大數據時代城建檔案信息化建設的思考

盧海珊

摘 要：城建檔案信息化作為城市高速發展對城市規劃建設管理提出的最基本要求，是提升城市規劃建設效率的重要手段。但目前的城建檔案管理信息化建設跟不上大數據時代的需要，正面臨著嚴峻挑戰。本文對城市檔案管理的現狀、城建檔案管理信息化建設面臨的挑戰以及如何加快城市檔案管理信息化建設作了系統的闡述。

關鍵詞：城建檔案；信息化；挑戰；建設；進程

城建檔案是指在城市規劃、建設和管理活動過程中直接形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的文件材料，在城市建設中占有極其重要的地位，是城市建設與發展的重要資源。隨著信息社會的到來，現代科技發展的不斷進步，傳統的城建檔案管理已不再適應現在的社會需求。因此將信息技術引入到城建檔案管理中，推動城建檔案管理信息化建設是勢在必行的。為此，本文針對大數據時代下現行的城建檔案工作面臨的挑戰進行分析并提出途徑對策，旨在讓城建檔案管理工作能更快、更好、更有效地為城市建設的現代化服務。

一、當前城市建設檔案管理的現狀

城市建設檔案管理是城市建設過程中的一項重要內容，對城市建設工作會有很大的促進作用，雖然城市建設檔案的收集、整理和管理工作較十多年前有了很大的改觀，各級黨委政府也高度重視這項工作，并且有了主管的行政部門，制定了詳細的管理規定、嚴格規范了從業人員條件和資質，城市建設檔案管理健康、有序推進，但在管理過程中依舊存在著一些問題，尤其是在信息化建設方面，問題比較突出。

1.城市建設管理條塊化分割嚴重。各級政府雖然都成立了城市建設檔案管理部門，有的地方在住房城鄉建設局下設檔案館、房地產管理處、市政建設處等二級機構分塊分項目管理建設檔案，有的地方在檔案局下設二級科室進行分項收集管理，有的地方則在各行政主管部門設置檔案室自行管理建設檔案，如交通局管理城市交通建設檔案、住房城鄉建設局管理房地產項目檔案、衛生局管理衛生部門建設檔案、教育局管理教育部門建設檔案等。這樣的管理模式不僅條塊分割嚴重，不利于城市建設檔案的信息化建設，而且存在多重管理、嚴重浪費管理成本和人力資源的現象。

2.城市建設干部隊伍老齡化嚴重。檔案管理部門一直都是清閑的部門，一些年輕人進來沒幾年后就通過各種途徑調往發改、財政等熱門部門，所以檔案管理部門干部隊伍建設存在老齡化嚴重、老中青嚴重斷層的問題。以筆者單位為例，單位隸屬市住房城鄉建設局，共有干部職工15人，45歲以上的有6名，40歲以上的有8名，35歲以下1人。干部隊伍老齡化帶來了檔案建設的信息化程度嚴重滯后，檔案干部業務知識水平普遍較差，電腦知識普遍缺乏。培訓工作沒有及時跟上，多數基層檔案人員對業務不是很熟悉，對電腦軟件系統操作也不熟練，不能很好地適應新時期檔案工作的需要。比如，一些檔案館雖然配備了先進的信息化平臺，但是無人會用，檔案管理人員依舊以傳統的手工歸檔方式工作。

3.檔案管理信息化意識不強。當前各地各級政府雖然在努力建立專業化的檔案管理部門，積極制定檔案管理的各項規章制度，對存在的問題也積極協調解決，但由于當前有的檔案管理人員管理意識和方法較為落后，檔案管理信息化意識不足，因此使得城市建設檔案管理過程中信息化程度不夠，很多檔案的歸檔、管理仍然采用傳統的手工歸存檔，沒有借助先進的信息手段，加之一些傳統的管理方式不規范，導致一些重要信息丟失。

