淺析信息化背景下文書檔案管理工作的創新

李巍巍

【摘要】隨著信息技術的快速發展，文書檔案管理工作也逐漸向著信息化方向發展。在信息化背景下，文書檔案管理工作需要充分利用信息技術以提高文書檔案管理的質量與效率。筆者就對信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題進行了分析，并對文書檔案管理的創新優化提出了建議。

【關鍵詞】文書檔案管理；信息化背景；創新途徑

文書檔案是各單位、地區記錄活動發展的重要資料，其完整性與準確性直接關系到生產與發展，因此，各單位需要積極做好文書檔案管理工作，然而在信息化背景下，傳統的文書檔案管理制度已無法滿足單位發展的需要，這就要求各單位充分利用信息技術創新文書檔案管理工作，進而提高文書檔案管理的水平與效率。

一、信息化背景下文書檔案管理工作中存在的問題

（一）對信息化管理理念認識不足。在信息化背景下，充分利用信息技術管理文書檔案是提高文書檔案管理質量與效率的重要途徑，然而就當前我國文書檔案管理情況來看，很多管理者對文書檔案的信息化管理理念的認識仍然不足，未充分認識到信息技術對文書檔案管理的積極意義。一些單位的文書檔案管理工作仍沿用傳統的管理理念，導致文書檔案管理工作中出現了許多問題，在一定程度上限制了文書檔案的利用。

（二）文書檔案管理不規范。很多單位對文書檔案管理都沒有給予充足的重視，缺乏統一的文書檔案管理制度，一些檔案管理人員缺乏專業素養，對文書檔案隨意編號，使得很多文書檔案都存在案卷目錄混亂等問題。

（三）檔案管理人員的綜合素質存在差異。傳統的文書檔案管理工作主要采用的是人工服務的方式，這就導致了不同工作人員的綜合素質水平不同。由于檔案管理人員對信息化管理理念認識不足，文書檔案管理流程也就受到了許多因素的限制[1]此外，很多文書檔案管理人員對信息化管理設備與技術不熟悉使得檔案管理信息化受到阻礙，文書檔案管理質量與效率無法提升。

二、文書檔案管理信息化的優勢

（一）提高文書檔案查閱與使用效率。文書檔案管理信息化后，文書檔案便可以通過網絡系統進行在線瀏覽，這在很大程度上提高了文書檔案的查閱與使用效率。信息使用者可以通過網絡在線了解相關信息，只需要輸入關鍵詞就可以快速查找到相關信息，省去了去檔案部門查閱的環節，有效提高了文書檔案查閱與使用的效率。此外，當單位某部門工作人員需要查閱檔案信息時，傳統的文書檔案管理模式需要消耗大量的時間，二信息化文書檔案管理可以快速地為其提供服務，通過網絡查詢，時間明顯減少，

（二）提高文書檔案管理的工作效率。文書檔案是記錄單位工作活動的重要資料，其中涉及了大量的人事、財務等檔案，對單位的發展具有重要的指導作用。文書檔案管理指的是將相關文檔、資料、音頻等統一收集整理并歸檔，方便查詢，因此，文書檔案管理工作非常復雜且對其完整性與準確性有著較高的要求[2]。信息化文書檔案管理能夠有效提高文書檔案管理的效率，省去了許多管理環節，同時也在一定程度上減輕了文書檔案管理人員的工作量。

三、信息化背景下文書檔案管理的創新途徑

（一）提高對信息化管理理念的認識。文書檔案管理信息化需要以先進的信息化管理理念作為指導，充分利用信息技術，單位的主管領導需要提高對文書檔案管理的重視程度，使信息化文書檔案管理理念可以深入到管理人員中，強化創新意識，改善傳統的文書檔案管理模式，樹立信息化的檔案管理理念，并制定統一的文書檔案管理制度，將文書檔案管理信息化落實到實處。文書檔案管理部門需要有計劃地開展文書檔案信息化管理工作，加大人力與基礎設施的投入，使現代化的技術與設備可以滲入到文書檔案管理工作中，這樣可以有效加強人機交互，簡化文書檔案管理中流程，通過信息化軟件，可以實現文書檔案的收集、整理、分類歸檔數字化與高效率，這對于文書檔案管理具有重要意義。

（二）構建文書檔案管理信息系統。就我國當前文書檔案管理情況來看，信息化水平仍存在很大的空間提高。除了提高對信息化管理理念的認識，更需要文書檔案管理系統的支持。目前，我國的大部分文書檔案管理系統都實現了目錄級管理，但更加便捷高效的全文檢索并沒有得到普及，這在很大程度上限制了文書檔案管理的效率，此外，由于文書檔案管理信息化仍處于發展階段，安全性防護仍存在一定的風險，因此，為了使文書檔案管理能夠適應信息化發展需要，需要積極構建一套完善的文書檔案管理信息系統，切實保障文書檔案的完整性。

（三）文書檔案管理自動化。信息化背景下信息技術快速發展，也促進了檔案管理的信息化進程，為了加強信息技術在文書檔案管理中的應用，在構建文書檔案信息系統的基礎上，還需要積極推進信息化管理在文書檔案管理中的應用，促使文書檔案管理自動化。文書檔案管理的信息錄入需要使用同一的專業用語與技術標準，這樣更有利于檔案信息的規范管理。同時，各單位還需要建立自己的檔案數據庫，規范數據的轉入與轉出，使文書檔案可以通過相關軟件自動進行收集、整理、歸納與查詢等。為保證檔案信息的安全性，需要進一步完善檔案管理體系，加強文書檔案電子信息的監管，確保文書檔案信息的安全性，促進文書檔案管理的自動化。

（四）提高文書檔案管理人員的專業素質。在信息化背景下，文書檔案管理中信息技術的應用越來越普遍，這就對文書檔案管理人員的專業水平提出了更高的要求，為保證文書檔案管理的準確性與效率，需要切實加強檔案管理人員的專業素質。檔案管理人員需要適應時代發展，熟練掌握相關的信息技術，能夠對檔案的關鍵信息進行抽取，使檔案信息得到更為充分的利用。各單位需要加強對檔案管理人員的計算機應用能力，使其更好地解決檔案信息化管理中存在的問題，提高文書檔案管理水平。

四、結語

隨著社會的發展，對檔案資料的要求不斷提高，傳統的檔案管理模式已無法適應社會發展的需求，在信息化背景下，文書檔案管理工作更需要充分利用信息技術，提高文書檔案管理的信息化水平，促進檔案管理資料的開發與利用，進而提升文書檔案管理的質量與效率，促進文書檔案管理工作的可持續發展。

參考文獻

[1]劉喜珍.信息化背景下文書網上檔案數據管理工作初探[J].網絡安全技術與應用，2015，03：43-45.