淺議新常態下民間檔案征集與管控工作

文·許昌國

淺議新常態下民間檔案征集與管控工作

文·許昌國

民間檔案作為分散于社會的珍貴的檔案資源，是區域內各個歷史時期的政治、經濟、科學、文化等方面客觀記載，保護和利用好這類歷史文化遺產意義重大。各級政府和檔案部門應充分認清民間檔案的重要價值，以高度的歷史責任感，積極適應市場經濟新形勢和群眾文化多元發展的新要求，多措并舉收集民間檔案，創新管理方式方法，弘揚檔案文化和歷史文明，為當地經濟文化建設做出貢獻。

一、客觀認清民間檔案現狀，正視存在的問題

民間檔案收集和管理缺少統一規劃和規范。各級政府尤其是檔案部門對于國家機關和國有企事業單位等形成的官方檔案非常重視，已建立起完善的收集、管理和開發利用機制，但鑒于經費緊張等各種原因，民間檔案建設仍是短板。譬如，面對數量大、種類多的民間檔案特別是國寶級檔案，在收集、管理等方面缺少統一的明確的法律依據和規章制度。而對民間檔案如何收集保護、如何開發利用，檔案主管部門職責也沒有厘清界定，地方政府也很少有整體規劃，又由于各級政府經費有限，在民間檔案建設方面沒有專項預算和經費保障，導致檔案部門巧婦難為無米之炊，無法征集和保護檔案，致使不少珍貴的民間檔案流失、破壞和損毀，給國家的文化遺產帶來嚴重損失。另外，由于少數基層檔案部門的缺位，甚至對當地民間檔案的分布、種類和數量都沒有權威的統計，更沒有專業性的指導和搶救。

（一）社會群眾對民間檔案認知度低、利用率低

一方面，民間檔案認知率低。由于部分群眾文化水平低，接受檔案宣傳教育少，更沒有接受過檔案專業技能培訓，加之所處環境閉塞或交通不便等客觀因素，對檔案知識知之甚少，甚至不知檔案為何物。有的群眾保護檔案的意識不強，對民間檔案不夠重視，對身邊的許多檔案文化遺產甚至珍寶渾然不知，隨意處置。另一方面，民間檔案利用率低。正因為民間檔案局限于代代相傳、口口相傳、手手相傳，展現的渠道少、形式少，更缺少學術理論研究和開發利用，民間檔案的文化價值、旅游價值尚未得到有效開發，更沒有發揮對社會經濟發展和精神文明建設的推動作用。

（二）民間檔案保存條件較差，管理不善

不同類型的檔案資源對保管環境和條件都有一定要求，有的還需要有專門的保管設施設備，但絕大多數群眾不具備基本的保管條件，也缺少基本的保護知識和技術，造成檔案資料氧化霉變、蟲蛀鼠咬的現象屢見不鮮，使許多珍貴的民間檔案損毀。不少歷時久遠的檔案在代代傳承中分散或流失，破壞了檔案完整性，使其價值大打折扣。而由于火災、洪災等突發自然災害而使檔案損毀的現象屢見不鮮，損失更大，甚至可能造成某一類型寶貴檔案滅絕。

二、著眼長遠，重視加強民間檔案建設

（一）重視民間檔案的重要價值

許多民間檔案既是人民群眾代代傳承的“傳家寶”，也是珍貴的歷史文化遺產，建設好民間檔案對于保護歷史文化遺產、弘揚中華歷史傳統具有不可替代的重要作用。各級政府首先要站在本區域文化建設和精神文明建設的高度，把民間檔案的收管用當作檔案整體建設的基礎性工作來抓，當作本地文化事業、旅游事業和經濟建設、精神文明建設有機組成部分，加強領導，落實責任，并根據當地經濟發展情況做好民間檔案經費的保障等工作，促進民間檔案收集保護和開發利用。基層檔案主管部門尤其要發揮職能作用，把指導和建設民間檔案作為分內的職責和任務，并積極探索新形勢、新常態下民間檔案建設的新渠道、新方式、新方法，做好檔案知識和法規制度的宣傳教育，以及征集利用工作等，為展現民間檔案暢通渠道、搭建平臺。

