淺談稅務檔案電子化管理

亓海燕（江蘇省泰州地方稅務局檔案管理中心,,江蘇泰州，22530025300）

淺談稅務檔案電子化管理

亓海燕
（江蘇省泰州地方稅務局檔案管理中心,,江蘇泰州，22530025300）

隨著社會主義市場經濟的不斷發展，國內外經濟環境發生了重大變化，納稅人的經營方式日趨多元化，地稅部門的稅收征管工作面臨著新的挑戰。強化稅源監控與管理、提升稅收征管效率是增加稅收收入的重要途徑。稅收征管檔案是摸清稅源、強化管理的重要憑據，在保障稅收工作、促進經濟發展、建設和諧社會中扮演著重要角色。隨著“互聯網+”時代的到來，稅務檔案的種類與載體呈現出多樣化發展態勢，數量不斷增多，傳統的稅務檔案管理模式顯然已經無法滿足當前稅務工作的需求，積極探索新型、高效的電子檔案管理手段，已成為稅務檔案管理者的重要任務。

一、電子檔案管理在稅務檔案工作中的意義

1.促進稅務檔案資源共享

稅收征管檔案是反映稅收征納關系的第一手資料，是納稅人依法納稅、稅務人員依法征稅的原始依據。同時，稅收征管檔案也是稅務部門掌握稅源動態、制定稅收計劃的基本依據。要發揮稅務檔案的憑證和參考作用，需要實現稅務檔案的資源共享，使其在稅務系統內無障礙流通和共享。稅務檔案通過數字化轉變為電子檔案，通過互聯網能夠安全保存、高效流通和共享，提高稅務檔案的利用率。稅務部門通過對稅務檔案的分析研究，能夠從宏觀角度把握稅源變化情況，并根據國家宏觀政策和經濟發展趨勢預測稅收情況，進而制定更加科學合理、準確務實的稅收計劃，為更好地完成稅收任務奠定堅實基礎。

2.促進“兩提高、兩降低”的全面實現

圖1電子檔案管理系統示意圖

隨著稅收征管改革的不斷深化，改革的重點越來越側重于提高稅收征管質量與效率、實現“兩提高、兩降低”的目標。“兩提高”即納稅人滿意度的提高和稅法遵從度的提高，“兩降低”即稅收流失率的降低和征納成本的降低。電子檔案管理手段的推行，能夠極大地促進稅務信息共享，方便稅務檔案信息的搜集與利用，在促進“兩提高、兩降低”全面實現方面有著無可替代又無可比擬的作用。將電子檔案管理方式應用于稅務檔案管理工作，能有效減輕稅務檔案管理工作人員的勞動負荷，促進稅務檔案管理工作效率與質量不斷提高，使稅務檔案資源充分發揮其應有價值。

如圖1所示，應用以電子檔案管理平臺為核心的電子檔案管理系統，能夠通過互聯網連接用戶與稅務機關，整合稅收征管業務系統、稅務檔案管理系統等信息平臺，促進稅務檔案信息的共享與流通，實現稅務檔案的征集、建檔、服務一體化，為稅務部門推行異地涉稅審批、涉稅業務同城通辦、征管監控甚至國地稅聯合辦稅等服務奠定堅實的基礎。

3.促進信息管稅的全面實現

信息管稅是利用信息技術手段，解決征納雙方信息不對稱問題，完善稅收征管機制和稅源管理體系，提升稅收征管水平，實現稅收分析、納稅評估、稅務稽核、稅源監控四位一體的重要途徑。借助圖1所示的稅務電子檔案管理系統，納稅人可利用計算機和掃描儀方便快捷地辦理涉稅事項，稅務機關工作人員也可利用電子檔案管理系統輔助開展稅收分析、納稅評估、稅務稽查、行政應訴等各項工作，在稅收檔案的分析應用過程中實現動態資料與靜態資料的完整結合，為信息管稅的全面實現發揮推動作用。

二、稅務電子檔案管理現狀分析

近年來，我國各級稅務部門對電子檔案管理進行了積極的嘗試，但目前成效并不十分理想，主要存在以下問題：

1.稅務電子檔案管理系統軟、硬件不完善

電子檔案管理的有效實施，需要良好的軟件條件和硬件配置，但目前我國許多基層稅務部門受經費、技術限制，在稅務檔案設施、設備建設方面相對滯后。一些檔案數字化的相關設備例如電腦、掃描儀等以及相關檔案管理軟件缺乏，且現有的軟硬件設備維護不夠，導致稅收征管信息化建設與稅務檔案數字化建設脫節，稅務檔案數字化建設、利用、開發水平較低，制約了地稅電子檔案管理的有效性。

2.稅務電子檔案安全保密工作滯后

做好稅務電子檔案安全管理和保密工作，對于維護稅務電子檔案的信息安全和提升稅務電子檔案管理工作的科學性與有效性有著重要的意義。目前，稅務部門電子檔案平臺建設相對來說并不完善，尤其是在安全建設方面相對滯后，稅務電子檔案面臨著計算機病毒、黑客攻擊等多重網絡信息安全隱患。另外，由于電子檔案管理的應用尚處于起步階段，許多稅務部門尚未建立電子檔案數據災備系統，一旦遭受黑客攻擊或病毒侵襲，稅務電子檔案極易丟失或被篡改，進而對稅收征管工作造成嚴重打擊和不可估量的損失。因此，積極完善稅務電子檔案管理平臺并強化安全管理勢在必行。

