企業檔案數字化建設管理與應用探討

文·龍源源

企業檔案數字化建設管理與應用探討

文·龍源源

煙臺市自來水公司歷來重視檔案的管理與開發利用工作。近年來，隨著形勢的發展和公司各項工作的深入開展，檔案工作的軟硬件建設也不斷完善，尤其是自2013年啟動檔案室升級改造以來，實現了室藏檔案多樣化、庫房環境標準化、業務管理規范化和硬件設施現代化，為公司檔案數字化建設打下了堅實的基礎。截至目前，公司檔案數字化工作取得了較好的成績。

一、安裝網絡版檔案管理軟件，依托公司內部網絡，實現了檔案業務在線實時處理

為進一步提高檔案管理質量和效率，盡早實現檔案數字化管理，我們針對公司檔案管理特點，提出了檔案管理軟件功能需求，并著手篩選了幾家軟件開發技術過硬、經驗豐富、具有專業檔案管理知識體系的軟件開發公司。

經過檔案管理人員反復電話溝通，量子偉業、東方飛揚、東軟、清華紫光四家軟件公司先后派人到公司，對檔案系統管理軟件進行現場講解。公司從檔案管理軟件需求、技術功能及售后服務等各方面進行比較后，確定使用北京量子偉業檔案管理軟件系統。

該套軟件網絡配置采用集中式部署，每一個部門作為一個單獨客戶端的方式存在，公司及所有客戶端均共用此系統。綜合檔案室的檔案管理和人事檔案管理是兩個獨立的檔案管理業務，軟件能提供兩個獨立的業務管理系統，由兩個部門分別管理，互相之間不干涉，也不互相通融，保密性、安全性要高。軟件產品適應我公司行業特點，數據高度集成，業務流程一體化、規范化，密碼維護、查看日志、系統自動定期備份使系統中每個用戶信息得到保護，用戶所有操作清晰可查，使影響系統安全的各種危害操作降到最低，實現了信息安全共享。

為使檔案管理軟件更有針對性地適應我公司檔案管理特點，我們聯系各部門，確定兼職檔案管理員，并征集各部門對檔案管理的需求，根據各部門提出的建議進行總結歸納，并反復與總工辦、人事處等部門溝通，提出更有利于檔案管理需求，有針對性地與量子軟件工程師研究軟件安裝及系統配置、軟件系統與服務器平臺及其他應用程序的兼容性，為綜合檔案、人事檔案兩個檔案管理系統順利安裝運行打好基礎。

2014年7月，量子偉業軟件工程師到我公司檔案室安裝軟件，搭建了公司PDE綜合檔案管理系統和人事檔案管理系統，并組織相關人員培訓。因為當時公司內網并未建成投入使用，我們的檔案目錄、影像數字化掃描件等也都未上傳，因此PDE綜合檔案管理系統并未真正投入使用。

為了配合檔案管理軟件的實施利用和電子檔案的掛接，從2013年底開始，我們將現存所有檔案目錄進行電子化錄入，一直持續到2014年9月份才基本結束。電子目錄導入到PDE檔案管理系統后，保證了檔案資料影像數字化掃描件在PDE檔案管理軟件中的有效掛接。

2015年4月，進行了領導辦公室及有條件重點部門的檔案管理系統客戶端的安裝。4月份，量子偉業工程師到公司對綜合檔案及人事檔案兩個PDE檔案管理系統的兼職檔案管理員、部門負責人、公司領導及檔案管理員、系統管理員進行培訓；同時，我們集中公司領導及各科室對PDE系統使用反饋的意見，要求量子工程師對系統進行更新配置。

截至目前，檔案室共向PDE檔案管理系統內導入檔案條目37089條。人事處向PDE人事檔案管理系統內導入公司全部的人事條目。

二、對現存檔案進行篩選并進行影像數字化掃描，實現了檔案資料在線查看及安全備份

檔案資料數字化掃描和影像制作是實現檔案資料信息化利用的首要條件。2014年9月11日至10月18日，量子偉業對公司檔案進行影像數字化掃描。同時，對公司各部門雖未移交但需要掃描的檔案資料集中進行掃描，對榮譽框牌及證照也自行拍照存檔。

