對于國家和政府開展各項行政工作提供了方便，人社部門保存的檔案所包含的內容較為寬泛，而檔案的管理為提高政府行政執行力打開方便之門，在針對具體個人問題時，能夠快速的獲取公民的信息和基本情況，對于解決實際問題有著保證效率的意義。第三，各級政府建立的檔案資源庫是國家開展一些活動所必備的基礎，也是國家活動、政策的真實記錄，國家管理的檔案資源庫形成了一張“無形的網”，將人與事都統一在其中，為推進各項利民、惠民政策的實施提供渠道。

三、做好人社檔案管理工作對策

1、檔案管理在人社業務上的應用

人社檔案管理以“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”為工作目標，

要完成這項目標，做好檔案管理工作在人社業務上的應用，便要先了解檔案管理在人社工作中的應用包括哪些方面，簡要概括如下：

（1）社會保障卡。社會保障卡是記錄了個人參保信息并加載了金融功能的IC卡，是開展人力資源和社會保障業務的電子憑證。用社會保障卡來實現參保人員身份認證、各個險種的關聯以及人力資源和社會保障信息的呈現。社會保障卡主要有醫保、社保、金融三方面的功能，在醫保方面，憑借此卡到定點藥店和醫院進行身份認證、入院登記、出院結算；在社保方面能夠領取養老金、失業保險金和完成就業失業登記、失業金領取；在金融方面，可用社會保障卡代扣代繳、代收代支醫保、社保費用，極大緩解經辦窗口的壓力。辦理《社會保障卡申領表》時需提供參保人員身份證復印件正反面、標準彩照、聯系電話、家庭住址等重要信息，未成年人還需提供本人和家長的戶籍證明，所以要做好申領資料的規范管理，防止信息泄露。

（2）12333人社電話咨詢服務熱線。收集1998年本市成立以來人力資源和社會保障政策法規，收錄全市各區縣各業務科室、部門的辦事指南、問題解答，立卷規檔并將電子檔案錄入知識庫，為咨詢員的政策解答提供了有力支撐。

（3）養老保險。參保原始憑證上記錄著參保人員及其用人單位社會保險繳費檔次、參保時間、本人簽名等信息；退休待遇領取、特殊工種提前退休時，需以原始檔案記載為依據，不得遺失參保人員檔案，不得隨意更改參保人員出生時間、參保時間、工作經歷等，避免套取國家社保基金。

（4）醫療保險。管理好參保人員異地就醫備案、特殊門診登記、重大疾病申報備案、轉診轉院登記、住院待遇核定等檔案資料，為業務工作提供依據。

（5）干部職工人事檔案管理。主要記述和反映單位干部職工社會經歷和德才表現，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據，包括任免審批表、干部履歷表、職稱評審檔案等，同時，要建立個人電子檔案系統，使用計算機、掃描儀、照相機等現代設備和現代技術，制成PDF或JPG格式圖片文件，以便查閱。

（6）流動人員檔案管理。各級人力資源服務中心為流動人員提供人事檔案的接收和傳遞；為符合相關規定的單位提供檔案查（借）閱服務；依據檔案記載出具存檔、經歷、親屬關系等相關證明；為相關單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務；黨員組織關系的接轉等免費的基本公共服務。

（7）勞動保障監察舉報。建立完善投訴案件管理信息系統，統一登記、錄入和辦理，對拖欠農民工工資的企業記錄在案，起到有效預警作用。

（8）文書文件管理。業務科室對自身業務立卷歸檔，匯總后交局檔案室統一管理，以便迅速查找、復制、借閱和使用相關文件材料。

（9）公務員考錄、事業單位公招。參考人員報名信息表、筆試、面試成績等考試原始檔案管理。

2、檔案管理在人社業務運用中的方法與措施

要做好檔案管理在人社業務中的運用工作，總的來說包括以下幾個部分：第一，加快人力資源社會保障信息系統升級集中，實現系統的集中部署和有機融合、數據的向上歸集和高效整合。人社業務所涉及到的內容是十分寬泛的，不同的檔案分屬不同的機構管理，要協同多方進行統一的一項工作，還須經由不同部門之間互相溝通，健全檔案管理運行機制和檔案內容建設，將人社資源信息升級集中，既加強了信息管理的統一組織領導，還有利于各系統的交匯貫通。第二，更新知識結構，培養檔案管理人員的專業素質能力和責任意識，為人社部門注入活力型人才，為社會提供具有專業分析角度和創新思維的新成員。現代化的人社業務需要專業人員不斷地提升自覺性和責任心，明確責任分工，才能完成這行艱巨的任務。人才的引入也是各項事業得以持續發展的依據，也是普通工作人員通過科學學習和奮發努力提升到專業人才的重要路徑。第三，完成檔案管理的升級。以紙質、電子資源管理并用的方式，積極推進創建電子檔案管理系統工作，把檔案管理工作從傳統手工整理、記錄、檢索的方式中解放出來。建立電子檔案管理方式既減少了對紙質檔案的磨損，延長其壽命，又減輕了工作人員的勞動強度，檢索起來也更為方便，工作的質量、效率也獲得了提高，從而促進了管理模式的現代化，管理的明確分工也降低了人為因素的不利影響，產生更多的經濟效益。再則，人社部門的檔案管理制度也有著社會化的特征，在傳統的舊模式中衍生出新的模式來適應社會的發展，是符合社會發展需要的。運用新的管理模式還對于避免浪費資源情況的發生和提高整體業務素質具有促進作用，政府部門應大力展開宣傳現代化檔案管理的高效性，并投入相應的資金和人力，建立新型的綜合檔案室，以確保人民利益的最大化和保障社會的良性發展。第四，促進檔案管理在實際工作中發揮作用。推進公共服務事項的數據開放和信息共享，實現信息異地登記，業務協同辦理，數據全域共享，有效提升全省范圍內社會保險關系轉移接續、異地就醫結算、異地領取待遇資格認證等異地業務的經辦效率，進一步方便參保人員就近辦事。使用標準化的管理系統來改變檔案資源管理模式，加強各部門之間的協助，將可分享的數據、檔案納入規范化的辦理系統。第五，完善網絡監督體系。將網絡管理也視為人社業務管理的一部分，依靠行政區劃和人社部門的服務平臺來完善網絡檔案管理體系。現代社會是信息分享的社會，檔案信息作為一個統一的整體，為了人們的合法權益受到侵害時能夠有所保障，也為了促進信息化的服務更好的實現，保障社會活動的有序進行。因此，要加快網絡監察系統的建設，配備專業的監察員采取網絡巡查等方式對受理舉報、投訴集中統一進行受理，圍繞這些情況制定對策。

四、結束語

人社檔案對于維護良好社會秩序，促進市場經濟的發展都有著至關重要的作用。但是目前的檔案管理工作中還存在許多問題，需要人社部門相關的人員不斷在工作中進行探索改進不足以適應社會的發展，為更好地服務于國家的各項事業和社會保障提供便利途徑。

【注 釋】

[1] “提供免費的基本公共服務：人事檔案的接收和傳遞；為符合相關規定的單位提供檔案查（借）閱服務；依據檔案記載出具存檔、經歷、親屬關系等相關證明；為相關單位提供入黨、參軍、錄用、出國（境）等政審（考察）服務；黨員組織關系的接轉等”出自《中共中央組織部 人力資源社會保障部等五部門關于進一步加強流動人員人事檔案管理服務工作的通知》

【參考文獻】

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