提高衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率

◆王　博　運(yùn)乃芳　馬　超　嚴(yán)怡靜

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提高衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率

◆王博運(yùn)乃芳馬超嚴(yán)怡靜

通過(guò)QC小組活動(dòng)，使衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率由30.13%提高到99.1%，提高了衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔效率，保障了衛(wèi)生監(jiān)督文檔的完整，為衛(wèi)生監(jiān)督執(zhí)法規(guī)范化、系統(tǒng)化做出了有益嘗試。

衛(wèi)生監(jiān)督；文書(shū)；歸檔；及時(shí)率

First-author's addressTianjin Railway Institute for Disease Control and Prevention, Beijing Railway Bureau, Tianjin, 300140, China

小組概況(表1、表2)

表1小組概況

名稱(chēng)健健康康QC小組成立時(shí)間2003年1月人數(shù)6人課題類(lèi)型現(xiàn)場(chǎng)型活動(dòng)時(shí)間2014年1月-12月活動(dòng)頻次2次/月參加率95%活動(dòng)課題提高衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率

表2小組成員

序號(hào)姓名職稱(chēng)工作年限(年)組內(nèi)分工1運(yùn)乃芳主管醫(yī)師30組長(zhǎng)2王博主管醫(yī)師15技術(shù)負(fù)責(zé)3馬超主管技師8信息處理4王輝醫(yī)師8信息收集5李磊主管醫(yī)師20信息收集6嚴(yán)怡靜技師3信息收集

1　選擇課題

衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)作為監(jiān)督員日常工作的重要工具，有著非常重要的意義，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)可以起到警示、督促作用，是行政案件執(zhí)法的關(guān)鍵證據(jù)。

單位要求：每月監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率不低于95%。

現(xiàn)狀[1]：對(duì)2013年監(jiān)督文書(shū)歸檔情況進(jìn)行分析。2013年共書(shū)寫(xiě)各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)1 042份，按要求及時(shí)歸檔314份，平均歸檔及時(shí)率為30.13%。其中，平均歸檔及時(shí)率最高的12月為54%，距離要求相差甚遠(yuǎn)，亟需改進(jìn)。

選定課題：提高衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率。

2　設(shè)定目標(biāo)

2014年單位任務(wù)計(jì)劃書(shū)要求：月均監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率不低于95%。將此要求設(shè)為本次活動(dòng)任務(wù)目標(biāo)。

3　目標(biāo)可行性分析[2]

組員對(duì)2013年728份未及時(shí)歸檔衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)種類(lèi)進(jìn)行梳理，從表3可以看出，衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔超過(guò)了歸檔時(shí)限占75.7%，是造成衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率低的主要癥結(jié)。

經(jīng)組員討論認(rèn)為，只要解決了衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔超過(guò)歸檔時(shí)限的問(wèn)題，就可以達(dá)到活動(dòng)目標(biāo)值。小組中有兩人從事食品衛(wèi)生監(jiān)督工作超過(guò)15年，組員全部為本科學(xué)歷，具有豐富的理論知識(shí)和現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)。參考同屬北京鐵路局的北京鐵路疾病預(yù)防控制所和石家莊鐵路疾病預(yù)防控制所的衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率分別為91.2%和93.7%，均接近本次活動(dòng)設(shè)立目標(biāo)值，說(shuō)明通過(guò)努力完全可以達(dá)到活動(dòng)目標(biāo)。

表3728份未及時(shí)歸檔衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)種類(lèi)統(tǒng)計(jì)

序號(hào)種類(lèi)頻數(shù)(份)累計(jì)頻數(shù)(份)累計(jì)百分比(%)1超過(guò)了歸檔時(shí)限55155175.72文書(shū)未合格退回15070196.33文書(shū)編號(hào)錯(cuò)誤2172299.24其它6728100

圖1　衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)超過(guò)了歸檔時(shí)限的原因

4　原因分析(圖1)

5　要因確認(rèn)

5.1制定計(jì)劃表(表4)

5.2確定主要原因(表5)

6　制定對(duì)策

6.1利用頭腦風(fēng)暴法提出最佳措施評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)(表6)和各要因解決方案(表7)

6.2通過(guò)打分找出最佳方案(表8)

6.3根據(jù)最優(yōu)方案制定對(duì)策(表9)

7　實(shí)施[4]

實(shí)施一：利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)

復(fù)印檔案管理規(guī)定，做到人手一份；每周進(jìn)行1次培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)包括檔案管理制度、歸檔程序和意義等，周五統(tǒng)一考核。

