現代人事檔案管理存在的問題與對策

張小藝

摘要：不論是企業還是機關事業單位，人事檔案都是重要的人才信息載體，是選拔任用人才的重要信息來源和參考依據。隨著社會的不斷進步和發展，現代人事檔案管理存在的問題日益突出，影響著我國現代人事檔案管理的正常有序開展，降低了人事檔案管理的辦事效率，進一步影響了單位的長遠發展。本文從現代人事檔案管理存在的問題和不足出發，研究解決問題的對策和措施。

關鍵詞：現代人事檔案 管理 問題 對策

人事檔案管理是人事管理活動的重要組成部分，記載了個人在各方面的表現，以個人為單位組織整理起來的，是考核個人工作狀況、學習狀況、獎勵懲罰、思想品質等情況的原始記錄。人事檔案管理是在收集、整理、保管人才檔案后進行的管理活動，對開發人才具有重要作用。

一、人事檔案的作用

在現代人事管理活動中，人事檔案的作用主要有兩方面的表現：

對員工而言，檔案具有的真實性和可靠性，遠遠高于其它任何資料，它的法律效力非常強，其它資料無法與其相比。無論是考試、就業、出國，還是辦理社會保險、離職、退休等手續以及開具證明材料等，都需要檔案材料為依據。

對用人單位而言，人事檔案承載著重要的人才信息，是單位了解人才的最基本和最主要途徑。通過利用檔案信息，單位可以清楚準確地了解員工以前的精力，考察其思想品德、工作能力等各方面，全面地了解一個人的基本信息情況和綜合素質，是選拔任用人才的重要手段和工具，對培養和開發人才具有重要價值和意義。

二、現代人事檔案管理中存在的問題和不足

1. 對現代人事檔案管理的認識比較薄弱

人事檔案管理工作，與其它工作不同。不同于業務管理工作，直接影響單位效益和業績發展；不同于技術管理工作，為單位的發展提供技術支持。它只是在默默地工作，不容易引起人們的重視和注意，也不容易引起單位領導的關注，甚至有些人片面地認為人事檔案管理工作是簡單的文書工作，只要保管、整理、分類好各種檔案，保證檔案信息不泄露，應付好上級或外界的查檔、外調就可以了。這種對人事檔案管理工作的認識是不正確的，非常的薄弱，且存在誤區。

2. 現代人事檔案管理手段較落后

從當前的人事檔案管理現狀來看，很多單位的人事檔案管理人員并沒有具備相應的專業知識和專業技能，也沒有得到專業的人事檔案管理培訓，不是太了解人事檔案管理的基本業務操作，甚至有些人事檔案管理人員是兼職的，因此投入在其中的精力肯定是有限的，不能很好地推動現代人事制度改革的深入和落實，也很難從容地應對單位內部對人事調整、崗位變動等引起的檔案管理工作。另外，在人事檔案的管理設備上，也存在著一定的問題，相對來說，比較簡陋和落后。沒有很好地將檔案保存在單獨的房間里，缺乏基本的管理和保管措施，甚至沒有防火、防潮、防盜等保護手段，停留在較低的管理水平上。

3. 現代人事檔案內容質量較低

人事檔案是每個人基本信息的說明書和記錄儀，應該能比較全面地反映一個人的基本情況，達到“見檔如見人”的效果。但現實情況卻不盡如此，很多人的人事檔案內容較少，信息量不足，個性特征信息不足等，可利用價值較低。即使在檔案里含有考核評價材料和鑒定資料等，但往往千篇一律，沒有獨特之處，內容和形式雷同，不能真實地反映一個人的情況。人事檔案在觀念上存在著一定的偏差，比較重視政治表現、家庭狀況、社會關系等，對一個人工作情況的信息記錄相對來說欠缺，比如管理能力、心理素質、技術特長等方面的情況，記錄內容比較有限，需要補充。

