試析ERP在工程項目管理中的應用

文/雷平賢

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試析ERP在工程項目管理中的應用

文/雷平賢

隨著經濟全球化的發展和國內市場經濟體制改革的深入和完善，國內工程項目管理目前需要通過引進和采用現代化、最尖端的管理理念和管理辦法才能實現工程項目國際化的發展路線。ERP管理系統建立在現代管理理念和思想基礎上，以信息技術和電子科技為載體的現代化的管理手段。在市場競爭愈發激烈的今天，ERP管理系統在工程項目管理中有著統一流程、規范管理、加強資金管理的重要作用。然而，目前ERP在工程項目管理中還存在一些不容忽視的問題，突出表現在項目類別界定錯誤、系統操作失誤、管理思想和系統技術脫節、財務人員素質有待提高等幾個方面，對ERP管理系統優勢能力的發揮有著嚴重的阻礙作用。造成這些問題的關鍵因素是由于工程項目實施過程中管理和工作人員對ERP管理流程一知半解以及相關工作人員的技術水平的限制和其對操作系統的不了解。因此，加強ERP系統在工程流程推廣和相關人員技術培訓工作可以引導ERP系統在工程項目中更好地取得應用效果。

ERP； 工程項目； 管理； 應用

在網絡通訊技術和電子科技的不斷發展的今天，技術的更新給工程項目管理提供了更多嶄新的思路和更加有力的技術環境的保障。目前，工程項目管理改革的趨勢正在朝著買方市場的方向不斷傾斜，項目中管理的目標從資金、成本的控制逐漸轉變為注重品質、創新能力和服務理念等多元化的要素構成。基于電子科技和信息技術的最新發展，ERP管理系統從現代企業管理理念出發，通過對工程項目實施過程中的資源進行科學、規范的整合和平衡的調配，從而為項目管理和決策層提供新的實施方案。然而，由于ERP系統的高技術、高科技含量的原因，導致了ERP系統在國內部分工程項目管理中的不適應性，給ERP系統的引入及普及工作造成了一定的阻礙。然而，當前工程項目想要獲得更加好的收益，并不斷增強項目本身在經濟發展中市場上的競爭力，就需要借助科學化、信息化的ERP管理系統來為項目管理解決多元化市場模式下的管理上的難題。

一、ERP系統及其在工程項目管理上應用背景

（一）ERP系統及其主要功能

目前，隨著國際上先進企業管理理念的不斷發展，由于企業在發展過程中制定發展決策時要對影響企業的各項因素進行多元化的考慮。傳統對產品、銷售、服務上的單一性的規劃和管理已經不能夠滿足企業在新的市場競爭環境中發展的需求。隨著信息技術和電子科技的發展，ERP管理系統為企業經營管理提供了新的管理思路，通過借助信息技術和電子科技的技術成果，ERP管理系統可以對企業目前資源進行最優整合，為企業管理提供快速有效的管理和規劃辦法。

ERP管理系統主要的功能是起到對資源進行整合管理的作用。資源同時包括內部資源和外部資源兩個方面，內部資源由資金、資產、設備和人力資源等要素構成；外部資源則主要包括國家政策、市場信息和目標消費者群體等。ERP系統通過對生產、銷售和服務中的信息進行獲取、傳遞和加工，從而以標準數據庫為基礎進行管理活動。ERP系統的管理可以通過數據的鏈接和有效的分析處理，深入到供應鏈管理、生產管理、資金管理、資本管理、財務管理、項目和業務管理以及人力資源管理等多維度、多元化的角度，提供更簡潔更快速的管理和決策辦法。

（二）ERP系統對工程項目管理的作用

在項目開發的實施過程中，對于資源整合的需求是十分大的。目前，從市場環境的綜合角度上來講，ERP系統可以將項目需求同資源基礎整合起來，從而提高項目工程中的協作能力、辦公效率、管理幅度和應變能力。

1.統一流程、規范管理

大ERP包括ERP核心系統、項目管理系統（PMS）、采購管理系統、合同管理系統、人力資源管理系統、預算管理系統、資金管理系統、財務報賬系統、主數據管理系統、稅務管理系統等子系統。借助大ERP系統平臺，通過一體化的業務流程設計和自動會計規則，從項目立項開始，就順著工程項目類型特有的設計路徑將相關業務處理的各個環節全部納入大ERP系統進行管理，逐步將業務信息自動轉換為會計信息，在建工程線上自動轉資。信息流通過各崗位職責和固化的操作流程實現了準確地傳遞，達到了規范管理、統一流程的目的。特別是在大集團環境下，大ERP實現能促進上下信息口徑統一、管理規則統一、工作流程統一，從而提升管理的效率。項目業務流程，同工程結構進行緊密結合。借助ERP系統，項目工程的流程細節可以得到徹底的分析和充足，并以此為基礎實現ERP系統對于各種資源的優化管理和利用。目前，工程管理中采用的系統主要由PMS系統和ERP系統兩個主要部分組成。兩個系統之間可以通過系統接口平臺實現信息交互，項目、任務分解結構、項目預算信息通過系統接口平臺從PMS導入ERP核心系統。

