檔案信息資源整合模式初探

羅思清

摘要：合理的檔案信息資源整合模式能促進檔案信息資源被充分利用，有效地克服傳統(tǒng)檔案資源管理方式的缺點，不僅有利于提高檔案信息資源的利用率，還有利于檔案信息資源更好地服務于經(jīng)濟社會建設。本文從“集中型、行業(yè)型、網(wǎng)絡型”三個整合模式著手，探討大數(shù)據(jù)時期檔案信息資源的整合模式，為推動檔案信息資源共建共享提出可行性建議。

關鍵詞：檔案；信息資源；共建共享；整合模式

在大數(shù)據(jù)時期，傳統(tǒng)落后的分散性檔案信息資源的管理模式已經(jīng)無法適應人們對檔案信息的需求，如何充分發(fā)揮檔案信息資源價值對經(jīng)濟社會建設的作用，進一步創(chuàng)新檔案信息資源的管理模式，是檔案部門所迫切需要解決的問題。檔案信息資源整合既是檔案信息管理模式的一種創(chuàng)新，也是提升檔案信息資源建設與管理的有效途徑。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，必將受到社會的認可。

1檔案信息資源整合的定義與內(nèi)涵

所謂檔案信息資源整合，就是要優(yōu)化檔案信息資源配置，提高檔案信息化程度，通過組織和協(xié)調，把分散性的檔案信息資源通過資源整合模式將其融合在一起，提高檔案信息資源利用率和檔案信息對經(jīng)濟社會建設的貢獻率。

檔案信息資源整合的內(nèi)涵，是指對國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的，對國家和社會有保存價值的檔案信息進行資源整合。按照我國檔案工作“統(tǒng)一領導，分級管理”的原則，通過對各級各部門檔案機構的歸并及合理分工，檔案信息資源的整理與組合，使檔案機構和檔案資源結構合理、配置優(yōu)化，為各級國家檔案館提升服務功能、形成服務體系奠定堅實的基礎，以適應市場經(jīng)濟條件下國家和地方經(jīng)濟社會發(fā)展對各級國家檔案館綜合服務功能要求。該內(nèi)涵主要體現(xiàn)在：一方面將分散在各個部門和單位的檔案資源進行分散保管，用網(wǎng)絡技術連接區(qū)域性綜合檔案館保管和利用中心；另一方面努力提高開放性檔案的信息化程度，按照最大限度地對社會開放和提供優(yōu)質服務的要求進行檔案信息資源的優(yōu)化配備和數(shù)字化加工。只有加快檔案信息資源整合，才能把檔案館真正建成已公開現(xiàn)行文件向社會提供利用的數(shù)字檔案館和檔案信息服務中心。

2檔案信息資源整合的必要性

2.1綜合檔案館信息化建設相對落后

隨著我國經(jīng)濟快速發(fā)展，各地大力興建新的綜合檔案館，多數(shù)地區(qū)以館庫基礎建設為主，檔案庫房的保管條件得到了明顯的改善，相比而言，檔案信息化建設相對滯后。而現(xiàn)存的陳舊檔案館，基礎設施落后，信息化程度更低，因此現(xiàn)存部分綜合檔案館的信息化建設無法滿足大數(shù)據(jù)信息時代人們對檔案信息資源共建共享的需求。所以，為了充分開發(fā)、利用檔案信息資源，必須加大檔案信息化建設資金投入，加強各級檔案部門合作，共同創(chuàng)建檔案信息資源共享平臺。

2.2“封閉式”檔案館造成檔案信息資源浪費

近幾年，雖然我省也在加快檔案信息化建設，但地市級綜合檔案館信息化建設程度仍較低。同時還由于國家政策原因，部分檔案信息資源未準予公開，導致人們可利用的檔案信息資源相對比較匱乏。與國家綜合檔案館相比，行業(yè)檔案館幾乎趨于“封閉式”管理，其可利用的檔案信息資源更是鳳毛麟角，比如建筑行業(yè)、醫(yī)療行業(yè)、設計行業(yè)等，這些行業(yè)檔案均產(chǎn)生于本企業(yè)內(nèi)部，有些甚至是屬于商業(yè)機密，所以受各種條件限制，行業(yè)檔案信息資源就猶顯貧乏。目前，部分檔案長期寄存在庫房，無人問津，不僅降低了庫房的使用率，還產(chǎn)生了檔案保護的費用。因此，開展檔案信息資源共建共享能減少庫存，降低成本，實現(xiàn)企業(yè)多方的合作共贏。

3檔案信息資源整合模式

檔案信息資源整合是以整體化的理念，共同創(chuàng)建信息共享平臺，更加充分地開發(fā)利用檔案信息資源，以便檔案信息更好地服務于地區(qū)經(jīng)濟建設。目前，檔案信息整合的模式受到諸多因素的影響，不僅有檔案信息化建設程度和檔案信息公開化程度等法律法規(guī)的影響，還有數(shù)字檔案信息資源、人們利用信息資源的能力、檔案信息資源網(wǎng)絡化程度等因素。

