關于高校檔案工作如何創新的幾點思考

王婷婷

摘 要：高校檔案館蘊藏著豐富的信息資源，是高校教育事業發展的重要組成部分。隨著人們對知識經濟水平認識的提高，我國高校的檔案工作取得了可喜的成績，但是隨著現代化技術的推進，停留在原地是遠遠跟不上時代發展要求的，創新則成了檔案工作發展的必然要求。本文將從檔案工作的現狀、創新的可能性及創新的對策等方面進行闡述來說明創新才是高校檔案工作發展和可持續發展的活力之源。

關鍵詞：高校；檔案工作；創新

2014年9月，國家檔案局局長、中央檔案館館長楊冬權在全國工作者年會上提到：“創新是發展的源泉和動力，只有創新才能帶來檔案工作大精彩，形成檔案事業大格局。”可見，突破檔案管理的傳統模式，抓住新機遇、開拓創新，是眼下檔案工作的重中之重。本文針對高校檔案現狀進行總結，并提出創新的可能性及創新的對策，期望可以為檔案創新工作的開展盡一份綿薄之力。

一、高校檔案工作現狀

近年來，高校的檔案工作受到越來越多的重視，包括檔案電子信息化加強、檔案工作人員素質的提高等。但是隨著時代的瞬息萬變以及傳統檔案管理模式的影響，高校檔案工作無法跟上時代的腳步，致使現階段高校檔案工作存在如下幾個問題。

1.檔案管理制度有所欠缺。一是對檔案實體的管理制度，目前很多高校檔案管理制度不夠健全，一些重要的檔案分散在各個部門，不能及時規范收集、利用，導致很多檔案有頭無尾、雜亂無章。在檔案利用上也局限于“坐等上門”，缺乏主動收集的意識，降低了利用效率。二是對檔案工作人員的管理制度有所欠缺，有不少高校的檔案部門如同被冷落的部門，由于領導對檔案工作的重視不夠，對檔案工作極少過問，致使檔案工作者工作意識淡薄，工作積極性不高，長期以往，致使檔案工作發展緩慢甚至停滯不前。

2.思想觀念和服務意識有待轉變。由于習慣了傳統紙質檔案的收集模式，以及上門查詢的服務模式，面對適應檔案數字化，有些檔案工作人員特別是年齡偏大的檔案工作人員便有了逃避和得過且過的心理。目前，檔案數字化已經普遍開展，就目前利用情況來看，檔案工作人員普遍存在觀念不新、意識不強、因循守舊的問題。檔案工作人員缺乏創新觀念和創新欲望，對檔案工作熱情不高，對檔案工作的現代化技術掌握不夠熟練，如果不從思想觀念上進行轉變，檔案工作很難有新的突破口。

3.檔案信息化建設不足。目前很多高校雖然開展了檔案數字化建設，進行了檔案數字化掃描，但推廣和使用的力度并不夠，很大部分檔案的收集還是依靠傳統的方式，還不能完全實現各部門檔案的網上提交、歸檔及查詢，并沒有跟上社會信息化的步伐，落后的工作方式會制約高校檔案事業的發展。

二、高校檔案工作創新的可能性

創新是時代發展的動力，是科學發展的靈魂。創新是檔案工作的活力之源，高校檔案事業發展要與時代同步，就必須與時俱進，這也決定了創新是高校檔案事業更上新臺階的必經之路。學校發展提供的有力保障以及電子技術的發展都為檔案工作創新創造了可能性，包括以下幾個方面。

1.高校領導對檔案工作認識的加強為檔案工作創新提供了可能性。隨著檔案重要性的普及以及辦學經驗的加強，各個高校領導越來越認識到檔案工作在學校發展事業中不可取代的地位，越來越多的高校把檔案工作列入學校工作的重要組成部分，不僅為檔案工作的發展和建設增加資金支持，更不斷引進專業人才、不斷改善管理制度進行檔案優化和管理，這些措施為一直被大家冷落的檔案工作找的新的突破口提供了有力保障。

2.現代電子技術的發展為檔案工作的創新提供了條件。大數據時代不是一個趨勢，而是一個現實，國家檔案局在2007年就發文要求各級檔案館須逐步推廣檔案數字化管理。隨著科學技術的迅猛發展，全球化和信息化已成為世界發展的必然趨勢。據統計，中國檔案加起來超過80000多萬卷，紙質文檔每年以46%的速度增長。很多高校也為每年增加的紙質檔案管理感到頭痛，伴隨著無紙化辦公和電子媒體的推廣，很多高校已經成立電子閱覽室，網絡信息平臺等。除了檔案數字化以外，網絡技術、激光掃描、云端儲存技術為檔案工作的創新提供了技術支持。

三、高校檔案工作創新的對策

高校檔案工作的創新，需從檔案制度、檔案管理、檔案服務等幾個方面進行，具體如下。

1.檔案制度的創新。制度的創新要從單位的實際出發，不能一蹴而就，而是在當前制度的基礎上推陳出新。一些高校普遍存在歸檔難問題，針對這種狀況，制度創新就迫在眉睫，因此必須制定明確的責任劃分制度，并進行考核、評比等獎懲制度，從而使專職檔案員和兼職檔案員形成自覺、及時歸檔的習慣。

2.管理的創新。對檔案工作人員的管理，要采用合理的“以人為本”管理，關注檔案工作人員的自身發展，建立競爭激勵的用人機制，提高檔案工作人員的工作積極性和主動性，擇優上崗，增強競爭意識，同時為檔案工作人員提供更多的展示自己專業特長的機會，以提高檔案工作人員的工作成就感。

3.服務方式的創新。隨著科學技術的發展，特別是網絡技術、多媒體技術的迅猛發展，檔案服務的重心也逐步轉為電子文件和信息技術服務等，因此檔案工作人員首先要樹立信息化服務的意識。信息化時代給我們的工作帶來很大機遇，檔案工作者必須主動掌握新的信息技術，推進檔案的信息化和數字化進程，由起初的簡單掃描和查詢逐步走向高層次的開發利用。檔案工作人員要建立好服務管理規范的網絡服務平臺、建立檔案電子文件信息的數據庫，實現全校檔案的資源共享，實現1+1>2的立體效應，為學校師生提供優質的檔案服務。

4.檔案工作人員素質的創新。高校檔案工作人員應不斷加強自身學習，培養創新思維，檔案工作者要充分認識檔案信息的價值所在，要勇于探索檔案收集、利用的新方法，培養敢說敢做的工作作風，用科學的方法探尋工作新的突破口，不墨守陳規，敢于掙脫傳統觀念的束縛。隨著信息技術的發展，檔案工作人員要加快使用電子信息化技術的步伐，通過技術創新提高自己的整體素質，不斷推陳出新，促進檔案事業更好更快的發展。

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