效果：組員考核成績(jī)平均分均達(dá)90分以上，合格率達(dá)100%。

實(shí)施二：制定小組決議，定期考核

由專(zhuān)人編寫(xiě)切實(shí)可行、獎(jiǎng)懲并重的檔案管理考核制度，組織科室人員學(xué)習(xí)，集中學(xué)習(xí)4次，每月底考核。

表4要因確認(rèn)計(jì)劃表

序號(hào)末端因素確認(rèn)內(nèi)容確認(rèn)方法確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)責(zé)任人確認(rèn)時(shí)間確認(rèn)地點(diǎn)1無(wú)歸檔制度是否有此制度查閱單位管理制度有管理制度運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室2未組織監(jiān)督員學(xué)習(xí)是否有歸檔制度培訓(xùn)查閱單位培訓(xùn)計(jì)劃有相關(guān)培訓(xùn)運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室3無(wú)考核制度是否對(duì)檔案歸檔不及時(shí)進(jìn)行處罰查閱處罰情況資料對(duì)歸檔不及時(shí)進(jìn)行處罰王博、馬超2014.02.01-28檔案室4無(wú)明確的管理科室是否有明確的管理科室查閱單位科室設(shè)置有具體管理科室王博、馬超2014.02.01-28科室5考核結(jié)果未納入業(yè)績(jī)考核是否納入業(yè)績(jī)考核查閱上一年度業(yè)績(jī)考核情況業(yè)績(jī)考核有此項(xiàng)運(yùn)乃芳、嚴(yán)怡靜2014.02.01-28檔案室6缺乏檔案書(shū)寫(xiě)規(guī)范培訓(xùn)是否有此培訓(xùn)查閱單位培訓(xùn)計(jì)劃有相關(guān)培訓(xùn)運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室7工作量大無(wú)法按時(shí)完成各項(xiàng)工作的工作量計(jì)算監(jiān)督員平均工作量日常工作超8小時(shí)王輝、馬超2014.02.01-28科室8缺乏應(yīng)對(duì)應(yīng)急狀態(tài)的歸檔辦法是否有此方法查閱單位應(yīng)急歸檔制度有應(yīng)急歸檔制度運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室9部分行政執(zhí)法過(guò)程長(zhǎng)需跨月占全部文書(shū)量計(jì)算占比超30%馬超、李磊2014.02.01-28科室10無(wú)相關(guān)處罰規(guī)定是否有此規(guī)定查閱單位管理制度有管理制度運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室11原件編入法律檔案,無(wú)法歸回原檔占全部文書(shū)量計(jì)算占比超30%運(yùn)乃芳、嚴(yán)怡靜2014.02.01-28科室12無(wú)借閱制度是否有此制度查閱單位管理制度有管理制度運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室13未設(shè)置歸檔時(shí)限是否設(shè)置了歸檔時(shí)限查閱單位管理制度有歸檔時(shí)限運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室14檔案管理人員缺乏培訓(xùn)是否有此培訓(xùn)查閱單位培訓(xùn)計(jì)劃有相關(guān)培訓(xùn)運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室15無(wú)對(duì)延遲歸檔的處罰規(guī)定是否有此規(guī)定查閱單位管理制度有管理制度運(yùn)乃芳、馬超2014.02.01-28檔案室

表5要因確認(rèn)

序號(hào)末端因素確認(rèn)內(nèi)容是否要因1無(wú)歸檔制度有歸檔制度否2未組織監(jiān)督員學(xué)習(xí)2013年共8次培訓(xùn),但無(wú)歸檔制度培訓(xùn)是3無(wú)考核制度有歸檔管理考核制度否4無(wú)明確的管理科室監(jiān)督三科為專(zhuān)職檔案管理科室否5考核結(jié)果未納入業(yè)績(jī)考核2013年業(yè)績(jī)考核中,文書(shū)歸檔未納入考核項(xiàng)目是6缺乏檔案書(shū)寫(xiě)規(guī)范培訓(xùn)有書(shū)寫(xiě)規(guī)范培訓(xùn)否7工作量大無(wú)法按時(shí)完成監(jiān)督員8小時(shí)內(nèi)可以完成相應(yīng)工作否8缺乏應(yīng)對(duì)應(yīng)急狀態(tài)的歸檔辦法有應(yīng)急歸檔指導(dǎo)辦法否9部分行政執(zhí)法過(guò)程長(zhǎng)需跨月跨月工作產(chǎn)生文書(shū)占全部文書(shū)的10.36%否10無(wú)相關(guān)處罰規(guī)定有相應(yīng)處罰規(guī)定否11原件編入法律檔案,無(wú)法歸回原檔原件編入法律檔案無(wú)法歸回原檔占全部文書(shū)的3.07%否12無(wú)借閱制度有借閱制度否13未設(shè)置歸檔時(shí)限有歸檔時(shí)限要求否14檔案管理人員缺乏培訓(xùn)2013年有相關(guān)培訓(xùn),共2次,參加率為100%否15無(wú)對(duì)延遲歸檔的處罰規(guī)定無(wú)延遲歸檔處罰規(guī)定是

