婦幼保健工作檔案管理

何亞玲

摘要：婦幼保健專(zhuān)業(yè)工作要求的嚴(yán)謹(jǐn)性和婦幼保健工作日益增長(zhǎng)記錄的產(chǎn)生，有必要對(duì)婦幼保健工作實(shí)踐過(guò)程產(chǎn)生的各式各樣可視聽(tīng)記錄進(jìn)行收集、整理、分類(lèi)、排序、篩選、歸集和保存。通過(guò)對(duì)婦幼保健專(zhuān)業(yè)知識(shí)實(shí)踐、傳承和專(zhuān)業(yè)技術(shù)發(fā)展過(guò)程中各式各樣可視聽(tīng)記錄的保留點(diǎn)、依據(jù)、期長(zhǎng)、流程的歸納總結(jié)，婦幼保健工作產(chǎn)生并管理的檔案在實(shí)踐過(guò)程中被依法、有序、科學(xué)、安全地保留在特定地作為后續(xù)婦幼保健工作的參照。

關(guān)鍵詞：婦幼保健 檔案 管理

婦幼保健在工作實(shí)踐過(guò)程中產(chǎn)生的婦幼兩個(gè)保健系統(tǒng)管理記錄及其它特定科研項(xiàng)目的計(jì)劃、樣本記錄、統(tǒng)計(jì)資料、研究論文、一般工作計(jì)劃總結(jié)、經(jīng)費(fèi)投入的原始憑證等需要婦幼保健工作人員在進(jìn)行婦幼保健工作的同時(shí)進(jìn)行管理。對(duì)這項(xiàng)婦幼保健包含卻具備檔案保管性質(zhì)的專(zhuān)項(xiàng)工作，中國(guó)婦幼保健雜志曾收納多篇專(zhuān)項(xiàng)論文從婦幼保健院、婦幼保健臨床工作點(diǎn)、國(guó)家婦幼保健人事檔案管理角度對(duì)其進(jìn)行了實(shí)踐總結(jié)。它的產(chǎn)生是一個(gè)連續(xù)復(fù)雜循序漸進(jìn)的過(guò)程，它的管理是與特定科研項(xiàng)目伴生的另一項(xiàng)特定的婦幼保健專(zhuān)項(xiàng)工作并且不能與之分割。婦幼保健工作檔案在產(chǎn)生和管理的過(guò)程中遇到的共同問(wèn)題是婦幼保健工作記錄管理在哪里，依據(jù)什么管理，管理多久，怎樣管理，管理過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題怎樣解決，本文就上述問(wèn)題作如下陳述。

一、婦幼保健檔案定義和目的

婦幼保健檔案是指一定范圍內(nèi)的婦幼保健工作實(shí)踐涉及的一系列內(nèi)容，包括婦幼保健工作特定實(shí)踐和科研項(xiàng)目計(jì)劃，收集到的眾多樣本，形成的科研論文；常規(guī)工作計(jì)劃總結(jié)、衛(wèi)生部及市縣區(qū)級(jí)報(bào)表、涉及經(jīng)費(fèi)投入的成本核算、物資劃撥憑證報(bào)表等，在特定婦幼保健工作目的未實(shí)現(xiàn)前提下經(jīng)婦幼保健專(zhuān)業(yè)人員及記錄管理者評(píng)估前，在一定期限內(nèi)不能刪除作廢的形式以紙質(zhì)、電子、文字、影聲像、圖片等存在的按一定規(guī)則保存著的可重復(fù)視聽(tīng)記錄集合。婦幼保健專(zhuān)業(yè)檔案建立、管理的目的是實(shí)現(xiàn)婦幼保健專(zhuān)業(yè)知識(shí)實(shí)踐總結(jié)、參閱與傳承。

二、婦幼保健檔案管理點(diǎn)選擇

1.婦幼保健工作室

優(yōu)點(diǎn)：保留若干婦幼保健論文形成基礎(chǔ)的樣本，若干婦幼保健實(shí)踐工作原始記錄，且所保存樣本分科分類(lèi)相對(duì)單純，易檢索、易修改。缺點(diǎn)：樣本存儲(chǔ)空間有限，多年積累后，存儲(chǔ)空間相對(duì)不足

