探討圖書館優化管理模式的決策系統

張玉芳

【中圖分類號】G251 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2016）17-0027-01

信息時代的圖書館管理面臨著一種不斷改變與不可預測的市場環境，這種環境本質上是一種湍流、混沌的環境。為了適應這種復雜的非平衡市場環境，圖書館必須及時、快速創造一個高效能、多元化平臺，再造新的服務模式。支持這種過程的決策支持系統是信息時代圖書館管理中的重要工具。本文提出的這種支持圖書館優化管理模式的決策系統和自組織的決策模式，就是集成相關理論與技術的產物。

一、信息時代圖書館的決策環境

決策問題的復雜性取決于決策過程所處的環境。當前，圖書館所面臨的決策環境大致可分為四種，一是未來情景十分明確的確定性決策問題；二是未來情景僅為有限人們掌握其概率分布的不確定性決策問題；三是人們對未來情景的可能結果及概率不能確切地掌握，但知道它存在于一定范圍內的不確定性決策問題；四是未來環境一片混沌，即所謂混沌決策問題。

這里所研究的支持先進管理模式的決策管理系統的環境是上述四種環境的綜合，需要指出的是，當面對第三種和第四種的決策環境時，建立在運籌學與經典系統論基礎上的傳統決策方法、生產計劃與調度方法，在理論與應用上都不再適用。因為，這些方法假定環境變化都是平衡的，只要知道系統的初始條件，即使初始條件有些誤差，就可以推算出系統的演化結果。而我們研究的決策管理系統處于混沌環境之中，具有數以萬計的相互關聯的系統狀態變量，當圖書館的決策適用環境時，用來保持圖書館服務系統狀態的穩定，即為反饋；當市場環境變化時促使圖書館的運行偏離原先的平衡點，進化到新的平衡點，以適應讀者新的需求，即為正反饋。這是一種復雜的非線性動態過程，對初始條件非常敏感，即初始條件稍有偏差，系統將以指數的速度迅速擴大，直至面目全非，研究先進管理決策系統中這種具有突變現象的復雜性是當今關鍵問題之一。需要用新一代的理論與技術，如潛在信息需求調查研究法、技術預測及情景規劃法、類推法、模式識別及快速原形法等，而非線性動力學是這類決策問題的重要理論基礎。

二、圖書館決策管理模型與決策過程

決策起源于決策者的憂慮，例如，服務質量不能滿足讀者和市場需求，服務效益低下等。決策者將根據對實際環境的分析，構思一組解決問題的方案。每一方案均會產生一個結果，決策者在評價結果時一般是多個目標的。如時間（T）、服務質量（Q）和信息載體（C）等， 這時決策取決于決策者的偏好與價值觀。為反映決策者的價值觀，必須構造一個個價值模型，將不同的目標映射到表達決策者愿望的價值空間上，以更好地支持決策分析活動。

綜上所述，決策過程是滿足必要的約束條件下的一種復雜的尋優示解過程。成功的決策必須滿足兩類規律的約束：客觀規律和人們的利益（價值規律）。以往簡單的“拍腦袋”決策，對決策問題考慮得不夠周到與深刻，用科學的系統論和決策論的語言說，即決策空間考慮得不夠大，因而失去了機遇；只分析了低層風險，忽視了高層風險。因此，理論上支持決策管理系統應從無窮大與無窮深的空間中開始搜索，從熵的無序狀態，通過注入正確的信息（負熵），逐漸降低系統中的熵，從無序到有序，從高維到低維逐漸縮小范圍，直至零維的決策終極結果。

