智慧檔案館體系構建初探

馮　珂（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210023）

智慧檔案館體系構建初探

馮珂
（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210023）

智慧檔案館是隨著智慧城市而提出的一個概念，是對數字檔案館內涵的豐富和提升。智慧城市建設對檔案部門來說是一次極好的機遇，同時也是從未有過的挑戰。近兩年，智慧檔案館已成為檔案學界的研究熱點，智慧檔案館概念及建設方法等都已有了一些研究，但是智慧檔案館體系的研究還不多見。文章研究了智慧檔案館的概念和特點，并就大數據時代如何充分利用物聯網和各類新技術構建智慧檔案館體系，科學管理和開發利用檔案進行了初步的探索。

智慧城市智慧檔案館檔案管理物聯網體系構建

智慧檔案館是隨著智慧城市而提出的一個概念。智慧城市建設對檔案部門來說是一次極好的機遇，同時也是從未有過的挑戰，檔案館建設必須適應智慧城市建設的需要，建設智慧檔案館就成為檔案館發展的必然趨勢。

從江蘇省綜合檔案館發展現狀來看，通過不斷推進檔案信息化建設，有不少檔案館已經建成了數字檔案館。截至2014年底，全省已有5A級數字檔案館9個,4A級數字檔案館8個，3A級數字檔案館1個。在數字檔案館理論和實踐已基本成熟的基礎上，部分檔案館積極開展了智慧檔案館的研究和實踐。2011年南京市檔案局（館）根據智慧城市的要求提出了《南京市“智慧檔案”建設規劃》，要求基于物聯網和云計算技術搭建智慧檔案體系；2014年張家港市檔案（局）館啟動“智慧檔案館”項目建設，通過“智慧檔案館”項目一期工程初步建立了智慧檔案館系統，同時應用射頻識別（RFID）技術實現了檔案的智慧管理；2015年江蘇省檔案局（館）研究并提出了智慧檔案館工程（一期）建設方案，方案要求實現檔案館庫智慧管理。

通過對江蘇省綜合檔案館現狀的分析，筆者認為一些發達地區，特別是已經實施智慧城市建設的地區，已不滿足于檔案數字化管理的現狀，開始探索更高階段的檔案館形態，經過多年的實踐，取得了許多成果，比如應用射頻識別技術對檔案進行智能化管理，檔案館庫的智能化等等，雖然這些創新成果比較零散，不成體系，偏重于減少檔案管理的人為干預，實現智能化，但是已經在走向智慧檔案館的路上邁出了堅實的步伐。

近兩年，智慧檔案館已成為檔案學界的研究熱點，智慧檔案館概念及建設方法等領域都已有了一些研究，但這些研究還有一些局限，研究成果沒有完全形成系統，文獻數量較少，內容大多趨于雷同，智慧檔案館至今沒有一個權威的概念，也沒有形成一個具有實踐指導意義的智慧檔案館建設體系。本文嘗試對智慧檔案館進行定義，并研究了其應具有的特點，在此基礎上進行了智慧檔案館建設體系的構建。

1　智慧檔案館的定義

要構建智慧檔案館建設體系，首先必須明確智慧檔案館是什么。然而智慧檔案館目前還沒有權威的定義，筆者根據研究和實踐認為可以將智慧檔案館的定義概括為“以人為本、綠色節能、數字智能、安全可靠”的檔案館。

具體來說：智慧檔案館（Smart A rchives）就是在數字檔案館建設和發展的基礎上，以公眾服務為導向，以深度利用、加強服務為核心，以資源建設、館際互聯、共建共享為主線，以建設集成智能的館庫管理和實體檔案管理、檔案大數據整合和服務平臺為重點，基于互聯網、物聯網等新技術構建的可以智能管理多元化檔案資源、具有感知與處置檔案信息能力并提供檔案信息泛在服務的新型檔案館。

2　智慧檔案館應具有的特征

相較智慧檔案館而言，數字檔案館更注重館藏檔案資源的數字化和電子檔案的移交和接收，重點為數字檔案資源的整合和開發利用服務，是實體檔案邁上信息化、現代化之路的自身革命。智慧檔案館的產生，是時代發展到更高階段的產物，它不滿足于海量數據的生成和存儲，更多的是要賦予實體檔案館和數字檔案館以生命，使得檔案融合為智慧城市的一個節點，圍繞社會組織和公民的感知、感受開展資源匯集和信息服務，一般應具有以下幾個特點：

（1）無所不在的感知。物聯網技術是智慧檔案館的核心,智慧檔案館通過物聯網實現內外部信息交換，構成一個智慧通信系統，使檔案館中各部分之間實現相互感知，這些部分包括檔案、檔案館建設、設備、用戶、工作人員等等。從而實現用戶、檔案、設備之間快捷、無障礙的對接［1］。互聯網技術也是智慧檔案館建設的核心技術,通過互聯網技術，我們可以在互聯網、政務網、局域網上建設智慧檔案館，不管是檔案工作人員、政府工作人員，還是普通百姓都能最大范圍的獲取檔案。