2.婦幼保健工作受測(cè)對(duì)象家中

優(yōu)點(diǎn)：作為需要按時(shí)規(guī)律接受生長(zhǎng)監(jiān)測(cè)或產(chǎn)前檢查的婦幼保健工作對(duì)象，系統(tǒng)管理手冊(cè)留在受測(cè)試對(duì)象手中有利于受測(cè)對(duì)象自覺(jué)遵守受檢測(cè)時(shí)間和了解自己受測(cè)結(jié)果結(jié)論、指導(dǎo)意見(jiàn)。缺點(diǎn)：研究者需要對(duì)婦幼保健系統(tǒng)管理項(xiàng)目進(jìn)行項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)總結(jié)時(shí)，樣本記錄收集、統(tǒng)計(jì)難度大，實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目總結(jié)論證成文難。

三、婦幼保健檔案管理時(shí)間參照

婦幼保健留檔記錄期長(zhǎng)，無(wú)專(zhuān)法可依，可采取專(zhuān)科實(shí)踐總結(jié)法，根本法、近似法參照。第一，婦幼保健工作實(shí)踐參照。婦幼保健工作檔案保健期長(zhǎng)，有公式可參照T≥T1++T2 +T3。T為某婦幼保健科研項(xiàng)目樣本檔案保留時(shí)間，T1婦幼保健工作項(xiàng)目設(shè)計(jì)準(zhǔn)備培訓(xùn)時(shí)間，T2為收集完婦幼保健科研項(xiàng)目設(shè)計(jì)要求所必須樣本及隨訪記錄的社會(huì)必要?jiǎng)趧?dòng)時(shí)間，T 3為工作總結(jié)形成，論文撰寫(xiě)、修改、發(fā)表的一般社會(huì)必要?jiǎng)趧?dòng)時(shí)間。第二，中華人民共和國(guó)檔案法》及其實(shí)施辦法僅提供檔案對(duì)外開(kāi)放時(shí)限<30年或>30年。第三，《醫(yī)療機(jī)構(gòu)病歷管理規(guī)定》管理時(shí)間參照：≥15或≥30年。

四、婦幼保健檔案記錄分類(lèi)

1.按學(xué)科專(zhuān)業(yè)

A：兒童保健；B：婦女保健。

2.按用途分類(lèi)

A：經(jīng)濟(jì)憑證、資金劃撥憑據(jù)類(lèi)；B：數(shù)據(jù)信息上報(bào)、共享的報(bào)表報(bào)告類(lèi)；C：常規(guī)工作計(jì)劃總結(jié)類(lèi)；D：專(zhuān)業(yè)專(zhuān)科技術(shù)思想總結(jié)的論文類(lèi)。

3.按性質(zhì)劃分

A：保密類(lèi)；B：非保密類(lèi)。

4.按記錄存儲(chǔ)介質(zhì)劃分

A：紙質(zhì)類(lèi)；B：影像圖片類(lèi)；C：電子類(lèi)。

5.婦幼保健檔案記錄整理與歸集

A：樣本排序法：現(xiàn)有應(yīng)用多年的全球各區(qū)約定俗成的基礎(chǔ)計(jì)數(shù)用類(lèi)型碼供樣本收集整理排序用，使用原則按當(dāng)?shù)厥褂妙l率最高向最低原則使用，一種類(lèi)型碼使用于一次性整理工作切忌混碼使用，混碼使用需多次整理，且需要一種數(shù)碼對(duì)應(yīng)一種數(shù)碼整理。第一，平面單位型計(jì)數(shù)用碼：純阿拉伯10位數(shù)碼、純羅馬5位數(shù)碼、.純希臘24位數(shù)碼……；第二，平面復(fù)位型計(jì)數(shù)用碼：日期碼、時(shí)間碼、姓氏碼、區(qū)域碼、條形碼等。

B：樣本歸集法。第一，散裝按規(guī)則整齊堆放；第二，散裝外包；第三，臺(tái)柜架裝；第四，仿書(shū)式裝訂；第五，前述綜合。

C：歸結(jié)裝訂物質(zhì)選擇

一般原則需與檔案保管期長(zhǎng)相匹配，檔案裝訂犢影響檔案保管期長(zhǎng)，在選定時(shí)要考慮：存儲(chǔ)介質(zhì)搞氧化性、搞霉變性、搞蟲(chóng)蛀性、搞高低溫性、吸濕性。

五、婦幼保健檔案保留點(diǎn)地一般注意事項(xiàng)

