試論應用ERP提升物資管理綜合水平

張永梅

【摘要】準能準能集團公司為中國神華能源股份有限公司以管理為主要職能的全資子公司，在股份公司授權下，負責統(tǒng)一管理股份公司在準格爾地區(qū)已設立的神華準格爾能源有限責任公司、中國神華能源股份有限公司哈爾烏素露天煤礦、神華準能資源綜合開發(fā)公司和神華準池鐵路公司。截止2013年12月份，公司總資產405.08億元，在冊員工16000余人。公司主營業(yè)務有煤炭開采、坑口電廠發(fā)電、鐵路運輸。

【關鍵詞】ERP 企業(yè)管理 技術 數據

ERP作為當今世界上信息化的一種趨勢，是集團型企業(yè)管理快速提升，資源配置逐步優(yōu)化，決策更為科學合理的有效手段，是實現決策競爭信息化，風險問題可控化，效益增值最大化的必須條件。準能集團于2013年11月份，ERP系統(tǒng)成功上線，通過建設ERP平臺，組織結構、管理模式和業(yè)務流程提升，形成了公司集中、高效、統(tǒng)一的管控機制，推動準能集團公司整體管理水平邁上了一個臺階，將管理思想通過系統(tǒng)落地，最終支撐經營轉變和經濟總量翻翻的戰(zhàn)略目標實現。數據標準化管理、計劃精確化管理、采購集成化管理、庫存可視化管理、系統(tǒng)數據體系化應用、人才持續(xù)化管理六個方面談如何應用系統(tǒng)提升物資管理綜合水平的幾點感受。

一、數據標準化管理

在信息化環(huán)境下，必須建立標準化的物資數據，才能確保數據的正確有效傳遞。物資分類和編碼的標準化是指面向物資供應鏈全過程，制定滿足計劃、招標、采購、設備管理、庫存、財務結算等各個環(huán)節(jié)的符合企業(yè)經營管理模式的統(tǒng)一的物資分類及編碼標準。有人說信息化建設是“三分技術，七分管理，十二分數據”，可見數據的重要性。

MDM系統(tǒng)質量報表是對主數據提報、審核、使用等方面的考核報表，通過報表數據可以看到整體數據標準化管理水平，同時依據報表數據可以查找原因，針對性整改。通過系統(tǒng)質量報表“主數據駁回報表”可以看出準能集團公司2014年第一季度共提報數據5835條，一級駁回次數為340次，駁回率5.83%；二級駁回次數1825次，駁回率31.28%；三級駁回次數1580次，駁回率27.08%，總體審核駁回率為64.18%。通過對數據駁回率考核數據明細表進行分析，主要有以下幾方面的問題：

第一，上線前不積極參加培訓的人員提報的數據質量較低。

第二，根據數據分析，二級駁回率遠大于一級駁回率。準能集團公司的數據審核駁回流程是三級駁回給二級，二級可以直接修改后提交三級，也可以直接駁回給提報。如果三級駁回是因為專業(yè)性錯誤，比如分類、單位等信息，二級必須駁回提報修改；如果是規(guī)范性錯誤，如描述不準確，屬性不完整等，二級審核人員可以直接修改再提交給三級。通過了解和分析，三級駁回主要原因是專業(yè)性錯誤，必須駁回給提報人員；對于規(guī)范性錯誤，為了提高提報人員的數據填寫規(guī)范性水平，二級審核人員對于規(guī)范性錯誤部分也會駁回提報人員，這樣就造成二級駁回率高的現狀。

針對上述問題，應該采取以下改進措施：

第一，單位領導高度重視數據標準化工作，加強對提報及審核人員的績效考核。

第二，加強培訓，通過講座、視頻、專業(yè)交流QQ群等多種方式開展培訓，提報人員要主動學習數據標準化專業(yè)知識。掌握物資分類原則，避免專業(yè)性錯誤，學習編碼規(guī)范，避免規(guī)范性錯誤。

第三，數據提報及一級審核人員要熟悉物料的專業(yè)屬性，準確填寫數據屬性特征，同時要多研究系統(tǒng)功能及系統(tǒng)中已經存在的數據，以提高數據提報質量。