3.稅務電子檔案標準化建設滯后

稅務電子檔案經過標準化建設，統一了稅務電子檔案格式、內容，能夠提升電子檔案共享效率和利用價值。但目前稅務部門對相關標準的制定尚未引起足夠的重視，尤其是電子檔案管理與考核制度亟待完善。電子檔案管理的標準化建設，應結合稅務檔案工作的范圍、內容、特點、要求等，同時借鑒國內外先進經驗，出臺統一的檔案管理標準、技術方法規范，才能有效推進稅務電子檔案建設進程，早日實現全面的電子稅務檔案標準化管理。

三、電子檔案管理在稅務檔案工作中的應用措施

為解決稅務電子檔案管理中的現有問題，充分發揮電子檔案管理的優勢，地稅系統檔案部門可探索采用以下措施：

1.健全電子檔案管理平臺

完善的電子檔案管理平臺是稅務檔案管理工作信息化建設的重要基礎，對此應采取以下對策：第一，結合總局“金稅三期”工程的推進和試點，在稅收征管電子化管理信息系統的建設中，進一步完善、改進，提升安全性與流暢度。第二，完善功能模塊。在劃分檔案采集、整理、歸檔、管理、應用及系統管理六大模塊的基礎上，細化每個模塊的功能，尤其是強化高速掃描、高拍儀采集、本地上傳功能的建設，提高納稅人辦理相關業務的便捷性。為充分發揮電子檔案資源的利用價值，應對“檔案應用模塊”的定義進行拓展，將檔案查詢、檔案采集情況查詢、檔案統計查詢、稅務電子書、電子文件展示等功能納入檔案利用模塊，為稅務系統內外的檔案資源需求者提供便捷的查閱、咨詢服務。第三，隨著地稅部門電子檔案管理水平的不斷提高，應積極溝通國、地稅電子檔案系統，促進納稅人檔案信息在國地稅網絡間的流通，提高納稅人向國、地稅機關報送資料一致性、真實性、準確性。

2.科學設計電子檔案管理目錄

一般來說，稅務電子檔案由核心征管申報數據和實物檔案資料掃描形成的電子影像資料共同構成。

圖2　稅務電子檔案形成流程

如圖2所示，核心征管數據通常需要納稅人自己或稅務工作人員直接錄入電子檔案系統，紙質申報材料需通過掃描等手段動態生成影像資料納入電子檔案系統。“電子檔案”涵蓋的信息種類十分復雜，要更好地保存和利用這些電子檔案，必須結合業務性質建立詳細的電子檔案目錄。可先將電子檔案劃分為稅務登記類、納稅申報類、發票管理類、認定證明類、稅收會計類、稅收優惠類、行政處罰類、財務報表類、納稅評估類、稅務稽查類和綜合管理類等檔案門類。在此基礎上再進行細分目錄的設計，最終形成科學合理的電子檔案管理目錄樹，為開展電子檔案信息的歸檔、管理、利用與開發工作打下堅實的基礎。

3.強化電子檔案系統安全管理

為保障電子檔案資源安全性，應采取以下安全管理措施：首先，要強化使用者身份認證，確保檔案管理人員物理身份與數字身份完全相符。稅務管理人員應按照單位要求規范采用內部CA進行身份認證。其次，要提升數據傳輸安全性，通過訪問控制、信息過濾、防火墻、網絡隔離等技術的綜合運用來防范數據傳輸過程中的安全風險。再次，要對關鍵數據進行加密存儲，使非法獲取稅務檔案信息者無法識別盜取信息的內容，可采用對稱密鑰、非對稱密鑰、專用密鑰等技術實現。在電子檔案管理過程中，檔案人員應對關鍵數據有選擇性地采用恰當的加密對策。

4.完善電子檔案管理與考核制度

完善的稅務電子檔案管理與考核制度，能夠使稅務電子檔案管理工作有章可循、有據可依，能夠提升檔案人員在電子檔案管理工作中的規范性和積極性。首先，依據《全國稅務機關檔案管理辦法》，結合地稅部門稅收征管范圍、業務特點、服務對象等實際條件，對照單位信息化、現代化建設的發展目標與總體規劃，建立本單位的稅務檔案管理規章制度，尤其要強調和細化與電子檔案管理有關的制度建設。其次，明確稅務電子檔案管理工作的負責人，負責電子檔案管理工作監督、校驗，處理工作中發現的問題，并提出相應的建議。最后，完善電子檔案管理工作的績效考核體系。結合稅務系統建立的“橫向到邊、縱向到底”的績效考評模式，對稅務電子檔案的采集、歸檔、移送、開發等各項工作建立明確指標，制定相應的考核方法，納入績效考評指標體系，并給予相應的獎懲措施，以激勵稅務檔案人員不斷提升自身綜合業務素質，優化電子檔案管理工作，促進檔案管理者個人與檔案管理工作的共同進步、共同成長。

綜上所述，電子檔案管理的應用，能夠促進稅收征管工作達到“兩提高、兩降低”的目標，有利于信息管稅的全面實現，在稅務檔案信息化建設中發揮著積極作用。當前，我國稅務單位電子檔案管理的應用水平有待提高，尤其是在檔案管理軟硬件條件、檔案保密、檔案規范化建設等方面。鑒于此，積極改進電子檔案管理方法，完善稅務檔案標準化建設，建立有效的電子檔案管理與考核制度，是稅務檔案管理工作者義不容辭的責任。稅務檔案部門應立足現實，從強化平臺建設、細化電子檔案目錄體系、強化電子檔案安全管理等方面做起，充分發揮電子檔案管理在稅務工作中的作用，實現稅務檔案為人民服務的價值。

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