4. 人事檔案信息開發力度不夠

從目前情況來看，人事檔案開發利用工作是比較被動的，只有當相關人員主動要求進行查閱時，才提供，缺少主動服務的意識，開發動力不足。有時候即便有查閱行為，也是提供黨團信息、簡歷職稱等比較表面的工作。在真正開發利用人才、選拔培養人才上等預測能力較弱。這些行為嚴重影響和弱化了單位挖掘內部人才的能力，忽視了人事檔案的現實效用。由于人事檔案存在著一定的保密性，查閱審批流程比較復雜嚴格，限制也較多。因此人事檔案除了在提供職稱鑒定、崗位晉升等方面的利用價值外，大部分時間是長期沉睡的。

三、解決現代人事檔案管理問題的對策

1. 提高人事檔案管理人員的素質

人事檔案管理人員應緊密結合工作需要，跟上時代發展步伐，不斷地充實和提高自己，努力掌握和學習計算機操作知識，熟悉網絡和多媒體等新技術操作和應用，參加形式多樣的業務能力培訓，了解先進的管理技術，提高自身使用現代工具和應用現代技術的能力。積極學習人事檔案管理方面的專業知識和專業技能，熟悉不同業務的要求，提高崗位應用和管理技能。只有不斷地學習先進知識和技術，借鑒成功的管理經驗，才能逐漸成為具有較強管理能力和實際操作能力的人，才能更好地勝任人事檔案管理工作，也才能更好地開發利用好單位的人才，使其充分發揮工作能力，為單位做貢獻。

2. 完善人事檔案管理工作制度

人事檔案管理工作比較復雜繁瑣，需要有一定的規章制度來約束和規范，否則就會無章可循，比較混亂。加大宣傳《檔案法》的力度，增強民眾對檔案基本法律法規的了解，檔案管理人員也必須要知法、守法，自覺宣傳《檔案法》。另外，國家也要盡快抓緊落實《人事檔案管理法》，不斷地促使人事檔案管理工作走進法制化、正規化的軌道，朝著程序化、標準化的方向前進。單位在收集檔案信息時，要嚴格要求檔案材料的歸檔、轉入、調出等程序，避免管理上出現漏洞，對檔案造假、涂改者依法處置，嚴格執行人事檔案管理規章制度，堅決追究人事檔案管理人員的職責，杜絕違法亂紀的現象發生，嚴懲不貸。

3. 建立信息化的現代人事檔案管理系統

為了能方便快捷地管理單位內部的人事檔案，單位應根據需要建立一套適合自身的、完善的、人性的人事檔案管理系統，將先進的科學技術和計算機網絡技術融入其中，提高人事檔案的可查閱性、連續性，拓寬人事檔案的使用范圍。沿用科學化、信息化的檔案管理模式，方便檔案管理人員能夠及時地錄入檔案系統，更新、補充檔案信息，提高人事檔案管理的實效性。

4. 加強流動人員的檔案管理

在流動人員的檔案管理問題上，單位應完善規章制度，明確各項要求，制定應對流動人員人事檔案管理工作的方案，建立健全收集流動人員檔案信息的途徑和方式，確保收集到的資料及時歸檔和更新。嚴格管理檔案信息的查閱、傳遞、檢查等，做好流動人員檔案信息的及時補充和更新，對其檔案信息應遵守相應的保密制度，不外泄。充分尊重流動工作人員的個人隱私，對其信息的收集、整理，不得拖延，應與其他員工一樣，享受同樣的對待。單位在對流動人員的檔案管理上，應做到一視同仁，利用好人事檔案信息，挖掘不同人才的潛力，讓其為單位更好地做出貢獻。

四、結語

我國目前人事檔案管理模式還存在著一些問題和不足，對單位來說，人事檔案管理工作相當重要，應充分認識到其對單位發展的重要作用和價值。隨著社會的進步和時代的發展，現代人事檔案管理方式和手段都需要不斷地做出調整，確保人事檔案管理工作達到一個新的高度，利用好現代科技手段，完善管理方法和管理手段，更新管理模式，從而更好地提高人事檔案管理的工作效率。

參考文獻

[1]王明麗.現代人事檔案管理存在的問題及解決問題的對策[J].統計與管理，2016（3）

[2]馬紅波.現代人事檔案管理存在的問題及對策[J].經營管理者，2016（4）

[3]曲歆彤.淺談人事檔案管理存在的問題及對策[J].山西青年，2016（4）