基層醫院科研檔案管理的探索及對策

蔣思敏

摘要：醫院科研檔案是醫院科研開發水平和技術實力的具體體現，然而現實中很多醫院，尤其是基層的科研檔案管理工作并不完善，甚至尚未開展科研檔案管理的工作。本文對隨機選取某二甲醫院2010年-2015年50份科研檔案的管理情況進行調查的結果進行報道，并針對普遍存在的問題，就關于加強基層醫院科研檔案管理工作的探索提出相應對策。

關鍵詞：基層醫院 科研檔案 對策

1978年黨的十一屆三中全會后，我國科學技術事業蓬勃發展，科技檔案工作進入了發展的新時期，以科研單位為龍頭，各類科技事業單位開始把檔案工作納入組織管理、各項科技管理及科研工作程序，并開始實行“四同步管理”，使檔案工作進一步程序化、制度化。1991年以后，從各種類型的科技檔案管理著手，逐漸發展到各類型事業單位進行科技檔案綜合管理，以及對檔案管理部門進行整體建設。1995年3月國家檔案局召開了事業單位科技檔案管理工作座談會，對工作做出了新的部署，將科技檔案管理工作的發展推向了一個新高潮。然而在醫療機構，尤其是基層醫院，科研檔案管理不規范的問題非常突出，本文隨機選取某而家醫院近年50份科研檔案的管理情況進行調查，并在此基礎上就加強基層醫院科研檔案管理工作提出相應對策。

一、資料和方法

1.研究對象

隨機選取某二甲醫院2010年-2015年50份科研檔案的管理情況進行調查，設計評價表，并進行數據分析。對科研準備階段、研究試驗階段、總結階段等3個階段共13個項目進行評價，每一個項目分為3個滿意程度，分別為：“好”、“一般”、“差”。

2.方法

根據科研檔案管理的要求，對選取的科研檔案進行13個項目定性評價，所有數據經過統一收集、整理后，進行滿意度分析，計數資料以百分率表示。

二、結果

1.科研準備階段檔案管理的評價情況

科研準備階段評價滿意程度為“好”的共216項，占比86.4%，評價滿意程度為“一般”的共30項，占比12%，評價滿意程度為“差”的共4項，占比1.6%（見表1）。

2.研究試驗階段檔案管理的評價情況

研究試驗階段評價滿意程度為“好”的共118項，占比59%，評價滿意程度為“一般”的共56項，占比28%，評價滿意程度為“差”的共26項，占比13%（見表2）。

3.總結階段檔案管理的評價情況

總結階段評價滿意程度為“好”的共127項，占比63.5%，評價滿意程度為“一般”的共47項，占比23.5%，評價滿意程度為“差”的共26項，占比13%（見表3）。

4.整體評價情況

根據調查結果可見，評價滿意程度為“好”的共461項，占比70.92%；評價滿意程度為“一般”的共133項，占比20.46%；評價滿意程度為“差”的共56項，占比8.62%。被調查醫院在科研檔案管理方面主要情況如下：第一，科研檔案的準備階段和總結階段管理情況良好，而研究試驗階段則整體管理情況則有待加強。第二，科研準備階段中，開題報告與課題調研論證材料管理方面仍有欠缺。第三，總結階段中，研究報告、論文專著材料管理情況不理想，有待進一步加強。

三、討論

1.醫院科研檔案的重要性

醫院科研檔案包含了大量的科研成果、專利、版權等信息，是醫院重要的無形資產，是醫院科研開發水平和技術實力的具體體現：第一，醫院科研檔案是反映醫院科研活動的系統史料，是醫學科學研究的基礎和條件。利用醫院科研檔案有助于醫院科研創新過程中充分學習、借鑒已有的研究成果，避免發生重復性勞動，提高科研效率，推動更高層次科研成果的產生。第二，醫院科研檔案是開展科技交流的重要工具。醫學科學的發展是一個漸進的過程，發展就得有繼承，更要合作。隨著醫院的不斷發展，醫院對外技術交流不斷擴大，如開展學術交流、合作研制技術項目等，這些都離不開記載了眾多醫學科學研究信息的科研檔案。第三，醫院科研檔案是一種無形的財富，是知識形態的生產力。醫院科研檔案可以說是潛在的、知識形態的生產力，蘊含著很高的經濟價值。通過科研檔案的科學利用，把科學技術轉化為生產力，讓科研檔案這一無形資產的作用得以充分發揮，可提高醫院醫療水平，增強醫院整體實力和市場競爭力。