2.提高信息傳遞的效率

工程項目中ERP管理系統的啟用包括了標準數據庫、流程規范化、ERP系統操作辦法規范化等諸多任務。ERP管理系統可通過完善的專業化的管理體制，在基礎數據收集上可以降低人力和實踐的消耗，從而實現數據標準化和最大化的收集過程和效率。PMS系統主要負責進行項目立項和進度管理，即從投資計劃到立項、執行、驗收、評估的全過程管理。ERP是工程項目管理中的核心系統，主要進行項目成本核算和轉固管理。ERP系統主要負責項目維護、預算管理、成本歸集、轉固處理、固定資產等環節管理。各個子系統之間信息可以實現交互，在每個子系統可以實現信息多維度查詢的功能，比如工程項目的立項信息、成本歸集信息、合同履行信息、在建工程轉固信息等，都可以方便快捷地從系統獲取，信息傳遞效率很高。

3.資金管理

工程項目涉及資金金額較大，在ERP系統中，按照工程項目管理的路徑，項每個環節都為資金安全提供了保障。在PMS系統中，工程項目必須有資本化支出的預算并且進行了可行性研究才可以提交立項申請。之后采購申請提交歸口部門進行采購時，采購歸口管理部門根據預算進行招標，選擇供應商后將供應商信息通過合作方門戶進行錄入核對，提交合同簽批申請。財務、法務、相關負責人會對合同的金額、支付方式、合同標的、法律風險等信息從歸口管理的角度進行審核、把關。合同實施環節中付款金額、比例等信息是在合同簽訂時已經固化下來的，物資出入庫環節，在建工程項目成本進行的歸集，同時合同到了付款環節，依據資金計劃，報賬平臺將付款信息傳遞到資金系統。資金系統與網銀直接連通，實現了資金的安全支付。通過對項目資金嚴格、系統化的管理，有效地降低了工程項目的潛在風險。

二、ERP系統在項目管理應用中的問題分析

雖然ERP管理系統對于工程項目的管理有極大的優勢，然而在實際應用過程中還不很順利，由于各種因素的影響，會經常出現很多不同的問題，導致項目周期延遲、項目轉資困難、項目核算不規范等情況。突出表現在以下方面：

（一）項目類別界定錯誤

ERP系統不僅僅是針對工程項目進行管理的，還可以對收入項目和費用化項目等進行管理，項目立項后，根據不同的項目類型，將項目編碼等立項信息通過模板等方式導入ERP系統，其中，項目類型決定著項目在ERP中的流程路徑，項目編碼是項目在ERP中的唯一固定標識。工程項目在PMS中立項后，按照常規的做法，工程項目的項目編碼、名稱、類別等信息是從PMS系統自動導入到ERP系統的，即集團在PMS系統中通過WBS任務分解將任務分給具體承建單位，之后操作“檢驗”和“導入”即可導入到承建單位，這是一種比較穩妥的做法；但還有另一種操作方式，是可以通過承建單位手工通過工程項目類型的模板導入到ERP系統，但這時就會出現差錯，比如項目編碼不一致、項目類別判斷有誤等，導致與PMS不能實現對接和信息交互，ERP 系統中也不能按照工程項目流程進行核算管理。

（二）系統操作失誤

大ERP系統子系統較多，各個環節的管理人員對自己所負責的模塊操作尚不能駕輕就熟，更別說對上下游模塊的了解了。故此，系統操作失誤的事情是不可避免的。例如，項目管理流程中有一個設計審批的環節，此環節在PMS中進行了固化，規則是設計合同必須有線上的設計批復才能在ERP系統中進行履行，可是，設計是針對某些需要設計的工程項目的，而并非每個工程項目都需要經過的環節。所以，工程項目管理人員可能會對需要設計環節的項目出現系統誤操作，沒有等該項目執行到設計環節就在PMS中執行了項目結束的命令，導致該項目的設計合同費用無法順利計入在建工程成本。