二、計劃精確化管理

ERP系統(tǒng)的MRP功能對于加強計劃的準確性，也是能非常準確做出計劃的，但是要想應用MRP達到理想的效果，需要準確的領料需求數量、物料使用時間、采購周期、庫存信息等數據，而且要求各環(huán)節(jié)的工作要做到及時準確，及時入庫、及時出庫，不能白條領料等管理要求。通過系統(tǒng)現有的功能我們也能提高對計劃的準確率，在計劃提報時給計劃提報人員顯示庫存量、在途采購訂單量、在途采購申請量，同時隨著系統(tǒng)應用的逐步深入，可以將物料領用信息也顯示在計劃提報界面，如上年領用量，前兩年領用量，三年領用量等信息，為提高計劃的準確性提供系統(tǒng)數據支持。

三、采購集成化管理

MDM、ERP及SRM系統(tǒng)上線前，準能集團公司物資采購一直使用EAM系統(tǒng)，合同是在OA系統(tǒng)中審批，付款在用友系統(tǒng)中結算，這就造成采購數據流、信息流各自為政，不能集成為一條完整數據流的狀況。ERP和SRM系統(tǒng)上線后，供應商在SRM系統(tǒng)中注冊，采購計劃在ERP系統(tǒng)中審批完成自動傳輸到SRM系統(tǒng)，在SRM系統(tǒng)中完成尋源、招標、報價、開標、授標、合同簽訂、采購訂單確定，然后自動將采購訂單傳回到ERP系統(tǒng)，在ERP系統(tǒng)中實現到貨登記、驗收、入庫、結算、領料、出庫等環(huán)節(jié)。采購集成化主要體現在以下四個方面

（一）集中采購剛性執(zhí)行

通過MDM、ERP及SRM系統(tǒng)的應用，集中采購得到了剛性執(zhí)行。首先主數據分類及物料編碼由集團統(tǒng)一管理，在集團賦碼時就依據集中采購目錄，將集采目錄內物料的編碼打上了集采標識。其次在提報采購計劃時，如果是集采物料的計劃只能強制上傳到集團，子分公司沒有權限執(zhí)行。最后，集采物料在集團SRM系統(tǒng)中進行尋源、招標、采購、簽訂合同后，將采購訂單傳回子分公司的ERP系統(tǒng)，后續(xù)的貨物到貨、驗收、入庫、出庫等業(yè)務在子分公司的ERP系統(tǒng)中執(zhí)行。

（二）采購質量跟蹤管理

質量是反映實體（產品、過程或活動等）滿足明確或暗含的需要的能力的特征總和，控制采購質量要從供應商選擇、合同簽訂、到貨驗收等環(huán)節(jié)嚴格把關，但是，萬一所采購物資出現了質量問題，如何能夠及時跟蹤到采購的源頭，找到供應商，做好索賠工作也是物資采購的一項重要工作。在ERP系統(tǒng)中這個問題可通過批次管理及條碼信息輕松解決。首先我們從物料的領料單可以查到批次信息，進而找到條碼信息，在條碼信息中就有采購訂單、供應商等信息。

（三）采購合同管理

SRM系統(tǒng)可以將采購全過程的信息集成在一起，合同的執(zhí)行、變更、付款等節(jié)點都能實時跟蹤，為合同統(tǒng)計及合同分析評價提供數據支持，同時采購過程中的供應商選擇、詢價、供應商報價、開標、授標等合同重要信息都在系統(tǒng)中保存，便于隨時查找。SRM系統(tǒng)建立了標準化的商務、技術條款管理體系，使合同管理工作更加規(guī)范，提高了合同統(tǒng)計準確率。

四、庫存可視化管理

庫存管理是連接采購管理、生產管理的橋梁，是企業(yè)生產管理過程中的重要組成部分。通過啟用SAP的WM模塊使庫存管理更加細化、透明；實現了定位管理功能，能精確定位物資存儲位置；優(yōu)化了庫存進出庫流程，實現了全過程管理；通過批次管理能有效控制貨物的先進先出；通過倉位提示可以更加有效利用倉庫空間；可以監(jiān)控各種倉庫管理活動的狀態(tài)；結合條碼及無線掃描技術可以大幅度提升倉庫管理效率并減少手工輸入出借幾率。