4.城市建設檔案信息化管理制度不夠健全。檔案管理過程中的管理制度嚴重落伍，甚至一些地方、部門還在延續計劃經濟時代的檔案管理制度，沿用舊的、手工歸存檔方式方法，這使得部分城建檔案存儲不完備、容易丟失。

二、大數據時代下，城建檔案管理信息化建設面臨的挑戰

雖然隨著各級黨委政府對檔案管理要求越來越嚴格，制度越來越規范，城建檔案制度建設、人才隊伍建設以及從業人員業務水平和福利待遇得到了較大的提升，一些珍貴的文獻資料得到保全，但是仍然存在諸如制度建設不健全、檔案管理信息化意識不強、人才隊伍老化等問題，尤其是大數據時代下城建檔案信息化建設嚴重滯后，新形勢下城建檔案建設面臨的嚴峻挑戰。

1.城建檔案管理信息化建設迫在眉睫，服務方式和服務水平亟待轉變。大數據時代下，傳統檔案的收集整理和歸存檔方式無法順應時代需要，一方面電子通訊網絡的普及以及電子檔案系統軟件的廣泛開發利用，使得檔案建設面臨著由紙質版到電子版轉變的趨勢，這就要求我們的主管部門必須組建有別于傳統檔案館的電子系統檔案館，每一位用戶可以通過電腦或者手機APP登錄并查找到需要的信息。另一方面，由于電子信息系統廣泛應用于城建檔案建存檔，這就使得我們的從業人員必須切實轉變服務觀念，提升自身業務素質和社會化服務水平。

2.城建檔案管理信息化建設急需升級改造，從業人員從業素質面臨提升。幾年前，隨著房地產事業的發展以及智慧城市建設規劃，各地方都加快推進城建檔案管理信息化進程，一些主管部門也通過門戶網站建設、手機APP以及微信公眾號、微博等多種形式，發布信息，不少年輕群眾不再親自到辦公場所查詢檔案，而是借助手機、微信等現代手段申請查找需要的信息。這就要求我們現行的檔案管理信息必須進行升級改造，對從業人員進行培訓教育、掌握現代管理系統的基本知識和能力。一方面要擴大數據的質量和數量，將更多的信息錄入數據庫。另一方面要優化城建檔案管理系統，研發更科學、更簡便、更適應現代需要的智能軟件。

3.城建檔案管理系統建設面臨社會轉型以及人事制度改革。城建檔案的歸存檔一直以來主要由住建、規劃、檔案的各級行政事業單位負責，一些民間非營利性組織（NGO組織）選擇性參與并構成當前我們創建的檔案系統。但是隨著大數據時代的來臨以及國家相關政策法規的不斷完善，民間檔案建設門檻不斷放寬，一些民間組織包含盈利性的民間組織將會通過PPP、BT等方式積極投身城建檔案系統，從而改變了城建檔案政府一家獨大的局面，這種格局的形成將極大地促進城建檔案管理信息建設升級改造，不斷促進從業人員改善服務水準、提升自身職業素養，通過市場競爭機制，實現檔案行業系統的自我凈化和優勝劣汰，進而推動城建檔案管理信息化建設。同時，政府深化體制機制改革，其中也涉及到城建檔案系統的人事制度改革，這項改革與事業單位職稱改革和公務員職務與職級并行改革將打破原有體制內的人事管理制度，在很大程度上解決職稱、職務和待遇問題，極大地調動檔案人員的積極性，同時也會吸引更多的有志青年投身檔案管理事業，拓寬檔案管理系統選人用人渠道，而且打破編制限制的做法，也將極大地促進系統內部的交流和出入門檻機制，使得枯燥乏味的檔案管理工作充滿活力。