掃描工作結束后，我們立即對已經掃描的檔案逐一驗收，逐份校對，對掃描出錯的掃描件進行記錄。同時對新移交的檔案進行歸檔整理，2015年3月初，驗收工作結束。隨后，量子偉業開始對驗收不合格的影像數字化掃描件進行糾錯整改，并對各公司部門2014年形成的新檔案及未移交需掃描的檔案集中進行補掃，圓滿完成了掃描工作任務。截至目前，共掃描綜合檔案室各類檔案36577份，合計207291頁，折合A4規格計388008頁，所有職工的人事檔案也全部掃描。單件檔案全部內頁掃描后合成一份pdf或jpg格式文件，視圖清晰，觀感流暢。

檔案信息化系統的實施，完全改變了以往傳統的檔案利用方式，開啟了檔案管理新模式，并有諸多優點：

一是保障了檔案實體的安全。檔案室大多數檔案實體只存一份，一旦丟失損毀將無法復制。電子掃描件的借閱大大減少了對檔案實體的損毀和丟失的概率，降低了導致檔案實體老化與危害的不利因素，延長了檔案的使用壽命。

二是檔案業務效率大大提高。檔案移交時，兼職檔案管理員通過在線移交，檔案室人員只需在客戶端稍作修改，即可整理入庫，誤差率減少，效率提高。檔案借閱時，借閱人員只需在客戶端提出借閱申請并填注借閱時間，各級領導審批同意后，電子檔案即可點擊查看，PDE電子檔案系統會在填注的借閱時間到期后自動撤銷該檔案查閱權限，比原來人工操作效率提高了數倍。

三是電子查閱可滿足多客戶端同時查閱。多用戶同時發起對同一檔案的電子借閱，各級領導審批同意后，可同時滿足全部發起人的借閱申請。

四是異地檔案查閱可實現即查即借。在線查閱省去了異地其他科室申請人必須親自到檔案室查閱檔案的麻煩，節省時間，提高各部門業務處理效率。

五是實現了檔案的安全備份。我們將所有檔案掃描件備份于移動硬盤，公司經理辦保存一塊，檔案室保存一塊，實現異地備份，保障檔案或服務器一旦發生不可修復的意外，檔案資料的信息仍有備份，確保了檔案資料電子存儲的安全。

目前，檔案資料電子數據已全部上傳到PDE綜合檔案管理系統和PDE人事檔案管理系統的數據庫里，具備條件的科室已安裝客戶端并投入使用，檔案業務處理效率提高，效果良好。檔案室內網、外網全部接入，并購置了電腦、掃描儀、打印機、數碼相機等現代化辦公設備，經過升級綜合改造的檔案室，無論從庫房建設還是軟硬件建設，都提高到了前所未有的新水平。

三、配合檔案數字化管理需要，重新編制《檔案數字化管理規范》

我們根據檔案室目前的實際情況，并征求各有關部門的意見，制定了煙臺市自來水有限公司《檔案數字化管理規范》，其中對文書檔案、會計檔案、管道檔案、基建檔案、照片檔案、證照檔案、設備檔案、圖書檔案等檔案分類分別從收集整理、移交歸檔、立卷整理、查借閱管理、鑒定銷毀等各環節重新制定并完善了適應網絡版電子檔案管理系統的檔案管理制度。

同時，將根據公司檔案室數字化管理工作實際重新修訂的《檔案庫房管理制度》《檔案室管理職責》《檔案借閱利用制度》《檔案保管制度》制作成看板上墻，使所有檔案管理工作有據可依，按規辦事。

經公司同意，將制度頒布下發到各科室，按照檔案數字化管理制度規范，網絡版檔案管理系統在全公司規范順暢地應用起來，提高了檔案管理工作的現代化、信息化水平。

目前，公司檔案管理軟件系統已進入運行階段，我們將緊密跟蹤軟件運行情況，對軟件運行過程中各部門出現的疑問和問題進行答疑和專業性指導，使各部門盡早熟悉并習慣檔案資料的遠程查借閱利用。同時，和總工辦一起，對具備條件的其它部門安裝檔案軟件客戶端，爭取公司所有科室實現檔案資料遠程利用和管理。

（作者單位：煙臺市自來水有限公司）