（一）倉位管理

現在準能集團公司啟用了SAP的WM（倉庫管理）模塊，同時配套使用了掃描槍條碼管理，方便用戶的日常業(yè)務操作。通過系統(tǒng)報表查詢，保管員能清晰地看到物料的數量、批次、倉庫號、存儲區(qū)、貨架等信息，從而達到了庫存可視化管理。

（二）批次管理

2013年上線的ERP系統(tǒng)啟用了批次管理，能嚴格做到庫存物資先進先出；部分如膠帶、化學制品等有質保期的物料能防止存放時間過長，影響使用效果；備件領用后便于分析和處理質量問題；同時對于庫齡能做到精細分析和管理。

（三）條碼管理

SAP系統(tǒng)WM（倉庫管理）模塊同ERP系統(tǒng)其他模塊無縫集成，通過無線網絡和條形碼標簽應用，以SAP為平臺，結合條形碼技術在無線數據采集設備（無線掃描槍）的基礎上直接運行SAP業(yè)務流程，將手動輸入為主的倉庫業(yè)務模式轉變成以條碼掃描采集數據，通過移動終端功能菜單完成出入庫等業(yè)務操作，保證了系統(tǒng)業(yè)務數據的實時性和準確性，構建現代化倉儲管理模式。最重要的是可使用手持終端掃描盤點，隨時抽盤，自查，確保庫存帳實一致。

五、系統(tǒng)數據應用體系化

ERP系統(tǒng)可以提供大量有價值的信息，但是如何對待這些信息，會因人的管理水平和決策能力而異，要學會應用系統(tǒng)提供的信息來解決問題。因此如何用ERP系統(tǒng)提供的信息來解決管理中的問題，最終提高效益和競爭力，是我們應該深入研究的課題。通過對我公司物資管理現狀的分析，結合ERP系統(tǒng)數據，我認為可以通過對下列數據的分析，給管理者決策提供依據。

（一）需求計劃跟蹤數據分析

ERP系統(tǒng)給我們提供了很多報表，從不同維度，不同條線，數據都是實時的，比如系統(tǒng)中有一張報表“需求計劃跟蹤報表”，這張報表主要是以需求計劃為維度，針對每個需求計劃的每一項從需求計劃提報，審批，生成采購計劃，采購訂單簽訂，物料到貨，入庫，領用等數據都實時提供給我們。如果每年對這些數據進行分析，就會知道，我們所提報的計劃，哪些已經領用，哪些沉淀成了庫存，針對沉淀成庫存的物料進行詳細的分析，找準原因，逐步提高計劃的準確性。

（二）庫存領用數據分析

上面說到了需求領料的統(tǒng)計分析，那在日常工作中還有一種領料就是領用庫存物料，我們可以分析與需求領料同一時間區(qū)間的庫存物料領用情況，這些數據一方面可以告訴我們這一時間區(qū)間的物料領用情況，同時結合需求領用情況分析可以發(fā)現領用物料時是領的庫存還是報需求重新采購的。再深入分析可以得出為什么不領庫存的原因，是庫存物料的原因，還是需求提報的原因。通過數據分析，針對性的解決管理中的一些漏洞。

六、人才持續(xù)化培養(yǎng)

效益是人用出來的，有了信息化管理系統(tǒng)，依然需要發(fā)揮人的聰明才智和創(chuàng)新精神，充分利用系統(tǒng)提供的信息發(fā)現手工管理不易察覺到的問題，采取各種有效的管理措施，提升企業(yè)的市場競爭力。既精通業(yè)務又能熟練掌握ERP系統(tǒng)的復合型人才是企業(yè)的寶貴資源，如果沒有很好的人才激勵機制，做好這些人的職業(yè)規(guī)劃，隨著時間的流逝，研究ERP系統(tǒng)的人會越來越少，而且隨著關鍵人員的調崗或離開，多年沉淀的ERP經驗將會流失。所以建立有效的激勵機制，能最大化發(fā)揮ERP系統(tǒng)的收益并將新的管理思路在系統(tǒng)中真正落地，持續(xù)優(yōu)化準能ERP系統(tǒng)的基石。

參考文獻

[1]周玉清，劉伯瑩，周強著.ERP原理與應用教程.清華大學出版社，2010年.

[2]陳啟申編著成功實施ERP的規(guī)范流程.電子工業(yè)出版社，2009年.

[3]和軼東，張怡，曹乃剛著.SAP MDM主數據管理.清華大學出版社.