關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的研究

焦萍

摘要：在如今社會科學(xué)發(fā)展迅速的形勢下，檔案管理由人工化逐步轉(zhuǎn)向檔案信息化建設(shè)是目前不可阻擋的一個發(fā)展趨勢，判斷一個企業(yè)的檔案管理水平高低，主要是看其檔案信息化管理的程度，本文主要針對檔案管理，詳細論述了檔案管理信息化的觀點和看法，以供同行檔案管理專業(yè)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);檔案信息化

中圖分類號：G270.7 文獻識別碼：A 文章編號：1001-828X（2016）005-0000-01

檔案信息化就是以原紙質(zhì)的檔案為依據(jù)，在不改變檔案原來的內(nèi)容信息的情況下，對檔案本身的內(nèi)容及檔案的存在形式進行符合信息轉(zhuǎn)變原則的改變，使檔案信息化，在企業(yè)內(nèi)部，實現(xiàn)檔案資源共享，方便企業(yè)人力資源部和各個層次的領(lǐng)導(dǎo)及時的查閱動態(tài)的本企業(yè)人才的檔案信息。

一、檔案管理信息化存在的問題

（一）檔案管理的信息化意識不足

實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化不是一項簡單的工作，需要大量的時間來逐步完成，而且投資較高。因此部分企業(yè)選擇繼續(xù)使用傳統(tǒng)的檔案管理模式，而將資金更多的用于例如設(shè)備改造、產(chǎn)品銷售等直接投資上，疏于對檔案的管理，忽視對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員缺乏經(jīng)驗、缺乏服務(wù)意識，使得檔案管理水平一直處于落后的地位。然而，事實上雖然檔案管理信息化的應(yīng)用不能直接為企業(yè)創(chuàng)造效益，但是通過對檔案的合理管理能夠為企業(yè)的發(fā)展提供可靠的支持，間接為企業(yè)創(chuàng)造價值。對檔案管理模式的忽視必然會阻礙企業(yè)的發(fā)展。

（二）檔案管理信息載體的破損

在企業(yè)信息化的背景下，磁性載體的電子檔案成為繼紙質(zhì)載體的圖文檔案之后的又一重要管理對象。通過對計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，許多企業(yè)實現(xiàn)了工程設(shè)計、施工和產(chǎn)品研發(fā)中的二維繪圖、三維仿真模擬設(shè)計的圖文并茂的多媒體信息。在檔案管理信息化中常見的載體有膠片、磁帶以及光盤等，這些載體會因為各種原因而發(fā)生破損，例如自然老化、害蟲的侵害以及使用過程中的損傷等。這些都有可能嚴重影響文檔等信息的使用，嚴重的還會導(dǎo)致系統(tǒng)運行出現(xiàn)問題。

（三）標準化建設(shè)不夠完善

檔案信息管理的標準化指的是在檔案實體管理向信息管理轉(zhuǎn)變過程中，必須有相關(guān)的規(guī)范與標準對其進行指導(dǎo)。信息化是一個非常嚴密的信息系統(tǒng)，各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相關(guān)信息為數(shù)據(jù)處理的準確性、及時性以及可靠性提供了保證。但是隨著檔案管理信息化的實現(xiàn)，為企業(yè)檔案管理信息化提供數(shù)據(jù)計算的標準卻難以滿足企業(yè)的需求，企業(yè)管理和業(yè)務(wù)流程以及工作程序標準、數(shù)據(jù)交換等標準都需要進一步的完善。否則這些原本是為企業(yè)發(fā)展提供支持的因素將給企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換或資源共享造成諸多不便，甚至?xí)乐刂萍s企業(yè)獲得更多的經(jīng)濟效益和社會效益。

二、改善企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的建議

通過分析企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，可以知道，只有在一定范圍內(nèi)實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置，完善檔案管理人員的培訓(xùn)，才能徹底實現(xiàn)檔案管理的信息化水平，可以從以下三個方面進行：