三、圖書館決策管理系統的自組織方法

自組織是一個既形象又科學的日常用語。系統學中自組織的定義為一個系統不依靠任何外來的干預而獲得的一種空間、時間或功能（空間與時間）的結構。對于復雜的非線性動態系統，系統學告訴我們，其進化演變過程具有多峰、分岔與突變。這也表明了信息時代是多機遇多風險的。圖書館管理經常處于有序、無序又有序的變化之中，傳統的集中直接控制方法是無法滿足管理決策的需求的，必須采用分散的系統，每一局部的子系統都具有自治的能力，不需要用集中控制器來控制，而子系統間的協調是通過一組協議與規則，以自組織的方式來實現。這種基于規則與約束的自組織方式是復雜系統進行控制和協調的先進策略。

1.決策管理系統模型構建與決策過程

支持先進管理模式的決策支持系統包括支持建立模型過程與支持決策過程。這就是認識世界與改造世界的過程，兩者不可分離，對于先進管理系統、讀者層次、信息市場環境間的關系可以看作一種相互合作與演化的過程。在一定的范圍內，系統同環境之間的相互作用過程，宏觀上可以表示成協同論中少數序參數間的關系，這些序參數概括了約束各子系統的復雜相互作用方式，系統演化過程是由一組微分方程描述的，如式（1）和式（6），微分方程解的特性是由一組特征根所決定的，這組特性根分成正實部（離散系統為大于1）和負實部（離散系統小于1）兩部分。由于這組微分方程是非線性的，所以特征根也是隨時間變化的。協同論中假定正特征根數目少，而且數值小，負特征根數目多，而且數值大，因此，系統自組織進化過程取決于少數正特征根。

這些假定在決策系統中物理意義是：上一層管理人員數目少于下一級人員的數目，上級有決策變化相對于下級要慢些，因此，先進的決策支持系統就是靠控制這些為數不多的、關鍵的系統來決定圖書館系統發展的變化和未來的行為，協同論中稱它為序參數。特征根是因系統的約束密切相關的，如方程（3）-（4）是一組必須滿足的過程約束和資源約束，先進支持管理系統中的自組織過程本質上是一組約束的傳播過程。根據協同論，序參數是在約束傳播過程中起主導作用的、優先級排在前面應首先選擇的那些系統控制參數；協同論中的支持變量則是在序參數傳播中受其影響與控制的變量。因此，圖書館管理決策系統中所述的約束傳播過程相當于協同論中的支配原理；它包括建立模型過程和決策過程，建立模型過程是自下而上的問題歸納、簡化與變換的過程，決策過程是自上而下的約束與規則的傳播過程。

2.圖書館決策管理系統的微觀結構

系統論揭示：復雜系統適應環境變化的功能是靠基本實體和基本規則，通過自組織的相互作用方式而形成的。自組織過程是在規則約束下實體對稱破缺，形成特定功能的無序到有序的過程。因此，為了有效地組織圖書館決策系統中的各個結構模塊實現自組織，需要建立一個多層的系統實體與規則結構，這種結構應該是開放的。隨著信息技術的發展，圖書館各系統具有更強的自組織能力，從而通過基本實體與規則的相互作用，構成更新的功能，以適應不斷變化的新需求。

總之，信息時代的到來與人們道德水準的提高，給圖書館的信息服務帶來了機遇和新的約束與限制。要實現圖書館正確的管理策略，必須要有科學有效的決策支持系統來正確、及時地協調各種沖突。傳統的決策模式及其支持系統是針對靜態的、線性和漸變的市場環境，新的市場環境則是動態的、非線性和突變的。從系統論的觀點看，決策過程是一種尋找問題解答的過程，從高維復雜的空間逐步搜索到問題的答案，即低維的空間。熵是系統無序的根源，信息是系統有序的資源，支持決策管理系統是一種耗散過程，通過約束、控制反映決策者愿望與價值的序參數，使系統以自組織的方式同環境進行交換、引進與吸收同決策問題有關的信息，耗散并排除原先存在大量的熵，使圖書館進入符合新的市場環境的有序狀態，該狀態既符合客觀規律，又符合決策者愿望，從而使圖書館管理形成內部優勢外在化，外部資源內在化的運作機制。