（三）管理思想和系統技術脫節

ERP管理系統是建立在網絡信息技術和電子科技基礎上的現代化管理辦法。因此，ERP系統的實施需要同時具備過硬的硬件條件和能夠適應于企業發展的軟件條件。然而目前大多數情況下，管理者習慣于將ERP系統的失敗歸結于項目硬件不達標原因。然而，造成項目工程管理中ERP系統作用弱化的真正原因是ERP軟件系統同企業管理思想和文化上的脫節現象造成的ERP系統適應能力下降。比如對于擴容性的工程項目，依照規范的做法，是應該在前期資產的價值基礎上進行價值的新增或調整，但是項目人員往往害怕麻煩，直接在系統中生成了一條新的資產，而ERP系統對這樣的事項是無法控制。另外，企業傳統管理中項目設計審批滯后、成批采購的物料費用化、資產調撥不及時等原因均可能造成的工程項目轉資困難的狀況出現，從而導致了ERP管理能力下降。究其原因，還是因為企業現代化管理思想和管理制度發展程度不高引起的管理中出現的問題。

（四）項目管理人員業務素質有待提高

工程項目管理環節多，流程比較復雜，參與管理的人員較多，有項目經理、采購人員、合同實施人員、出入庫管理人員、財務人員、資產管理人員等各個環節的管理者，然而，所有人員并非只管理工程項目一件事，各個環節的人員更多精力放在了各自歸口管理的事項上。工程項目由于周期長、進度緩慢，各環節管理人員包括項目經理對工程項目的管理流程并不是很了解，往往是事情來了，才去找應對的方案。比如財務管理人員參與項目深度往往不夠，經常出現等著項目組報賬時才來審核過問項目進度及支出事項。同時，項目人員也很少主動要求財務人員參加項目立項評審和初驗等工作，導致項目初驗后很長時間財務不知曉，不能及時在ERP系統中對工程物資、服務費暫估進行會計核算，影響工程核算的及時性及準確性。

三、ERP系統在項目工程建設中的應用

（一）影響ERP系統在工程相關中應用的關鍵因素

1.在項目工程管理上優化流程

目前，工程項目管理中ERP系統存在的問題主要是由系統操作流程不規范引起的。在工程項目的管理過程中，傳統的管理思想和管理辦法對于項目管理者和一般工作人員的影響還是分嚴重。ERP管理系統雖然經歷了多年信息化改革的過程，但是現階段在管理銜接上還是存在一些陳舊的部分。因此，在ERP系統集成管理的過程中，這些管理上的盲點就會導致系統管理能力的減弱，數年累計的數據差異形成了信息化管理模式下的孤島。這些信息的孤島就會擴大ERP管理系統中基礎數據庫中的誤差，因此ERP系統需要經歷一個工程項目管理流程緊密結合的過程。為了實現這一目的，ERP系統的啟用需要經過對項目管理流程的分析和重組，才能實現信息化管理流程的最優化。

2.提升相關技術人員的綜合素質

ERP系統想要得到有效的實施，就要對相關技術和管理人員的綜合素質進行提升。既要加強他們對于ERP管理系統的正確認識，又要提升其在系統操作上的技術水平，防止人為性系統操作失誤引起的工程項目損失。針對項目建設部門人員應當加強項目管理流程的培訓，項目經理除了了解項目實際建設情況，還應該熟悉工程項目各環節的管理要求。另外項目采購等各歸口管理人員應當加強對ERP系統操作的培訓，應該熟練掌握如何規范進行ERP系統的操作。項目財務人員應當加強對項目管理流程及ERP系統和PMS的培訓，對制度和系統操作都熟悉和了解了才能督促項目經理和項目采購等各歸口管理人員規范完成各階段目標。隨著信息化的不斷發展，ERP管理系統的上馬和實施狀況直接影響到項目工程的開展程度和項目的核心競爭實力。ERP系統不僅僅是高科技的管理技術，更加是一種劃時代的先進管理思想。因此，在工程項目管理中要建立以專業技術團隊為中心，建立全體員工ERP系統管理規范，才能保障ERP在工程項目管理中的順利實施。