（一）檔案管理人員要提升檔案信息意識

檔案信息化在某種意義上講就是“觀念信息化”，檔案管理人員是檔案信息化工程的基本力量，他們的能動性關(guān)系到信息化建設(shè)的成敗，檔案管理人員只有在思想上樹立了檔案信息的意識，認識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，才會具有強烈的使命感與責(zé)任心，做到主動關(guān)心檔案信息化建設(shè)工作，認真做好信息化建設(shè)中的每個流程。

（二）實現(xiàn)管理工具的信息化

一是，配置計算機、服務(wù)器、交換器、路由器、光盤刻錄機掃描等設(shè)備。計算機系統(tǒng)軟件的開發(fā)或應(yīng)用，都可通過計算機系統(tǒng)軟件的操作進行培訓(xùn)和推廣，逐步建立同一平臺為分中心做好前期準備工作。二是，每個員工的檔案全文的數(shù)字化。對各職能部門每年提交的檔案資料，需要全部的輸入，并作備注，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式標準，實施紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案“雙管齊下”的工作模式，避免重復(fù)，節(jié)約人力、財力的同時，也大大加快了檔案信息數(shù)字化的進程。三是，對上網(wǎng)的員工檔案信息進行密級界定。首先確定密級標準，對內(nèi)部檔案按公開、內(nèi)部、秘密、機密等級進行界定;其次在網(wǎng)上對檔案信息使用者進行身份驗證，信息查詢權(quán)限針對不同身份的使用者有所不同，身份越高權(quán)限越寬，以保障軟件系統(tǒng)的安全性。

（三）全面提高檔案管理信息化水平

檔案基礎(chǔ)建設(shè)的重心隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用逐漸向檔案信息化建設(shè)的方向轉(zhuǎn)變。如今，在計算機系統(tǒng)滲透的形式下，計算機管理軟件的運用為實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化做出了重大貢獻，在開發(fā)系統(tǒng)和檔案利用過程中發(fā)揮著極為重要的作用。

隨著大量產(chǎn)生的電子文件，如何安全且高效地管理電子檔案已成為企業(yè)不可回避的現(xiàn)實問題。因此，選用適合電子文件形成單位自身特點的檔案管理軟件，有計劃、有針對性地進行錄入、開發(fā)利用等工作是開展檔案信息化建設(shè)不可規(guī)避的一項重點工作。檔案管理軟件的對象是電子文件，通過選取合適的計算機系統(tǒng)管理軟件，就可以使企業(yè)的檔案達到高效的管理。

信息化建設(shè)理念，需要科學(xué)的檔案管理軟件為支撐，僅僅用傳統(tǒng)方式管理大量的電子文件，絕非明智之舉，檔案管理軟件集功能全面、智能、便捷、高效等優(yōu)點于一身，提高檔案管理工作質(zhì)量和效率的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)的成敗。

基于安全角度，優(yōu)良的檔案管理軟件，自身的安全設(shè)置（包括訪問授權(quán)、用戶安全級別、密碼設(shè)置等功能模塊），已成為電子文件管理及利用的一道屏障，能有效地保護檔案信息，確保信息的安全性。

三、總結(jié)

計算機應(yīng)用的普及和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展為企業(yè)檔案的管理提供了很大的方便，利用計算機和網(wǎng)絡(luò)搭建專門的檔案管理平臺，不但可以有效地實現(xiàn)企業(yè)檔案的動態(tài)管理，提高企業(yè)檔案的管理效率，還能節(jié)省大量的人力、物力及財力。保證檔案信息化建設(shè)發(fā)展，為促進企業(yè)的整體經(jīng)濟、效益的發(fā)展，提供了快捷有效的檔案管理作用。企業(yè)的檔案管理工作是一項難度非常大的工作，檔案管理的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的發(fā)展。隨著網(wǎng)絡(luò)時代的到來，實現(xiàn)信息化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的方向，也是不可阻擋的發(fā)展趨勢。檔案信息所蘊含的大量信息都是企業(yè)發(fā)展過程中的重要資源，因此，實現(xiàn)檔案信息的資源共享，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新，必然會給企業(yè)的發(fā)展注入新的活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟效益和社會效益，檔案管理是需要我們每個企業(yè)的管理層的領(lǐng)導(dǎo)去重視的。

參考文獻：

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