（二）構建民間檔案建設長效機制

民間檔案建設欠賬較多，推進民間檔案收集管理和開發利用不可能一蹴而就，必須在科學論證的基礎上，統籌規劃，有序實施。有法可依是保護和建設民間檔案的必要條件，對于檔案如何鑒定、如何補償都要有明確規定，應建立健全民間檔案征集和管理制度，以及配套措施，增強民間檔案建設的權威性，從而建立起長效機制，推進征集、管理和開發保護工作規范化。接受捐贈和主動收購將成為檔案部門征集民間檔案的主要形式，為保證檔案征集活動客觀公正，需要成立民間檔案評審委員會，建立專家評審機制，以便對檔案資料的真偽和價值進行科學的鑒定和評估。

（三）建立民間檔案建管的激勵機制

《檔案法》及《檔案法實施辦法》規定“向國家捐贈檔案的，檔案館應當予以獎勵”。民間檔案所有權一般屬群眾所有，檔案部門征集檔案理所當然予以適當的物質和精神獎勵。凡是單位和個人向檔案部門提出捐贈、出讓檔案資料的，檔案部門在按規定為其提供檔案服務的同時，要為其頒發捐贈收藏證書，而對出讓檔案的還應按質論價給予適當報酬。對在檔案館內保管過程中意外損毀的，應按協議予以賠償。無論捐贈還是出售必須自愿，且公平合理，維護捐贈者合法權益。對在檔案收集工作中做出突出貢獻的單位和個人，檔案部門通過會議等形式定期予以表彰、獎勵。對重要檔案捐贈者，應建立永久登記制度。總之，通過激勵機制可以調動社會群眾捐贈檔案的積極性，吸引更多的群眾重視民間檔案，使自覺保護和自發捐贈民間檔案成為新常態。

三、開展調查統計，廣泛征集民間檔案

（一）前期調查統計工作是做好民間檔案資源的前提

加強民間檔案建設，了解掌握檔案情況是重要前提。由檔案部門或聯合其他職能部門研究制訂調查統計方案，采取自上而下與自下而上相結合的方式在行政區域內開展檔案普查，重點掌握民間檔案的分布、數量、特點以及保管情況，進行客觀統計、登記造冊。通過普查，初步了解和掌握民間檔案資料的分布、品類、數量、保管環境以及地域特色。在開展調查統計的同時，針對部分群眾對檔案資源重要性缺乏足夠認識的實際情況，地方檔案部門應同步開展多種形式的檔案法規和檔案知識宣傳教育，并做好檔案捐贈動員工作，為檔案征集和跟蹤指導保護奠定基礎。

（二）多措并舉是完成民間檔案征集的重要保證

在調查摸底的基礎上，地方政府和部門要根據當地民間檔案以及社會經濟發展情況，研究制訂切實可行的檔案收集方案。為方便征集，可把民間檔案分為五類：歷代手諭、奏折、文書、契約、印模、委任狀，家譜、族譜、書籍、名人字畫等建國前形成的電報、會議記錄、信函、日記、手跡等；建國后尤其是文革期間的各種刊物、傳單、照片、票證等；歷代名人和杰出人物的日記、傳記、書信、證件、題詞、音像等檔案資料；本行政區域內重大事件或自然災害的資料，以及風土人情、民間藝術、民俗文化等非物質文化遺產。

多種形式做好檔案具體征集工作。征集民間檔案的根本出發點是保護民間檔案，而不是收為國有，為此，征集和保護民間檔案應不拘于固有形式。一是群眾自愿無償捐贈檔案資料的，可視情給予一定的補償。二是民間檔案具有歷史價值、文物價值，也具有經濟價值，歷史越悠久越珍貴，越稀少越珍貴，有的是傳家寶，對于群眾愿意出讓但主動要求國家必須購買的寶貴的檔案，雙方參照市場價格共同協商合理的價格，必要時委托相關機構進行鑒定、評估、公證。三是對群眾不愿意出讓檔案資料的，可以保證所有權歸屬不變，由檔案所有人委托檔案館代為保管、寄存，并負責維護保管，也可保管復印件。另外，通過實踐探索，只要有利于民間檔案保護的措施都可以試行、推廣。

