院校檔案管理存在的問題與對策探討

崔辰

摘 要：檔案管理在院校管理中占很大比重，做好檔案管理工作才能 更好的 幫助學校了解學生情況，制定更符合實際情況的建設需求，提高學校對學生教育水平以及對社會服務功能。但目前，國內一些院校檔案管理能力不足，不能將檔案管理優勢最大發揮，浪費了許多檔案資源。基于此，本文將探討院校檔案存在問題與解決對策。

關鍵詞：院校檔案管理；存在問題；解決對策

雖然不同領域對于檔案定義各有不同，但檔案構成要素卻是相同的：形成者、具有考察價值、形式和載體多樣性，其意義在于通過收集、記錄、整理幫助使用者更加全面掌握所需信息，并且做出適宜決策。2008年，國家檔案局也發布了《高等學校檔案管理辦法》，為各院校制定檔案管理制度提供參照標準，幫助其做好檔案管理工作，由此可見檔案管理在學校管理中具有重要意義。

一、學校做好檔案管理工作的意義

1.綜合反映學生素質

學生在校期間參加的各類學校活動，一些大型活動如運動會、考試等，學生在這些活動中表現都會被記錄在檔案內，這些檔案記錄都反映了學生在校期間能力表現具有客觀真實性。學校榮譽頒發及用人單位考察學生能力素質時都會將檔案作為參考依據，在學生以后工作中，院校檔案也是其最初檔案，每一筆記錄都反映著學生成長過程，因此對于學生是重要的人事資料。

學校只有做好檔案管理工作，才能保證檔案記錄真實有效，而且可以綜合反映出學生能力，加強用人單位對于學生了解程度，根據其能力安排適當崗位，也利于學生職業規劃與發展。

2.規范學生言行舉止

學校雖然會為在校學生制定各類規定章程，規范其言行舉止，但一些學生缺乏個人素質和集體觀念的意識，還是會明知故犯。而檔案則在此過程中顯示出規范效用，學生一些不良行為會被記錄在檔案內，從心里層面起到了懲罰作用，加強學生行為意識培養，為了避免檔案被留下負面記錄則會按照學校規范，對自身言行舉止負責。從另一角度來看，良好檔案記錄，也會對學生言行舉止起到激勵作用，使學生更加積極參加學校活動，并通過良好表現，增加檔案榮譽記錄，促進了學校學生管理工作，使學生自發配合學校要求，提升綜合能力。

二、院校檔案管理中存在問題

1.學校重視程度低

很多院校在檔案管理方面都存在認識不足問題，不能正確看待檔案管理工作重要性，因此在檔案方面出現一些問題，如檔案記錄不及時，更新程度慢，調檔慢等。這都是由于缺乏專業人員管理或是管理人員認知不強造成的。很多院校并沒有專門設立檔案管理部門，只是將其統歸于人事管理部門，或是檔案資料零散學生、教師部分歸于人事管理，學校部分則歸于圖書資料查詢，使學校檔案缺乏系統化管理。而且在人員編制上，大多數為校方領導家屬或是一些臨近退休教師，專業素養低、業務能力差，不能滿足檔案管理工作需要。

2.檔案管理制度混亂

由于檔案管理意識不強，很多學校都沒有健全、專業的檔案管理制度，再出現大規模檔案變動計劃時，嚴重加大了人力勞動量和工作難度。如江西省某教育廳為擴大辦學規模，修建新校區，將幾所大專院校合并成一所新學校，在這過程中大量學校職員都要面臨檔案資料更改問題，而且新校區建成后，一些教師職稱也會發生改變，這都會加大檔案管理工作量，需要健全制度作為保障才能高效完成。

3.檔案資源利用率不高

這是很多學校檔案管理工作又一弱勢，不能將檔案資源全面利用起來，只看到了其記錄、查詢功效。因此檔案記錄方式單一只是紙質記錄，而且對于院校長期積累檔案不進行系統分類，浪費了檔案資源。學校其他部門包括學生，檔案管理參與程度低，這種做法更加降低了檔案用途開發，校方也不能注意到檔案管理優勢，檔案管理工作長期得不到重視程度，這都不利于檔案管理良性循環。

三、針對管理不足提出建議

1.提高對檔案管理工作重視程度

各院校應加強檔案管理工作重視程度，為其單獨設立管理部門，加大人力、物力建設，加強檔案管理意識普及。

應該建立專業管理團隊來進行檔案管理工作。學校在人員選聘上，應該偏向專業化選擇，而不是按照選聘人員學校資歷作為參考依據，為提高檔案管理效率檔案人員應具備以下幾方面素質。第一要具有良好道德素質，檔案主要功用在于記錄，檔案管理人員一定要按照及時實際情況客觀記錄，而不能根據個人利益需要更改記錄，或是編造記錄。涉及到檔案擁有者一些獲獎榮譽、資格考試憑證或是處罰記錄一定要進行記錄核實。現在一些院校內造假成風，學生為提高就業能力，會買一些假證件，檔案管理者在證件記錄時一定要做好考查，避免這種現象發生，保持學校良好形象。第二，要具有專業管理素質，管理者能通過科學合理的管理手段為檔案進行分類，而且能因此開發出檔案管理新用途，提高檔案資源利用效率，在一些大型檔案變動管理工作中，也能保質保量完成。第三為信息化應用素質，隨著現代無紙化辦公發展水平日益提高，檔案管理也要向著無紙化方向發展，檔案管理者應該具備信息化技術應用能力。

2.加強檔案資源利用率

從兩方面加強對于檔案資源利用，首先開展“全員建檔”活動，一增加檔案種類與記錄方式，提高學校資源利用率。學校可以自己錄制上課視頻，一是幫助學生加強課堂回顧，提升學習質量；二是將學校教育資源作為學校檔案進行存放，也是為一些教學水平較高教師保存能力憑證，教師在職稱評比或是申請其他學校工作時，影像資料比傳統紙質檔案更具說服力。第二是創建學校檔案信息化管理系統，提高全員參與性積極性。建立信息系統，學校每個人都可以通過登錄學校官網查詢自身檔案，一方面可以檢查檔案是否及時更新，另一方面可以依照檔案情況加強自身管理，為檔案添加更多良好記錄。

建立電子管理系統，還提高了檔案服務功效與管理效率，通過網絡系統就可進行操作，節省了人力勞動。學生或是職員在遇到一些問題是，可以通過查詢檔案中傳統處理辦法來進行參考，還能更加了解學校文化，加強校風建設。

院校檔案管理具有綜合反映學生素質、規范學生日常行為規范作用，因此院校應該加強對其重視程度。建立專業管理部門，并且提高管理人員專業素養，使得檔案管理更加科學有效。建立信息化管理方式，提高全員參與性，提高檔案服務功效。

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