（二）ERP系統在項目工程建設中的應用措施

1.ERP在項目立項階段的應用

工程項目的立項和進度管理是在項目管理系統（PMS）中進行的，項目成本的核算和轉固是在ERP核心系統中進行管理。項目、任務分解結構、項目預算信息EPR系統在項目投資上，可以根據項目的類型、需求、建設計劃、進度等因素的不同，建立相對應的投資管理計劃模板。在ERP系統平臺上統一對項目投資計劃進行管理，并針對項目管理信息落實責任到工程各個責任部門，從而實現系統在投資計劃中對項目風險、周期、時間和質量的全方位的管理工作。通過ERP系統平臺的投資管理辦法，可以有效的減少工程投資階段由于信息不明和投資項重合導致的項目投資擴大的情況出現。同時，ERP系統還可以有效減少工程項目投資和決策之間的中間環節，提高工作效率。

2.項目工程整體流程管理的應用

ERP系統可以根據工程各個階段的不同需求，有針對性地對工程項目建設起到有效的管理作用。對于項目進度中的工作步驟、資金計劃、設備及材料采購、安全措施管理和工人安排等各個方面，都可以ERP系統平臺進行信息和要求的匯總分析，從而制定完善的項目計劃安排。ERP系統平臺加強了項目建設人員對項目建設全過程從立項到竣工應該預先列明進度時間安排表，不僅涵蓋建設內容還要有針對各項采購、合同、付款等事項的時間安排。之后定期對建設項目參與人員及領導進行通報，一方面使項目經理對項目有了整體進度的把握，另一方面可以促進各相關環節人員做好配合工作，督促大家推進項目的建設進度。

通過對管理信息系統的合理利用，工程管理可以實現對項目時間和項目進度的實時跟蹤，從而在保障工程項目整體時間進度要求的同時，能夠確保工程進展中每一個項目的質量要求。

3.項目工程基層管理中的應用

就當前工程項目管理的普遍情況而言，項目基層管理最為薄弱，也是工程項目中的問題多發地帶。導致這種情況的重要原因之一就是工程基層項目管理力度不夠，控制機制相對薄弱。因此，建設單位應該根據集團工程項目管理制度有針對性地建立本單位的制度，這樣才能便于執行，否則，若僅僅參照集團工程項目管理制度，有很多事項不能一一對應，難于順利執行下去。ERP管理系統可以對工程服務流程中涉及到的部門、崗位和工作人員的的職責進行明確的設定，并為其提供流暢的溝通平臺，從而保證各部門和工作人員之間項目關系和進度信息的流暢。通過ERP信息系統，可以減少人為因素對于工程項目的干擾，從而實現工程管理流程的固話。

4.項目工程在財務管理中的應用

ERP管理系統可以實現工程項目財務管理、物資管理和項目流程管理的集成化管理辦法，保障了項目信息的真實性和實時性。在工程項目啟動前期，ERP系統可以通過對項目工程數據的有效分析實現涵蓋項目中每個任務的總體科學預算，并在后期工程項目開展過程中對預算的執行情況進行實時有效的跟蹤。項目工程的財務管理環節中，ERP系統可以通過將對項目資金計劃、主要設備維護及所用材料的采購進行集中化安排。通過ERP管理系統的在工程項目管理中的應用，可以有效解決設計合同的簽訂和設計審批、設計費用入賬等財務管理問題，從而實現項目工程中財務信息的透明度和準確度。

5.項目工程竣工階段的應用

在項目工程竣工階段，ERP系統可以提供交付資產使用情況明細表、工程項目合同應付賬款項目表等資料，用于編制竣工決算報告，配合審計單位進行竣工決算的審計工作。ERP系統中詳細的工程項目信息在為批復竣工決算報告并向審計部門提供必要的審計意見上有著重要的作用。同時，通過ERP系統，還能夠實現對工程各項工作的費用實現分攤，在進行結算的過程中，通過系統中各項任務明細的導入，能夠將工程合同拆分到各個任務的明細項目中去，從而順利完成工程項目的決算工作。同時，不同的項目在管理過程中會遇到不同的問題，每個項目竣工審計后，都要針對性地總結該項目的問題所在，之后匯集到項目問題庫，方便以后的項目進行借鑒，避免類似的問題重復出現。

四、結語

ERP系統是實現工程項目管理信息化的關鍵。ERP系統的實施可以深入到工程項目的管理模式、崗位職責設定和工作能力提升等眾多方面。同時，ERP管理系統在項目工程管理中并不僅僅是一個現代化的單一管理手段，而是通過對工程項目實施流程的完善和優化貫穿于整個工程項目之中。ERP管理系統要想在工程項目總順利上馬實施，并收到應起的管理成效，要同時從注重領導重視程度、加大前期準備工作和重點抓技術培訓三個方面進行。

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（作者單位：中國聯合網絡通信有限公司研究院）