（三）實施科學化管理是做好民間檔案保護工作的關鍵

民間檔案種類龐雜，形式多樣，品質不一，如何保管是發揮檔案作用的關鍵。民間檔案的分類和保管，應因地制宜，突出特色，根據本地民間檔案的數量和特點等進行分類和保管。檔案館可以開辟民間檔案專區，根據檔案的歷史時期、檔案種類和數量，進行分類收藏或展覽。如有條件，可建設民間檔案專館進行規范收集和管理。而對具有重要價值且群眾堅持自我保管的檔案資料，檔案館可以提供技術支持，定期跟蹤指導，確保檔案得到科學有效保管。

四、集合多方力量，全面開發民間檔案歷史文化經濟價值

（一）發揮政府主渠道作用推進民間檔案開發利用

民間檔案種類繁雜，點多面廣，歷史久遠，單純依靠檔案部門管護力量有限。地方政府需要把民間檔案館建設納入城市整體建設規劃，并聚合起檔案部門、文化部門、文物部門的力量，統籌設計和集中建設民間檔案館、博物館、民俗館、藝術館等，注重發揮檔案部門主渠道作用，盡可能地集中收集寶貴、稀有的檔案，實行集中保管，重點保護。譬如可以與藤編文化館、玉石文化館、剪紙藝術館等富有地方特色的專題展館相鄰建設，使不同類型的歷史文化遺產有機整合，形成各類文化的規模效應、品牌效應，也可以更好方便吸引群眾參觀，真正開發利用民間檔案，達到事半功倍的效果。一些地方有豐富的民族戰爭、解放戰爭、抗日戰爭期間形成的檔案資料，還可以把民間檔案館拓展為愛國主義教育基地，增強檔案教育功能。檔案部門可牽頭定期舉辦民間檔案展覽，為群眾欣賞檔案創造機會。

隨著社會經濟發展，選擇旅游正成為一種新的生活方式，“文化+旅游”更成為一種時尚和追求，為民間檔案的開發利用提供了新平臺。由于民間檔案蘊藏著歷史和本地風土人情，是了解歷史和本地風貌的重要窗口，民間檔案的開發利用完全可以與民俗游、近郊游等特色旅游相結合，使民間檔案館成為新的旅游和文化資源，同時借助旅游可以使更多群眾零距離接近檔案、熟悉檔案，一舉多得。

（二）依靠社會力量構建多元化的民間檔案建設模式

由于民間檔案的所有權屬于社會個體，國家無法強制征用，而當地政府用于檔案建設的經費有限，為充分利用社會力量，按照大家檔案大家管的思路，鼓勵有經濟實力、愛好檔案事業的有志之士參與檔案建設。首先，通過動員宣傳，鼓勵熱愛檔案和社會公益事業的社會力量自愿捐資，搶救民間檔案。其次，鼓勵社會出資建立民間檔案館，當地政府予以土地征用、稅費減免等優惠政策措施，檔案部門則予以技術支持和指導，共同做好民間檔案保存和開發利用工作，將會產生更大的社會經濟效益。

（三）依托新興技術推進民間檔案利用

“互聯網+”正改變著現代人的生活，不僅是技術層面的，也是思維、理念、模式上的創新，檔案部門應確立“互聯網+檔案”的思維，采取覆蓋面更廣、受眾更多、利用更便捷、更受人歡迎的新興的形式，把民間檔案轉化為影響更加廣泛的文化產品。依托信息和網絡技術建設網上民間檔案館，通過把紙質檔案、實物民間檔案轉換為電子檔案、視頻檔案，建立文字、聲像檔案資料信息數據庫，使群眾輕點鼠標就可以了解和利用民間檔案。可通過創建民間檔案微博、微信、QQ群，為民間檔案愛好者及檔案收藏者搭建交流溝通的平臺，使更多的群眾了解檔案，參與檔案的保護和開發。檔案部門還可以與相關部門聯合開發民間檔案專題記錄片、微電影等，通過這種群眾喜聞樂見的形式宣傳民間檔案，增強群眾的檔案意識，共享檔案，展現檔案文明。

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［1］惠明.試論民間檔案的收集與管理. 陜西檔案. 2008（06）.

［2］王宗勛.錦屏縣檔案館重視收集民間檔案. 貴州檔案. 1999 （01）.

（作者單位：山東醫學高等專科學校）