三、做實“五個功夫”，切實推進城建檔案系統管理信息化建設的進程

1.要在統一思想，提高意識上下功夫，從根本上解決城建檔案管理系統信息化進程的必要性和緊迫性的認識問題。推進城建檔案信息化建設事關城市發展建設大局，是建設智慧城市的重要內容，也是國家信息化建設的重要組成部分。相比較西方發達國家以及北京、上海等我國一線城市，我們的信息化建設底子薄、水平低而且發展不均衡，知恥而后勇。我們必須正視這些差距，尤其是思想認識上的差距，才能從根本上推進城建檔案信息化建設進程。

2.要在整合資源、統一管理上下功夫，從源頭上解決城建檔案管理系統信息化條塊分割嚴重的問題。要想解決好城建檔案管理系統信息化進程中政出多門、條塊分割嚴重的格局，就必須下決心打破行業、部門的限制，吸收、借鑒先進國家和地區的做法，建立統建統管的機制，實現項目建管分離，避免各有關部門之間職權交叉、信息零散、浪費嚴重的問題，從而整合各職權部門之間的資源和信息，合理推進檔案管理系統的信息化進程。

3.要在加強硬件建設、加大軟件研發力度上下功夫，從技術手段上解決城建檔案管理系統信息化進程中設備陳舊落后問題。工欲善其事必先利其器，要想全力推進城建檔案管理系統的信息化進程，依靠目前的這些智能系統和基礎設施是很難實現信息化進程，更談不上智能化服務。因此，必須加強硬件設施建設，一方面要整合各項資源，加大基礎設施建設，建設現代化的檔案館，解決存檔管理條件問題。一方面要加大管理軟件研發力度，結合大數據的時代特點和客戶需求，淘汰落伍管理軟件，研發、普及更科學更合理的軟件，爭取將最高尖端的科技產品應用在城建檔案管理實踐中。

4.要在對外樹形象、對內強素質上下功夫，從充分發揮人的主觀能動性上解決城建檔案管理系統信息化進程中服務水平問題。從業人員的業務素質水平在很大程度上決定了城建檔案管理系統信息化的水平，決定了所提供的服務水平以及客戶群體的滿意程度。因此，在落實硬件措施、建章立制之后，加強從業人員的綜合素質就尤為突出，一方面要通過各種系統性培訓、以課代訓等多種形式，努力提升從業人員的綜合素質和業務素質。另一方面要加強從業人員的服務意識，通過競爭性上崗、績效性獎勵等多種措施激發從業人員用服務換薪酬等意識，選拔建設一大批具有高度的政治責任心、政治敏銳性和嚴明的政治紀律以及愛崗敬業、淡泊名利、甘于清貧、樂于奉獻精神的年輕干部隊伍，進而用優質的服務來換取市場的存在和發展。

5.要在建章立制、完善健全規章制度上下功夫，從規章制度上解決城建檔案管理系統建庫入檔門檻和建管問題。針對目前城建檔案管理系統信息化存在的條塊分割嚴重、監管混亂、管理制度缺位等諸多問題，在下一步的信息化建設中必須加強制度建設。一方面要加強建存檔案門檻制度建設，明確建存檔案的主體、內容和監管主體、借調檔的相關要求，從而規范城建檔案建設的嚴肅性、規范性和合法性。另一方面要制定好、貫徹執行好內部各項管理規定，用規章制度來管理人員、規范工作流程，保證建存檔案、借調檔案嚴格按章進行，保證檔案的安全、完整。

四、結語

總而言之，信息化是大數據時代下城建檔案事業發展的重要方向，進行城建檔案信息化管理，采用信息化技術推動城建檔案社會化、規范化以及系統化的發展，其對于進一步加強城市建設管理具有十分重要的意義。 因此在轉方式、調結構、促發展的總體要求下，我們必須統一思想，深化推進信息化進程的必要性和緊迫性，從抓好思想建設、硬件基礎設施建設、人才隊伍建設、制度建設等方面推進城建檔案信息化建設的進程，努力實現檔案管理安全規范、社會服務優質滿意的雙贏局面。

參考文獻：

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