（2）資源管理智慧化。檔案館的基礎就是檔案資源，如今的檔案資源早已不再局限于紙質檔案，數字檔案館早已經要求檔案館接收電子檔案。智慧檔案館的資源是館藏的一切類型的檔案，智慧檔案館可以通過智慧檔案系統管理所有的電子檔案資源，也可以通過物聯網技術管理所有的實體檔案資源。智慧檔案館同時在政務網、互聯網上也建立起集中式的智慧檔案管理系統，以此實現公眾信息的共享和發布、部門之間的信息共享、檔案館之間的共享管理。

（3）建筑設施智慧化。樓宇建筑設施的智能化是智慧檔案館的基礎。為了實現以人為本、綠色節能、數字智能、安全可靠的智慧檔案館要求，要對檔案館內部的各種設備實行智慧化管理，構成智慧樓宇系統，實現消防系統、溫濕度控制系統、照明系統的自動調節，實現安防系統、門禁系統、公共廣播系統等的自動控制。保證檔案建筑內的各項設備合理、穩定的運行，通過各個系統的集成管理減少人力物力投入，有效降低檔案館運行成本。建筑設置的智能化、網絡化、數字化，使我們的檔案館更加的以人為本，在各方面都可以為檔案工作人員和檔案用戶提供便利。

（4）檔案服務智慧化。為公眾服務，發揮檔案館公共文化設施的作用是對智慧檔案館的必然要求。智慧檔案館通過物聯網技術實現信息共享和交換，通過大數據和數據挖掘技術分析用戶的需求，從而構建一個有豐富的資源基礎，具有分析、處理、管理和決策能力的智慧服務系統。智慧檔案館以互聯網和物聯網技術以及全新的智能館庫與先進的設備為基礎，實現了各種不同類型的檔案都可以通過互聯網開展不受時空限制的檢索和利用。智慧檔案館還可以運用各種新媒體開展信息服務，為利用者提供了豐富多彩的新體驗，構成了檔案服務的新形態。

3　智慧檔案館體系的構建

綜合國內智慧檔案館研究與實踐，筆者認為智慧檔案館體系至少應由三部分構成，如圖1所示分別是智慧檔案體系、智慧物聯體系和智慧通信體系。

（1）智慧檔案體系是智慧檔案館的血肉，基礎之基礎，由三個部分組成。

一是覆蓋人民群眾的檔案信息資源體系。主要內容包括以數字化和收集移交為基礎的智慧檔案館的資源建設，側重檔案資源本身的收、存、管、用。資源是檔案館的基礎，智慧檔案館也不例外。擁有了數字檔案資源，才可能實現檔案服務、利用等工作的智慧化。

二是以云存儲、云計算技術、大數據技術為基礎的智慧檔案管理和服務體系。實現智慧檔案管理必須具備一個完善的、智能化的檔案管理系統，筆者認為現階段智慧檔案管理系統建設應以OAIS模型（Open Archival Information System，即開放檔案信息系統）為基礎，充分利用各類信息技術，具有智能化的收集、管理、長期保存和利用等功能。構建智慧檔案服務體系則應運用云技術，實現檔案云存儲、云查詢，建立民生檔案共享平臺，實現檔案最廣泛的查詢利用。

三是以存儲安全技術為基礎的智慧檔案安全體系。智慧檔案安全體系首先要求改變傳統的身份認證體系。智慧檔案館可以考慮在檔案系統中引入更先進、更智能的認證方式，比如CA認證、指紋認證、筆跡認證甚至虹膜認證等方式，也可以將幾種認證方式組合使用。智慧檔案館應具有智能的檔案備份體系，完善的檔案備份體系應是離線和在線、本地和異地以及多種備份策略的結合。智慧檔案館還應具有網絡安全體系，保證智慧檔案館涉及到的內網、專網、政務網和外網的訪問都能得到有效控制。

（2）智慧物聯體系是智慧檔案館的骨骼，可以盤活檔案館庫和檔案實體。其由三個部分構成：

一是智能樓宇管理體系。智慧樓宇主要是指整個檔案館建筑的智能化，智能建筑系統是指利用系統集成方法，將智能計算機技術、通信技術、信息技術與建筑藝術有機結合，通過對設備的自動監控，對信息資源的管理和對使用者的信息服務及其與建筑的優化組合［2］，所獲得的投資合理，適合信息社會需要，并且具有安全、高效、舒適、便利和靈活特點的建筑物。檔案館的建筑智能化應實現樓宇的自動控制，擁有辦公自動化系統、綜合布線系統、系統集成中心［3］。

二是智慧庫房管理體系。通過無線傳感技術和RFID超高頻射頻技術，結合智慧物聯檔案庫房管理建設的目標以及檔案庫房的實際情況，智慧庫房應在檔案信息管理系統的基礎上，以無線傳感技術為依托，建立一個檔案庫房溫濕度無線感知系統，基于傳感器技術的檔案庫房的恒溫恒濕的自動控制系統，實現檔案庫房溫濕度遠程監測控制報警聯動功能，應用RFID超高頻技術，研制開發超小型手持超高頻讀卡設備，實現檔案庫房的超高頻標簽管理，全面實現檔案庫房安全監控，實現檔案庫房管理的桌面設備和手持設備的雙重管理。

