淺析檔案技術保護工作

張忠文

【摘要】在檔案的管理和保護工作中，技術保護是最重要的方面。對檔案保護工作的特點等進行分析可以幫助更好的實現技術保護。本文就以檔案技術保護工作為主題，分析檔案保護的特點和現階段技術保護中存在的問題，通過對這些問題的具體分析，有針對性的提出了加強技術保護的措施，促進檔案保護工作的順利進行。

【關鍵詞】檔案；技術；保護；管理

1.檔案保護工作的特點

檔案具有一般情報資料不具備的查考和憑證作用。檔案對于談判、法律訴訟以及各類歷史問題的考證往往都起著舉足輕重的作用。所以，對檔案的保護就顯得尤為重要。檔案保護包括的范圍廣，涉及面廣，其不僅僅包括檔案的整理，存放，查閱，利用等日常項目，而且還包括檔案館的基礎建設，檔案的保護等工作。檔案一般是具有一定保存意義的資料，所以它的保護工作就尤為重要。而檔案的保護方法有很多中，根據技術的不同可分為傳統紙質檔案保護和電子檔案保護，計算機磁盤檔案的保護等等。針對不同的檔案類型，我們要采用不同的保護方法。而且現代的檔案保護工作的技術含量都很高技術水平高，但是實用的較少，技術難題也隨之而來。

2.檔案技術保護中存在的問題及現狀

2.1檔案保護技術人員的素質不高

檔案管理表面上看來是一項對專業性要求非常低的工作，而檔案保護相關的人員也就是一些領導的親屬，有的是已經退休的年齡較大的人員，對一些高技術的操作已經不能很好的完成。但事實上，通過對比我們可以發現，專業性的人才對于檔案保護工作有著更高的思想覺悟，對工作更細心，更負責任，而且對于現代的電子檔案管理工作來說，選擇專業的人員負責是必須的【1】。專業性的人員的專業性不僅體現在檔案管理的具體操作上，而且也體現在對檔案的保密性的重視上。但是目前有專業知識的檔案管理人員較少，這就導致了檔案管理工作的秩序混亂，易發生檔案丟失，損壞等現象。而且檔案的保密性也得不到保障，使一些重要的檔案泄露，遺失。

2.2傳統檔案管理的存放條件差

傳統的檔案多數是紙質的，紙質檔案的存放需要加強保護。而事實上，檔案館的檔案存放條件一般都很差。由存放條件差帶來的一系列問題也隨著而來，比如，字跡模糊，紙張腐蝕，蟲蝕，霉蝕等，造成了不可估量的損害，使檔案本身失去了可利用的價值。而這引起這些問題的環境因素有很多，溫度，光照，濕度，灰塵等都會對其造成影響。其中一部分是由于相關的管理者和負責人對其沒有足夠的重視，管理者沒有定期進行檢查。而對于光盤，磁盤類的檔案也是如此，環境對其可造成的影響更大。

2.3電子檔案應用中的技術問題

電子檔案是信息時代的產物。隨著現代電子計算機技術和信息技術的快速發展，電子檔案應運而生，與傳統檔案不同，電子檔案實現了無紙化管理。所有的檔案儲存在磁盤里，可以通過計算機進行查閱和管理，而且可以利用互聯網實現信息資源的共享。但是，隨著電子案檔案的發展，也出現了不少檔案保護上的問題。上文也提到了，檔案保護的相關人員一般缺乏專業知識，尤其是在電子檔案的管理上，缺乏專業的人員就使得電子檔案的保護技術不能正常的被使用，使檔案的整理，保存，利用等環節不能很好的進行，尤其是在檔案的利用上，不能實現互聯網的資源共享，使其利用率極低。

2.4電子檔案的保密性

電子檔案有許多傳統檔案不具備的優點，但是，電子檔案也有真很多問題。比如，電子檔案的保密性就值得我們注意。互聯網的資源傳輸雖然方便，但一些秘密檔案在傳輸過程中容易被竊取，一些不法分子利用高科技的手段竊取重要的有價值的文件。另外，由于管理人員的重視程度不夠，在技術上缺乏相應的保密措施，使得一些重要的檔案在管理時就丟失或被竊取。給我們帶來很大的損失，給檔案的保護工作帶來了不小的挑戰。

3.加強檔案技術保護的措施

3.1強化技術，改善傳統紙質檔案的存放環境

傳統紙質檔案的保護與環境的溫度，濕度，光照等因素有著很大的關系。所以，加強這一方面的檔案保護就要科學的控制檔案保存的環境。首先，控制檔案館的濕度，通過加強科學技術管理，控制通風量來達到控制濕度的目的。而對于溫度的控制操作起來就比較簡便，可以在館內設置溫度計，隨時監控溫度的變化，通過一定的溫度控制系統使館內的溫度達到一個合理的水平【2】。對于光的控制方面，要根據防光的規定和技術要求，對光源的選擇、光的強度與功率控制及環境的防護措施應科學合理，防止光照對檔案造成的不必要的損壞。在這些環境參數的控制中，我們要采用科學的，現代化的技術，使整個控制過程實現自動化。檔案管理人員要密切關注相關學科最新的發展技術和成果，并及時掌握和使用這些技術成果；加強檔案保護工作，促使檔案保護技術跟上時代的步伐。

3.2提升管理人員的專業素質

無論是傳統的檔案保護，還是電子檔案管理保護系統，都需要高專業化的人才。在選用檔案保護的人員時要提高門檻，選用具有專業知識的人員。而且，對在崗的人員要進行定期的培訓。一是加大對檔案保護工作重要性的宣傳，使大家都能認識到其重要性，加強思想認識。另一方面則是為了使其實現專業知識的更新，掌握較為先進的技術，實現檔案保護技術的與時俱進。另外，相關上級管理者可以采取一定的獎懲制度，該制度可以結合薪資水平，這樣對員工的表現起一定的激勵作用，也調動大家的積極性，促進檔案保護工作的順利進行。

3.3提高科技水平，完善電子檔案保護系統

檔案的技術保護，最重要的是技術上的不斷創新，這才是技術保護的根本進步。檔案保護工作者應該注重檔案保護技術上的創新，通過加強科技創新，解決一些技術上的難題，實現整個檔案保護系統的順利運行。在紙質檔案的管理上，要善于利用現代化的科技手段來對其進行防護。在技術方面，我們應該更加注重電子檔案保密性的防護，從保護系統的每一個環節入手，加強技術防護，完善監控系統，使檔案能發揮它應有的價值。在檔案的利用時，要進行嚴格的登記，同時加強對管理員的監控防護。

參考文獻

[1]方婷，吳雁平.檔案安全保障指標體系建設研究[J].檔案管理，2011，（6）：12-15.

[2]劉子芳.檔案館檔案安全評估指標內容研究[J].檔案管理，2012，（1）：31-34.