談突發事件中檔案風險預警機制的構建

王明

摘 要：檔案的保護日益受到重視，突發事件對檔案造成的影響也備受學界關注，檔案預警機制的構建是研究熱點。文章從對突發事件中檔案預警的系統部分進行了分析，并提出了構建檔案災害預警機制的建議。

關鍵詞：突發事件 檔案 風險預警 機制 構建

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2016）03-259-01

因檔案具有不可復制和不可再生的特點，國內自汶川地震類重大災害后，對檔案災害的預警和處置工作越來越重視。

一、研究的背景

2008年以后，各級各部門對檔案災害的重視程度大幅度提高，特別是針對災害的應急處置建立起了應急預案與防控體系，加強了檔案災害的應急處置工作，但是對災害的風險預警評估機制的建設仍相對薄弱。普遍問題是，專業檔案機構和工作人員應急管理的意識仍然較淡薄，風險評估的技能掌握不夠，機構大多沒有建立起預警機制，同其他災害衍生導致的檔案災害聯動機構缺失、力度不夠。

二、檔案風險的預警機制的構建

（一）檔案風險預警信息的監測機制

1.完善檔案風險預警監控系統。各組織部門要從消防、治安、環境監測、后勤保障等各個環節建立起風險監測系統，界定出風險點，并建立監測機制，指定專人負責，及時收集預警信息。

2.建立檔案風險信息收集機制。對檔案存在的各種潛在的危險進行分析評價，定期匯總檔案災害可能發生的類型、時間、概率，相同事件的進行歸類，對風險點進行預測分析，特別是針對已發生的各種檔案災害的原因、影響、危害進行記錄，并對發展衍生趨勢進行預測，分析風險趨勢轉化的可能性，做出是否需要發出預警報告的判斷，并據此形成應急預案，建立起行之有效的操作流程，加強處置效率。

（二）檔案風險的預警信息評估方法

1.列出檔案風險因素指標。預警信息的評估需明確列出分析指標，包括災害發生的誘因、可能造成的影響、發展變化趨勢和涉及范圍，來預測災害的大小、持續的時間以及災害的影響程度等，以便后期做好風險的預警評估。

2.用風險矩陣方法分析預警信息。信息的分析方法也直接影響到結果的客觀性，可按照常用的風險矩陣分析法，結合專家打分，一般采用風險矩陣和德爾菲法，對預警信息進行分析，確定出重要的風險點，劃分出不同的風險系數，對高、中、低等不同風險進行區別應對。

3.對檔案災害形成風險分析報告，確定可能存在的風險點，并且按照相對法，得出一個百分數的相對系數，劃定風險級別，如0-30%的風險為低風險，30-60%的風險為中風險，60-100%的為高風險，按照不同級別確定哪些是需要重點防范和處置的風險點，并進行排序，列出預警的重點并指定不同等級的應急響應，實現大險大救，中險中防，小險小控。

（三）檔案風險預警應急響應及處置預案的制定

1.依據檔案風險信息分析對信息分析評估得出的結果數據，確定出風險點的數量和類別，評估出風險的危害與處置難度，區分出外部風險和內部風險，明確各類風險可能涉及的范圍，并以此來確定應急響應級別和處置預案。

2.按照災害的嚴重程度和影響范圍等因素，確立不同的響應。我們國家一般將預警響應列為4級，但各單位及部門可根據情況自擬響應級別，既可以并入組織內部大的應急響應體系，也可以自定簡單的響應級別，以便增加可操作性。建議一般檔案的響應級為3級，一級為最大級別的響應，二級響應可為超出檔案災害范圍但仍局限于一個組織內部的災害響應，三級響應為檔案部門內部可以指揮處置的風險。級別越高，顯示的風險越大，其響應的范圍與難度也大。確定好應急響應后，可針對預警標志制定不同級別下的應急預案，包括報告流程、指揮流程、人員響應的范圍、人員物資調配、后續處置情況。

3.處置預案的制定。根據風險分析和響應級別制定檔案應急預案，包括適用的范圍、風險處置的操作流程、人員調動與物資調配、報告與信息發布、外部聯動協調，以及處置信息的記錄和收集，并且包括處置后期的總結、評價，災害損失的評估、恢復重建，檔案損失如何修復，都要在預案內體現。

三、檔案災害預警響應的啟動和終止

1.預警響應的啟動。當預警信息達到一定的響應級別時，要及時報告上級領導和部門，及時啟動相應級別的應急預案，并展開應急救援，調動人力、物資，啟動聯動機制等，確保檔案災害得到及時、有效的處置。

2.預警響應的互動。檔案災害具有衍生性，也可因其他方面的次生災害引發，響應啟動時也要建立及時的信息報告機制，密切觀察檔案災害和其他災害的動態，請注意災害事件的變化，以隨時調整響應和處置。

3.預警系統的終止：檔案災害影響結束后，由檔案館（室）及時完成檔案災害預警終止報告，由檔案預警負責人發布終止指令，終止檔案預警及災害響應。

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（作者單位：山東省德州市人民醫院 山東德州 253014）

（責編：呂尚）