當(dāng)代企業(yè)檔案管理信息化研究

馬金玉

[摘 要] 隨著改革開放的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競爭也越來越激烈，企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大，使得檔案信息量不斷增長， 檔案管理系統(tǒng)對一個國家的信息化和人才資源的管理具有非常重要的作用，因此必須提高檔案管理信息化的重視，創(chuàng)新檔案管理的理念，在管理人員、管理技術(shù)、管理制度等方面進(jìn)行創(chuàng)造性的改變，完善相關(guān)制度，通過技術(shù)創(chuàng)新帶動管理創(chuàng)新，以理念創(chuàng)新影響管理創(chuàng)新。把握信息化管理的大趨勢，讓更多的行業(yè)受益于檔案管理信息化。

[關(guān) 鍵 詞] 檔案管理；信息化；改進(jìn)措施

[中圖分類號] G275 [文獻(xiàn)標(biāo)志碼] A [文章編號] 2096-0603（2016）24-0095-01

一、企業(yè)檔案管理信息化的必要性

（一）有利于提高檔案管理效率

現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的普及，為檔案管理方式提高了技術(shù)保證，擺脫了傳統(tǒng)的人工管理檔案管理方式，創(chuàng)新管理方式，實現(xiàn)管理的信息化。實行檔案管理信息化后只需要在計算機上輸入，就可以錄入和找尋到檔案信息，十分快捷，這樣不僅提高了檔案管理的效率，而且節(jié)省了人力、物力和財力。

（二）資源共享更加方便和快捷

新的檔案管理方式也使資源共享更加方便，想要搜索檔案只要在網(wǎng)絡(luò)上搜索就可以找到檔案信息。而且可以實現(xiàn)跨地區(qū)查閱檔案信息，人們運用資料和查找資料也更加方便，檔案管理部門將現(xiàn)有的檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理，并且不斷提高管理系統(tǒng)的完善性，同時將檔案管理系統(tǒng)利用網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)資源的共享，提高了檔案資源的利用率，同時可以通過共享平臺來完善目前自己現(xiàn)有的檔案資源，提高了資源的共享效果。

（三）信息保存更加持久穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理是紙質(zhì)檔案，隨著時間的增加，紙質(zhì)保存起來比較困難，一定時間后還需要修復(fù)，而檔案管理的信息化可以解決這個問題，計算機網(wǎng)絡(luò)的存儲為檔案信息保存的持久性提供了保障，可以不受保存時間的限制。

（四）增加檔案管理的安全性

傳統(tǒng)的檔案進(jìn)行傳送時可能會損害或者丟失，這樣補救比較困難，而計算機網(wǎng)絡(luò)的傳輸為檔案信息的傳輸安全提供了保障，使傳輸跨越了地域，計算機管理也提高了信息的安全性。

二、企業(yè)檔案管理信息化面臨的挑戰(zhàn)

（一）網(wǎng)絡(luò)媒介影響檔案管理的保密性

網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，為信息共享帶來方便的同時，也對檔案管理的保密性和安全性提出了挑戰(zhàn)。由于檔案管理人員信息管理的安全意識不夠以及計算機技術(shù)的不成熟和黑客的惡意攻擊，使檔案管理的安全受到了極大挑戰(zhàn)，因此必須從管理人員與管理技術(shù)方面尋求改進(jìn)措施。

（二）檔案管理部門之間合作意識不高

檔案管理工作中，由于競爭激烈使內(nèi)部工作人員缺少合作意識，影響了管理檔案的溝通與交流。檔案管理人員互相協(xié)調(diào)，實現(xiàn)信息處理自動化，提高信息管理效率和技術(shù)是現(xiàn)階段檔案管理信息化需要處理的關(guān)鍵問題。因此，提高檔案管理部門之間的合作意識十分重要，這關(guān)系到檔案管理的安全與效率。

（三）電子檔案的管理方式有待提高

電子檔案的大量存在使人們必須認(rèn)真地思考其管理方式，從電子檔案的數(shù)據(jù)處理方式和數(shù)據(jù)保存方式及如何保證網(wǎng)絡(luò)流通中的安全進(jìn)行創(chuàng)新。因此，要建立一個正確完整的科學(xué)管理方式，使檔案管理朝著更加快捷、安全的未來前進(jìn)。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行文件的傳輸，可以有效地縮短傳輸?shù)臅r間，保障了檔案資源的安全性，提高了檔案管理工作的效果。

三、企業(yè)檔案信息化管理的解決措施探討

（一）加強組織領(lǐng)導(dǎo)并統(tǒng)一管理

一個企業(yè)中有著許多不同職責(zé)的部門，但由于部門太多，企業(yè)始終沒有一套完整的檔案資料，導(dǎo)致企業(yè)改革的時候會出現(xiàn)很多問題，所以企業(yè)要把現(xiàn)代檔案信息化管理工作作為一項重要任務(wù)，并進(jìn)行實際的操作。

（二）加強建立符合企業(yè)信息化內(nèi)容的檔案管理體系

大中型企業(yè)檔案信息化管理的最基本條件就是建立和企業(yè)有關(guān)管理體系相連接的檔案管理體系。檔案管理體系的文件存儲格式、支持功能要多樣化，并能完美銜接紙質(zhì)檔案管理的各個流程，實現(xiàn)現(xiàn)代檔案一體化管理。

（三）加強培養(yǎng)企業(yè)檔案信息化管理的人才

企業(yè)檔案信息化進(jìn)程是由檔案管理人員的素質(zhì)直接決定的，檔案管理部門要積極開展培訓(xùn)課程，加強培養(yǎng)復(fù)合型的信息化管理人才。不僅要加強理論知識的培訓(xùn)，還要加強實踐技能的培訓(xùn)，更要加強理論與實際相結(jié)合的培訓(xùn)。

（四）加強防護(hù)企業(yè)檔案信息化的網(wǎng)絡(luò)

為保證網(wǎng)絡(luò)的安全，企業(yè)檔案信息化管理要使用僅內(nèi)部工作人員能使用的封閉式網(wǎng)絡(luò)，并在聯(lián)網(wǎng)時進(jìn)行物理隔離。同時，為了在根本上保證網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全，企業(yè)要建立檔案信息化網(wǎng)絡(luò)的安全管理制度。

總之，電子信息技術(shù)不斷得到進(jìn)步和發(fā)展，企業(yè)檔案管理工作要以信息化管理為發(fā)展方向。企業(yè)檔案信息化管理過程中，信息技術(shù)的支持、管理工作者潛能的充分發(fā)揮，都是企業(yè)檔案信息化管理工作順利進(jìn)行的必要條件。

參考文獻(xiàn)：

[1]宋英愛.疾控中心檔案管理中信息技術(shù)的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（15）.

[2]趙弋戈.信息時代的檔案電子化管理初探[J].北京檔案，2010（4）.

[3]王巖松.信息時代檔案電子化管理芻議[J].中國管理信息化，2015，18（13）.

[4]李倩.圖紙類紙質(zhì)檔案與電子化檔案共存的必要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（9）.