3.1集中型資源整合模式

集中型檔案資源整合模式也稱為垂直型管理模式，指具有隸屬關系的行業(yè)系統(tǒng)內(nèi)或專業(yè)性檔案保管機構在不同層次之間協(xié)作共建共享的檔案信息資源整合的一種模式，如本系統(tǒng)內(nèi)機關、企事業(yè)單位所有檔案室的檔案資源進行集中管理模式。在這種模式中，全省各市（州）、縣（區(qū)）檔案館都可與省檔案館相聯(lián)結，利用網(wǎng)絡共享省級檔案館的檔案信息資源，通過現(xiàn)代化的信息技術手段，將省、市、縣三級檔案館的檔案信息資源進行整合與利用，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)檔案信息資源的共建共享。

由于各級檔案館都有行政關系或業(yè)務往來關系，在類似垂直型的管理模式的集中型資源整合方式，其優(yōu)缺點并存，優(yōu)點主要表現(xiàn)在資源整合工作容易開展，缺點是系統(tǒng)封閉性，系統(tǒng)外無法利用共享的檔案資源信息。

3.2行業(yè)型資源整合模式

行業(yè)型資源整合模式又稱水平型管理模式，是指同行業(yè)，不同類別檔案保管機構之間的檔案信息資源共建共享的一種模式，是不同系統(tǒng)間同行業(yè)相聯(lián)合的整合模式。該模式是集中本地區(qū)同行業(yè)或類似行業(yè)的檔案資源，或者案卷目錄和專題目錄在行業(yè)內(nèi)實行共建共享，以提高檔案的利用率。例如：四川省城建檔案館對省內(nèi)所有的建筑施工企業(yè)的檔案室聯(lián)合開展檔案資源整合，實現(xiàn)城建檔案信息資源共建共享。

該模式能有效避免集中型資源整合模式中本系統(tǒng)外的人們無法共享檔案信息資源的缺點，實現(xiàn)跨行業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)資源共享。尤其是對于那些需要相互借鑒學習的行業(yè)，更應該如此，比如科研院校、醫(yī)院等行業(yè)，科技檔案信息資源的共建共享有利于科研成果的推廣和應用，有利于成果的相互借鑒和學習，推動行業(yè)向前發(fā)展。

3.3網(wǎng)絡型資源整合模式

網(wǎng)絡型資源整合模式又稱混合型管理模式，是指任何檔案管理機構之間都可通過網(wǎng)絡連接，搭建網(wǎng)絡信息平臺，建設檔案信息資源共建共享的利用平臺。該模式是指將省內(nèi)或國內(nèi)的綜合檔案館的檔案信息資源進行統(tǒng)一管理，對分類目錄、案卷目錄、專題目錄實行共享，做到能了解基本的信息資源，再解決檔案查詢的方法。網(wǎng)絡型的資源整合模式在理論上是最理想的整合模式，其優(yōu)點是檔案資源豐富、利用便捷、覆蓋范圍大等，可以給查檔者節(jié)省時間和提供便利，但仍然存在一些缺點，如檔案信息公開化程度、檔案信息保密性、檔案信息化程度等，都給網(wǎng)絡型檔案資源整合帶來不便，因此，也是目前在實際運用中實現(xiàn)難度最大的一種整合模式。

4檔案信息資源整合的建議

目前，我國正加快推進信息化建設和電子政務建設，檔案系統(tǒng)也在大力推行網(wǎng)絡化信息傳播方式，搭建“雙微”（微信、微博）信息交流平臺，為檔案信息傳播發(fā)揮了巨大的作用。為更好地推動檔案信息資源整合順利進行，必須從信息資源、人才培養(yǎng)等方面不斷強化。

4.1加快檔案信息化建設

檔案信息資源整合，信息資源是首要。檔案信息資源是將紙質的檔案轉化成電子檔案，以數(shù)據(jù)的形式存儲檔案。加快各級國家綜合檔案館、行業(yè)檔案館以及科研院所檔案信息化工作和數(shù)字檔案館項目建設，推動檔案信息資源整合的檔案數(shù)據(jù)庫建設。因此，建立配置合理、技術先進、利用便捷的檔案信息資源庫是首當其沖，不僅為檔案查找利用提供方便，還有利于促進檔案信息資源整合工作開展。

4.2加強檔案信息化人才培養(yǎng)

加快推動檔案信息化建設，人才是關鍵。只有不斷加強檔案信息化人才培養(yǎng)，才能助推檔案信息資源整合工作更加有序、高效地進行。一是具備信息技術的處理與應用能力，能熟練應用數(shù)據(jù)處理軟件、網(wǎng)絡技術手段、數(shù)字檔案館的創(chuàng)建與運維等；二是要有很強的業(yè)務水平和溝通技巧。檔案信息資源整合是一項綜合管理工作，不僅需要具備良好的檔案業(yè)務知識水平，還應有良好的溝通協(xié)調能力，才能推動整合工作順利進行。

4.3加大資源整合硬件平臺建設

檔案信息資源整合，硬件是保證。檔案信息資源整合，首先需要搭建信息共建共享平臺，實現(xiàn)檔案系統(tǒng)、行業(yè)系統(tǒng)等各系統(tǒng)內(nèi)甚至跨行業(yè)檔案信息共享。構建信息共享平臺，其實就是建設檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，必須要有足夠的電腦、服務器等硬件設備設施與之配套，才能達到信息資源整合的目的，實現(xiàn)自由、便捷、異地查詢檔案信息功能，為社會經(jīng)濟建設作出更大貢獻。