表6最佳措施評(píng)選標(biāo)準(zhǔn)

評(píng)分項(xiàng)目5分3分1分可實(shí)施性容易解決需相關(guān)部門(mén)協(xié)助難度很大需其它單位合作有效性效果明顯效果一般效果不好風(fēng)險(xiǎn)性無(wú)任何風(fēng)險(xiǎn)一定風(fēng)險(xiǎn)可承受風(fēng)險(xiǎn)高經(jīng)濟(jì)性費(fèi)用低一定費(fèi)用可負(fù)擔(dān)費(fèi)用高,難負(fù)擔(dān)

表7各要因解決方案

未組織監(jiān)督員學(xué)習(xí)方案一:小組內(nèi)部利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)方案二:聯(lián)系專(zhuān)業(yè)單位,全員進(jìn)修考核結(jié)果未納入業(yè)績(jī)考核方案一:制定小組決議,定期考核方案二:申請(qǐng)制定相關(guān)處罰文件無(wú)對(duì)延遲歸檔的處罰規(guī)定方案一:定期召開(kāi)小組會(huì)議,強(qiáng)調(diào)歸檔工作,提高認(rèn)識(shí)方案二:聘請(qǐng)專(zhuān)家定期講解

表8最佳方案打分表

要因方案評(píng)價(jià)可實(shí)施性有效性經(jīng)濟(jì)性風(fēng)險(xiǎn)性得分(分)選定方案未組織監(jiān)督員學(xué)習(xí)方案一535316√方案二151310 考核結(jié)果未納入業(yè)績(jī)考核方案一535316√方案二151310 無(wú)對(duì)延遲歸檔的處罰規(guī)定方案一535316√方案二13138

效果：科室成員100%熟知考核獎(jiǎng)懲制度，完成率達(dá)100%。

實(shí)施三：考核結(jié)果納入科室個(gè)人業(yè)績(jī)考核

在每周召開(kāi)的QC小組會(huì)議上，留出固定時(shí)間專(zhuān)門(mén)講解歸檔意義和重要性；月末進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查，要求每人都能說(shuō)出3種歸檔及時(shí)意義；月底將個(gè)人文書(shū)歸檔情況納入個(gè)人業(yè)績(jī)考核。

效果：每周召開(kāi)1次小組會(huì)議，專(zhuān)門(mén)強(qiáng)調(diào)歸檔工作，包括及時(shí)歸檔的意義、完整檔案對(duì)工作能力的意義、整理檔案對(duì)工作提高的意義、及時(shí)歸檔對(duì)自身能力提高等。月末進(jìn)行1次專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)卷調(diào)查，計(jì)入個(gè)人業(yè)績(jī)考核成績(jī)，完成率100%。

8　效果檢查[5]

(1)直接效益。2014年6月-9月共書(shū)寫(xiě)各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)994份，及時(shí)歸檔985份，及時(shí)歸檔率為99.1%，達(dá)到了活動(dòng)目標(biāo)。

(2)社會(huì)效益。通過(guò)1年的課題公關(guān)，衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)管理水平有了大幅度提高，得到了各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的肯定，獲得了年度先進(jìn)集體、檔案管理先進(jìn)科室等榮譽(yù)。

9　鞏固措施

(1)將檔案管理制度納入日常培訓(xùn)并定期考核。

(2)將小組檔案管理獎(jiǎng)懲制度納入制度手冊(cè)，文號(hào)為JE-2014-12。

(3)將強(qiáng)調(diào)衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)及時(shí)歸檔作為經(jīng)常性小組會(huì)議內(nèi)容固化，文號(hào)為JE-2014-13。

(4)定期考評(píng)小組成員衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)及時(shí)歸檔情況。

效果維持： 2014年10月-12月對(duì)鞏固效果進(jìn)行檢查，共書(shū)寫(xiě)各類(lèi)衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)237份，及時(shí)歸檔234份，歸檔及時(shí)率為98.7%，效果滿(mǎn)意。