智慧庫房的構成主要應包括庫房物聯溫濕度監控系統；RFID超高頻檔案庫房門禁安全系統；移動便攜的超高頻智能上架系統；取歸檔管理系統；日常庫房檔案手持終端抽檢系統；便攜智能手持終端的在線閱檔系統；超高頻智能手持終端盤庫系統［4］；庫房檔案精確定位系統；卷宗檔案的RFID超高頻標簽預處理系統。

三是智慧機房管理體系。智慧機房實現了對機房內環境的溫度、濕度、潔凈度、設備的運行狀態、供電的電壓、電流、頻率、功率、配電系統的開關狀態、測漏系統等進行實時監控并記錄歷史數據，同時對機房設備的工作狀態進行實時的視頻監控，實現對機房的遙控管理功能［5］，使機房監控不再需要人員值守，減輕了機房維護人員的負擔，提高了系統的可靠性，滿足了集中監控、維護和管理的機房維保要求，具有設備狀態實時監控、記錄和處理設備運行信息、故障預警及智能排除、各類設備綜合管理等多重功能，為機房科學高效的管理和安全運營提供有力的保證。

圖1　智慧檔案館體系架構圖

（3）智慧互通體系是智慧檔案館的心臟和靈魂，可以實現智慧檔案館共建共享共用。主要內容有：

一是通過檔案專網實現館際交互。檔案館之間一般來說沒有安全的網絡可以實現直接互聯，現有的研究一般是通過VPN技術在互聯網上建立虛擬專網實現檔案館之間的互聯，但是基于互聯網還是存在一定的不安全性和不穩定性。各級檔案館可以通過租用專門網絡線路實現智慧檔案管理系統互聯及檔案信息資源合作共享，進一步拓展社會服務空間及優質、高效的社會服務，充分發揮檔案的作用。檔案專網首先可以實現區域內不同級別檔案館之間的互聯互通，組成本地區的檔案館集群，然后可以實現不同區域內的同級別檔案館集群之間的互聯互通，實現更廣大范圍的檔案信息資源共享。

二是通過政務網實現檔案館、室之間交互。檔案館和檔案室之間一般有各地政府建立的政務網相連，智慧檔案館應充分利用現有的網絡條件，利用政務網絡，實現檔案館、室的交互。實現檔案室檔案員實時在線咨詢、檔案館業務指導人員在線業務指導。通過檔案館、室系統的互聯實現檔案室檔案的定時在線移交，檔案室在線查詢檔案館所存檔案。

三是通過各種方法實現檔案館與利用者的交互。通過構建服務云平臺，分層分眾的推送，并通過提供各種檔案大數據，方便各類利用者通過互聯網、政務網和專網、VPN、微博、微信和檔案APP等定制、檢索和獲取檔案資源，滿足社會公眾利用檔案的需求，實現檔案的自身價值。還可以根據利用者興趣，定期在互聯網上發布形式多樣的電子檔案展覽。

4　結語

智慧檔案館是一個全新的概念，是檔案館事業發展的機遇與挑戰。智慧檔案館不是一個狹義的概念，應該是一個完整體系。構建一個科學、合理的智慧檔案館建設體系對檔案部門促進智慧檔案館建設有著重要的指導意義。文中構建的智慧檔案館體系是根據現有的理論研究、工作實踐及筆者本人的研究所得，還沒有經過實證研究，因此還存在許多不足，將在今后的工作實踐和研究中加以完善。

［1］張瑞武.智能建筑［M］.北京:清華大學出版社.1996.

［2］王用倫等.智能樓宇技術［M］.人民郵電出版社.2014.

［3］劉玉剛.電力通信機房設備網絡化集中監控系統［J］.電力系統通信.2009（3）.

［4］畢娟.智慧城市環境下智慧型檔案館建設初探［J］.北京檔案.2013（2）.

［5］劉镕暢等.檔案RFID管理的標簽EPC數據存儲區編碼方法及應用［J］.檔案與建設.2013(11).

馮珂，江蘇省檔案局科技處主任科員，南京大學信息管理學院研究生。主要研究方向為數字檔案館，智慧檔案館建設。

Research on the Construction of SmartArchives System

Feng Ke
（Feng Ke,Academy of informationmanagementof Nanjing university,Nanjing,Jiangsu,210023）

Smart Archives is a concept put forward w ith the Smart City,and it enriches and enhances the contents of the Digital Archives,Smart City construction is a greatopportunity for the archives,butalso is a huge challenge have nevermet,The conceptof smartarchives,as a research focus in the field of archival science in recent years,has been studied by the academia from various aspects such as its theory and construction.However,research focusing on the way of building a Smart Archives system is still limited.This paper first discusses the concept and characteristics of SmartArchives,and then discusses on big data era,how tomake fulluse of the Internetof thingsand allkindsof new technology to build a Smart Archives system whichmanagesand develops Archives scientifically.

Smart City;SmartArchives;Archives Management；The Internetof Things；System Construction

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