信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

韓吉明　史紅波

[摘 要] 信息時代的檔案管理工作是基于計算機技術與信息化技術合二為一的信息化檔案技術。信息化檔案技術區別于傳統的檔案管理，更加有利于信息技術的發展。然而，隨著信息技術的不斷發展，在運用到檔案管理工作過程中，出現了一些問題亟須去解決。

[關 鍵 詞] 信息時代；檔案管理；問題；對策

[中圖分類號] G271 [文獻標志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）24-0173-01

作為記錄國家機關、社會團體或個人的資料，作為一種查詢用途的途徑，檔案管理部門需要各盡其職。如今，隨著檔案收納、記錄的信息量越來越大，信息的日益全面，給檔案管理工作帶來了很大的工作量。在信息化時代背景之下，檔案管理部門也逐漸意識到信息化的管理趨勢，不斷將計算機網絡技術以及通訊技術運用到實際工作中。

一、檔案管理工作的重要性

檔案是國家機關、社會團體或是個人在社會活動過程中形成的資料，這些資料包括文字、圖表、聲像?？茖W且規范的檔案管理工作，在一定程度上決定了一個單位的業績以及管理水平。檔案記載了一個單位的優秀成果，有利于對其單位進行科學分析，從而找到優缺點，揚長避短，這是制定發展方向的好教材。不斷地更新檔案管理工作的理念，探索新型的檔案管理方式，有利于更全面地反映單位的整體經營情況。通過檔案管理工作與單位的經營管理相結合，可以在一定程度上決定本單位的發展前途。所以，做好檔案管理工作，有利于促進社會經濟的不斷全面發展，從而提高單位在市場中的競爭力。

二、信息時代檔案管理工作面臨的問題

（一）投資較大，管理不科學

將檔案管理由傳統模式向信息化轉變的過程中，會產生很多投資費用，比如購買相應的計算機設備，并構建辦公網絡、復印機以及掃描儀等信息設備。由于檔案的嚴密性，如果要在辦公區域構建辦公網絡，要同時考慮內部網絡以及外部網絡的連接，對于網絡的安全性有著較為嚴苛的要求。所以，需要一些專業的網絡維護人員，且電子設備也要與時俱進，使其后續費用不斷增加。這在很大程度上造成檔案管理機構不愿意向信息化檔案管理轉變，因為機構部門看不到利益的希望。

（二）檔案安全性及保密性有待提高

信息時代的檔案管理工作要求從人工手工錄入不斷地向計算機技術轉移。當然，計算機的介入解放了大部分的勞動力，但網絡也存在一定的風險系數。比如，一些不法分子會利用計算機網絡中的漏洞對原始電子檔案進行破壞，從而使原始電子檔案的真實性受到嚴重的毀壞。與此同時，如今越來越復雜的數據、種類繁多的文件，會使計算機網絡受到死機問題的影響，同樣會使電子檔案的安全性及保密性受到威脅。

（三）缺少信息化檔案管理工作人員

檔案管理人員在檔案管理工作中有著十分重要的作用，是管理工作的實施者。目前，檔案管理工作人員雖然具備了一定的專業技能，但是缺乏一定的信息素質，而且由于不熟悉一定的網絡環境，他們很難掌握計算機的操作，從而無法進行信息化的管理。

三、信息時代檔案管理工作的對策

（一）加快檔案信息化的基礎性建設

為了加強信息化檔案管理的水平，要大力加強對檔案信息化的基礎性建設。可以建設數字化檔案館，比如，建設檔案館庫房、檔案館館藏、檢索工具、規章制度等，從而在一定程度上推進計算機檔案管理的步伐，促進計算機信息技術與檔案管理工作的結合，逐步提高檔案信息化水平。

（二）建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全性是檔案管理工作中十分重要的部分，但是在當代的管理過程中受到了嚴重的威脅，急需不斷加強檔案的安全性，因此必須建立健全檔案信息安全保障體系。對此，可以不斷加強對計算機網絡的建設，從而在一定程度上增強計算機網絡的秘密性，使用時需要輸入密碼，從而提高安全性。除此之外，檔案管理工作人員還要定期對計算機的運行系統進行檢查維護，從而保證計算機可以正常地運行，使原始電子檔案不受到損壞。

（三）加強檔案管理工作人員的信息化培訓

如今，檔案管理人員的素質較低，不能適應高速發展的信息化要求。而信息時代下的檔案管理工作，不僅需要管理人員擁有積極的工作態度，還要有熟練的檔案管理技能，熟練掌握信息的輸入及記錄操作，并能對突發狀況及時處理，從而提高檔案管理效率。因此，檔案管理部門要定期對檔案管理工作人員進行培訓，從而不斷提高其專業素質和工作能力。

信息時代下的計算機網絡技術日趨成熟，這不僅給檔案管理工作帶來了機會，也給予了前所未有的挑戰，不斷出現投資較大、管理不科學、檔案安全性受到威脅、檔案管理工作人員專業性不強的問題。因此，需要從加快檔案信息化的基礎性建設、建立健全檔案信息安全保障體系、加強檔案管理工作人員的信息化培訓來確保檔案管理工作的順利進行，從而不斷提高檔案管理工作的效率以及質量，為社會、個人提供更優質的檔案服務。

參考文獻：

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