2.基層醫院科研檔案管理中存在的主要問題

醫院科研檔案與其他門類檔案存在一些不同特征。具體來說，一是學科突出，專業性強。在醫院科研中，科研工作是分專業進行的。科研檔案按各自的專業自然形成，科研檔案的分類，體現出專業特征。二是專題突出，成套性強。醫院科研的專題性強，每一個專題都是一個完整的科研過程，所形成的檔案也相應以專題突出。三是檔案形成的時間跨度大，周期長。通常，檔案形成的周期取決于科研周期。醫學科研相當復雜，研究周期往往很長，這決定了醫院科研檔案的形成也是一個長期、漫長的過程。四是保密性強，醫院科研許多項目都需要保密，多于非涉密科研項目，一般也對相關人員賦予了不能隨意泄露的義務。

在基層醫院，科研檔案管理普遍存在以下幾方面的問題：一是對科研檔案管理工作重要性的認識欠缺，未予足夠重視，缺乏激勵機制；二是管理人員業務水平有限或人數不足，難以承擔起科研檔案管理龐大的工作量；三是涉及部門較多，職責不清等。

3.基層醫院科研檔案管理中的對策

針對基層醫院科研檔案管理存在的問題，本文根據近年來相關部門對本院的檢查反饋以及實際工作開展總結的經驗，提出以下幾點對策：

第一，強化對科研檔案重要性的思想認識。首先要從領導層面予以足夠的思想重視，要充分認識到科研檔案管理的重要性，這是基層醫院做好科研檔案管理的重要前提。

第二，提高管理人員的科研檔案管理的工作能力。現階段，基層醫院檔案管理人員負責的主要工作仍停留于大事記、招投標資料、會議紀要等文件材料的整理歸檔，對于科研檔案的管理仍缺乏經驗，缺乏基本的業務能力，因此，應派出檔案管理人員參加專業培訓班，加強業務能力的培訓，這是保證基層醫院科研檔案管理工作順利開展的基本條件。

第三，明確劃分各相關部門職責，加強檔案文件材料的收集。基層醫院科研管理的歸口部門主要是醫務科（科教科），還可能涉及人事科、財務科等科室，容易導致職責不清，檔案管理人員難以開展科研檔案管理工作，對此，必須針對做好科研檔案管理工作，明確各相關科室的職責，理清各種關系，從制度上保證科研檔案管理工作的實施。

第四，啟動科研檔案管理的信息化建設。 受限制于基礎設施的投入，包括硬件和軟件，基層醫院檔案管理手段仍處于較落后水平，工作量大，程序復雜，如能加大投入建設檔案管理信息系統，能很大程度上推動科研檔案管理工作的開展。當然，醫院檔案信息化建設涵蓋數字化檔案信息資源建設、計算機網絡建設、辦公自動化和文檔一體化管理等。這就要求檔案管理人員既要掌握基礎的檔案學理論，還要掌握計算機技術、網絡技術和操作技能，能熟練運用信息工具。

第五，建立激勵機制與獎懲機制。應重視檔案管理工作人員，通過建立合理的激勵機制，使其獲得成就感和自我價值，醫院應把檔案管理工作納入考核、評比等活動，對檔案工作有突出貢獻的領導和個人，給予適當的表彰和獎勵。領導應給予足夠的關注，從而促進檔案管理工作團隊的良性發展。

第六，規范試驗階段的檔案管理。根據本文的調查結果，試驗階段的檔案資料管理雖談不上空白，但仍處于沒有章法的管理狀態，試驗階段的類目包括：實驗、測試、調查等各種原始記錄、數據處理材料、設計的文字說明、階段工作總結等資料，可見，這是科研管理的核心環節，科研檔案管理者必須充分認識到，規范試驗階段的檔案管理工作，將起到把科學技術轉化為生產力，讓科研檔案這一無形資產的作用得以充分發揮的核心作用。

參考文獻

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