基于知識服務的檔案管理模式的理論探索

劉健

摘 要：當今時代是知識經濟時代和信息時代，檔案管理模式受到時代浪潮的影響也在逐步地探索著管理模式的創新方式和改革模式。每個企業都有自身的特點，檔案管理工作在模式選擇上應該結合自身的情況，本文針對基于知識服務的檔案管理新模式進行了探討，希望能夠對檔案管理工作的創新進行及時的創新。

關鍵詞：知識服務；檔案管理；模式

一、基于知識服務的檔案管理模式存在意義

首先，時代的發展潮流催生了基于知識服務的檔案管理模式。我國的市場經濟已經逐步走向正軌，各行各業之中的企業都是市場經濟的重要組成部分，它們發展的優劣與否直接決定了市場經濟發展的質量和前景。檔案管理在企業管理中占據非常重要的位置，關乎到企業發展的質量和市場競爭地位的獲取。在這種時代背景之下，基于知識服務的檔案管理模式應運而生。自從進入到新世紀之后，我國漸漸步入了知識經濟時代，社會經濟發展過程中信息的生產、分配、加工起到了至關重要的作用，在知識經濟發展到一定階段之中，知識管理也就成了一種必然趨勢。知識管理的最終目標就是利用知識的創新和發展來促進經濟的發展和穩定，其管理的核定支出就在于將經濟社會的發展立足在知識經濟的發展之上。這樣一來，傳統的檔案管理模式就不再適應經濟社會發展的需求了，檔案管理需要找到自身工作變革和創新的著力點，研發新型的檔案管理模式，并在實踐中不斷摸索和完善，為我國企業發展奠定最堅實的管理基礎。

其次，市場競爭要求企業采取基于知識服務的檔案管理模式。在我國經濟發展的過程中，科學技術也一直在循序漸進地進行著發展和升華，企業的發展也逐步地走向了科技化的發展趨勢。我國的企業現階段基本上都已經進入了市場經濟發展階段，企業之間的競爭程度就不可避免地加大了，企業為了在這樣的時代背景之下獲得更加廣闊的發展空間，就必須從實施內部開始著手進行改革，檔案管理作為企業管理的重要部分，需要在知識經濟和市場經濟雙重發展的時代背景之下經濟探索改革之路，形成基于知識服務的檔案管理新模式，讓企業的檔案管理模式找到新的方向，為企業的檔案管理工作效率的提升提供可行之策，持續不斷地提升檔案管理工作的水準和質量。

二、基于知識服務的檔案管理模式理論基礎

提供人性化服務和對知識進行編碼是基于知識服務的檔案管理模式成立的理論基礎，檔案管理工作只有將二者有機集合在一起，才能夠讓基于知識服務的檔案管理模式具有發展和存在的基礎，并具有更加深遠的實踐意義。

第一，人性化服務。作為基于知識服務的檔案管理模式的理論基礎之一，其本質上就是要以客服的需求作為服務的要點，以客戶現有的或者潛在的各種服務需求作為服務的宗旨，讓顧客在檔案館或者檔案室感受到賓至如歸的服務，之后顧客才能對企業提供的服務產生客觀、真實的評價，企業在提升了自身的形象、滿足了客戶的社會效益之后才能獲得經濟效益的提升，也才能從根本上戰勝競爭對手，并最終在市場經濟中獲得立足之地。對于企業來說，其核心競爭力因素除了人力資源之外最重要的便是人性化的服務宗旨了，所以企業要在激烈的市場競爭中獲得穩定的發展環境，就必須不斷提升自身人性化服務的水準。

第二，對知識進行編碼。知識編碼是一種精確展示和共享知識的表現形式，其目的是使得知識的傳遞者和知識的接受者能夠順利地溝通和交流，這種理論基礎是知識不斷創新和改革的基礎，是知識的發展和創新顯性化的基石，對知識編碼還有助于知識的結構化和有序化。我們可以認為對知識編碼是檔案管理走上知識服務趨勢的一種重要平臺，使得企業能夠對各種客戶的信息進行基石的整理和有效的歸集，檔案管理人員的工作更加便捷，檔案管理工作也能夠幫助企業的管理者和決策者提供更加有力的指引信息和指引，使得策劃部門能夠獲得更加完整和準確的數據。

三、基于知識服務的檔案管理模式順利開展的建議和對策

第一，創新檔案管理模式和理念。企業要和同行業的競爭者之間實現有效競爭就必須創新檔案管理的模式和理念，檔案管理人員應該意識到客戶才是企業生產經營的中心，只有對檔案進行知識性的整理和歸納，檔案管理工作才具有更大的發揮空間和更廣闊的靈活性，檔案管理人員在開展工作的時候也才能更具效率和效果。在創新檔案管理工作理念的過程中，企業應該引進先進的科學思想，用科學的手段進行檔案分析和檔案管理，這樣檔案管理部門才能為企業的其他部門提供及時、完整、準確的業務信息和數據信息。

第二，要進行檔案管理工作技術和方法的創新。要真正地實現基于知識服務的檔案管理模式，就必須在管理工作技術和管理工作方法上進行創新。檔案管理工作中需要對檔案歸檔和導入工作采取統一的方法和規范，提升檔案管理人員篩選檔案信息的能力，使得用戶能夠順利地運用檔案管理系統進行檔案檢索，企業可以考慮利用內容管理、搜索平臺、智能管理的方式進行檔案知識管理系統的建立并實現對電子文件的有效管理。

在經濟不斷發展的過程中，檔案資產已經成為企業非常重要的無形資產，在企業的發展中具有不可估量的重要意義。所以我們要對檔案管理的模式不斷進行創新和變革，基于知識服務的檔案管理模式的出現，使得檔案管理工作的效率得到了提升，促進了企業發展的進步程度，提升了檔案管理工作的效率和水準。

參考文獻：

[1]李鳳艷.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].辦公室業務·管理與實踐經緯，2013.10.

[2]張輝.基于知識服務的檔案管理模式的理論探索[J].中國集體經濟，2014，11（21）：68-69.