10　總結(jié)及下一步打算

活動(dòng)小組嚴(yán)格遵循PDCA原則，充分發(fā)揮集體智慧，摸索、研究、總結(jié)出了行之有效的提高衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)歸檔及時(shí)率的方法，并在全所推廣。同時(shí)，使組員個(gè)人能力、質(zhì)量意識(shí)、參與意識(shí)、團(tuán)隊(duì)精神、解決問(wèn)題信心等都有了明顯提高。

表9對(duì)策表[3]

序號(hào)要因?qū)Σ吣繕?biāo)措施地點(diǎn)責(zé)任人完成時(shí)間1未組織監(jiān)督員學(xué)習(xí)利用業(yè)余時(shí)間進(jìn)行培訓(xùn)學(xué)習(xí)全員每周進(jìn)行1次培訓(xùn),周末考核,人均90分以上,合格率為100%(1)復(fù)印檔案管理規(guī)定,人手一份;(2)每周進(jìn)行1次培訓(xùn);(3)每月考核科室運(yùn)乃芳、嚴(yán)怡靜2014.03.01-2014.03.312考核結(jié)果未納入業(yè)績(jī)考核制定小組決議,定期考核每周召開(kāi)1次小組會(huì)議,強(qiáng)調(diào)歸檔工作,月末進(jìn)行1次專(zhuān)項(xiàng)問(wèn)卷調(diào)查,完成率100%;歸檔考核情況納入業(yè)績(jī)考核,占個(gè)人業(yè)績(jī)考核的30%(1)確定專(zhuān)人編寫(xiě)確實(shí)可行、獎(jiǎng)懲并重的檔案管理考核制度;(2)每月進(jìn)行1次考核科室王博、馬超2014.04.01-2014.04.303無(wú)對(duì)延遲歸檔的處罰規(guī)定考核結(jié)果納入科室個(gè)人業(yè)績(jī)考核編寫(xiě)確實(shí)可行、獎(jiǎng)懲并重的小組檔案管理考核制度,完成率100%(1)每次會(huì)議專(zhuān)門(mén)講解歸檔意義和重要性;(2)月末進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查,每人能說(shuō)出3種歸檔及時(shí)意義;(3)對(duì)個(gè)人進(jìn)行業(yè)績(jī)考核科室王輝、李磊2014.05.01-2014.05.31

下一次活動(dòng)課題：提高衛(wèi)生監(jiān)督文書(shū)格式書(shū)寫(xiě)準(zhǔn)確率。

[1]何娟. 安徽地區(qū)鐵路沿線(xiàn)伙食團(tuán)衛(wèi)生狀況調(diào)查分析[J].疾病監(jiān)測(cè)與控制雜志，2012(7)：407-408.

[2]季芳，李海瑛，韓非，等.應(yīng)用PDCA循環(huán)改進(jìn)病歷質(zhì)控[J].中國(guó)衛(wèi)生質(zhì)量管理，2015，22(2)：37-39.

[3]楊仁席.武威鐵路轄區(qū)沿線(xiàn)職工伙食團(tuán)衛(wèi)生現(xiàn)狀調(diào)查[J].疾病監(jiān)測(cè)與控制雜志，2011(11)：681-682.

[4]馬世珍，馮建春.鐵路沿線(xiàn)職工伙食團(tuán)衛(wèi)生狀況和管理對(duì)策[J].疾病監(jiān)測(cè)與控制雜志，2011(7)：421-422.

[5]愈愛(ài)祥，沈福杰，邵志萍.南市區(qū)建筑工地食堂食品衛(wèi)生質(zhì)量現(xiàn)況調(diào)查[J].上海預(yù)防醫(yī)學(xué)，2000(5)：33-34.

王博：北京鐵路局天津鐵路疾病預(yù)防控制所監(jiān)督二科科員

E-mail：TJTLJDS2@163.com

修回日期：2015-11-06

責(zé)任編輯：吳小紅

Improvement of Timeliness Ratio of Health Surveillance Files Archiving/WANG Bo,YUN Naifang,MA Chao,et al.//Chinese Health Quality Management，2016,23(2):69-72

Through QC group activities, timeliness ratio of health surveillance files archiving increased from 30.13% to 99.1%, which improved the archiving efficiency of health surveillance files, ensuring the complete of health surveillance files, and make a useful attempt for standardization and systematization of law enforcement of health surveillance.

Health Surveillance; Instruments; Archiving; Timeliness Ratio

10.13912/j.cnki.chqm.2016.23.2.23

2015-09-23

王博運(yùn)乃芳馬超嚴(yán)怡靜

北京鐵路局天津鐵路疾病預(yù)防控制所天津300140