第一，定期不定期整理歸集。第二，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題以檔案生產(chǎn)、整理、歸集、歸結(jié)、置放、管理規(guī)律找到正確方法解決清潔、除塵、溫濕度、光照、風(fēng)控等行為需與檔案存儲(chǔ)介質(zhì)及人員匹配。第三，婦幼保健記錄檔案中的錯(cuò)誤。檔案在其產(chǎn)生至保管的整個(gè)環(huán)節(jié)中會(huì)發(fā)現(xiàn)管理的樣本上的顯著和不顯著錯(cuò)誤。而這種錯(cuò)誤與樣本制作責(zé)任人密切相關(guān)，這種錯(cuò)誤一經(jīng)發(fā)現(xiàn)一般直接找樣本制作人修改。婦幼保健檔案生產(chǎn)流程開(kāi)展，功能性混用，很多時(shí)候這種方法不現(xiàn)實(shí)，可以根據(jù)專(zhuān)業(yè)樣本產(chǎn)生的基本規(guī)律和一定的邏輯性在婦幼保健檔案記錄中進(jìn)行修改，但在原始樣本上修改后要留下修改人姓名和時(shí)間。

六，婦幼保健檔案失蹤、損失評(píng)估

婦幼保健工作者因?yàn)楣ぷ髂康牧魴n，因此檔案損失通常包括以下三方面：

第一，經(jīng)濟(jì)損失：作為物資劃撥憑證的檔案在物資劃撥前丟失會(huì)發(fā)生該類(lèi)損失。第二，參考損失：頭幾年的樣本論文報(bào)表丟失，會(huì)令當(dāng)年相同工作失去同環(huán)比參照。第三，時(shí)間損失：生產(chǎn)可供參照的丟失的同類(lèi)檔案會(huì)付出幾乎與原檔案相同時(shí)間代價(jià)。

損失補(bǔ)救與下列因素有關(guān)：第一，發(fā)現(xiàn)失蹤時(shí)間。第二，參與檔案生產(chǎn)、整理、歸結(jié)、保管環(huán)節(jié)及人員多少。第三，檔案?jìng)浞萸闆r。第四，失蹤檔案多寡。

七、婦幼保健檔案失蹤、損失處置

依據(jù)婦幼保健專(zhuān)項(xiàng)統(tǒng)計(jì)學(xué)樣本收集論證成文的經(jīng)驗(yàn)和艾賓浩斯遺忘規(guī)律描述的記憶遺忘規(guī)律，檔案失蹤與損失有如下16種可能：

A前提：a自我無(wú)意；b自我故意；c他人無(wú)意；d他人故意。

B原因：a保留點(diǎn)記憶誤或遺忘；b保留規(guī)則變更，檔案規(guī)則相異納入、多規(guī)則納入；c保留點(diǎn)變更；d不經(jīng)評(píng)估刪除、作廢。

C結(jié)果：42=16可能性。

AB中的aa結(jié)合對(duì)應(yīng)的在現(xiàn)實(shí)中的必然性結(jié)果俗稱(chēng)放失迷，AB中的dd結(jié)合對(duì)應(yīng)的必然結(jié)果不告知相關(guān)人員俗稱(chēng)失蹤、失竊。aa是婦幼保健檔案記錄發(fā)現(xiàn)失蹤后最常見(jiàn)的必然結(jié)果。管理正規(guī)的單位dc、dd不容易發(fā)生，一旦發(fā)生婦幼保健工作人員應(yīng)依法采取補(bǔ)救措施。故檔案失蹤損失必然性有上述AB結(jié)合式中由aa→dd降低的一般規(guī)律，當(dāng)一個(gè)婦幼保健工作實(shí)踐者發(fā)現(xiàn)自己的檔案失蹤與損失事實(shí)成立后宜第一時(shí)間循規(guī)律找尋和補(bǔ)救。

婦幼保健工作一個(gè)點(diǎn)可能出現(xiàn)記錄缺失和不完整，轉(zhuǎn)移、擴(kuò)大區(qū)域則可能找。前者稱(chēng)為婦幼保健檔案主體需要者檔案保留搜索視點(diǎn)限制性缺失或事實(shí)點(diǎn)保留缺失，后者稱(chēng)為婦幼保健檔案主體需要者擴(kuò)展或轉(zhuǎn)移視點(diǎn)搜索檔案保留完整。但因?yàn)閶D幼保健工作檔案生產(chǎn)和管理的繁復(fù)性，婦幼保健工作檔案不能像病歷一樣有專(zhuān)法可依有專(zhuān)人管理，婦幼保健工作人員發(fā)生功能性混用后檔案主體需要者需要的少數(shù)檔案原始樣本在一定時(shí)限內(nèi)可能真找不到。

參照文獻(xiàn)

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