加強科研單位人事檔案的創新管理

劉強

摘要：黨的十八大提出實施創新驅動發展戰略，強調科技創新是提高社會生產力和綜合國力的戰略支撐，必須擺在國家發展全局的核心位置，要充分調動一線科研人員的創新熱情，明確責權利，配套做好科研人員人事檔案管理，加大人事檔案投入，加強信息化建設，建立創新機制和體制，更好的推動國家創新驅動發展。

關鍵詞：科研單位 人事檔案 管理

人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據。人事檔案是發現人才、使用人才和管理人才的重要依據，在人力資源開發、人才預測和人才政策制訂等方面具有十分重要的作用。

科研單位人事檔案管理都是一些具有博士、碩士學位的高級知識分子，他們的人事檔案一方面包括在校期間的生活、學習及各種社會實踐的真實歷史記錄，另一方面包含參加工作后的單位選拔、任用、考核、職稱、薪級等檔案材料，科研人員的人事檔案管理相當重要。

隨著社會主義市場經濟體制的不斷建立和完善，人事制度改革力度不斷加大，傳統的科研單位人事檔案管理在材料構成、管理體制、管理的方式方法、提供利用等方面都存在著明顯的不足，需進行必要的改革，建立適應現代科研單位管理要求的人事檔案管理模式。

一、科研單位人事檔案管理模式存在的主要問題

科研單位人事檔案作為一種信息源，在人才管理中有著它的特殊作用。科研單位的人事檔案管理由于受國家人事檔案管理的傳統觀念及其他諸多因素影響，其管理模式也相應存在以下幾個主要問題。

1.人事檔案內容信息量少

人事檔案包括履歷材料、自傳及屬于自傳性質的材料、鑒定材料、考核材料、政審材料、入黨入團材料、獎勵材料、處分材料、職務職稱工資材料等十大類材料，內容信息量小、實用性較差，不能適應現階段人才開發的要求。反映個人經歷、家庭情況及社會關系等方面的內容較多，反映個人工資變動、職稱評聘、黨團組織的材料比較齊全，而反映個人的德才表現、政績才能、管理能力的材料較少，能反映個人人才類型、技術專長、心理素質等個性特點的內容更微乎其微，因此人事檔案在利用時，只能提供一些膚淺的人才情況，滿足不了培養、選拔、使用人才的實際要求。

2.人事檔案管理分散化和非專業化

體現在各個單位、研究所沒有統一由上級主管部門進行人事檔案集中管理，各個單位、研究所還通常根據各管理部門職能的不同，將科研人員的有關材料分散在幾個部門管理。例如，科研部門管理反映人員申請專利、論文發表、科研立項的科研檔案材料，人事管理反映人員社會經歷、政治面貌、獎懲、薪酬等情況的人事檔案。人事檔案的這種分散、非專業管理不僅易造成檔案材料的損壞，而且造成人事管理體制的混亂，并且破壞了人事檔案的完整性。

3.人事檔案管理方法落后、手段陳舊

目前很多科研單位人事檔案管理工作還局限于紙質檔案的建立和保管層面上，管理的重心還是實體管理，沒有隨著科學技術手段的不斷更新而實現人事檔案的電子化。一些人事檔案室的電腦僅局限于打印檔案目錄，無法進行人事信息的查詢和檢索，更無法實現對人事信息的篩選、排序、分類、匯總，信息化水平比較低，由此導致很多人事統計工作只能靠手工完成，造成人力資源的極大浪費。

4.人事檔案管理投入不足

人事檔案保管的硬件條件不能完全符合檔案安全保管的要求，如檔案庫房多是普通辦公用房，有的把檔案庫房安排在辦公樓頂樓、底層或者地下室，檔案長期受到高溫潮濕的危害；庫房門窗多為普通門窗，封閉不嚴，起不到防盜、防光及控制庫房溫濕度的作用，沒有配置檔案安全保管“八防”設施，與檔案安全保管要求差距很大。人事檔案信息化、現代化水平不高。另外，人員配備不足，檔案室很少設置有專職的檔案管理人員，少數有專職人事檔案管理人員的，也往往沒有接受過系統的檔案專業知識和技術培訓；兼職人員也無法保證有足夠的時間和精力對人事檔案進行管理，導致人事檔案建設滯后，檔案管理只能在低水平層面上進行。

5.人事檔案過度實行內向型、封閉式的模式

受國家人事檔案管理政策限制，由于保密觀念的束縛，科研單位很難對人事檔案進行信息開發，更談不上與其他單位實現人才信息的“互通有無”。

二、如何建立適應現代科研單位管理要求的人事檔案管理體制

我們應從具有個性的人事檔案材料入手，加大人事檔案管理投入，建立一支高素質的管理隊伍，努力提高人事檔案材料的質量。同時，要緊緊抓住人事檔案管理的難點問題，改分散多頭管理為集中統一管理，建設區域性人事檔案管理中心，加快人事檔案信息化建設，建立社會化開放式管理模式，使人事檔案向本人有條件地開放，爭取早日建立起適應現代科研單位管理要求的人事檔案管理體制，為人才開發提供更有價值的信息，讓人事檔案更好地服務社會。

1.建立具有個性的科研單位人事檔案材料

針對人事檔案內容陳舊和“千人一面”的狀況，在人事檔案材料內容建設上注意補充能反映當事人個性的檔案材料。以科研人員檔案為例，應補充的材料包括：（l）科研人員基本情況登記表，可反映科研人員專業方面的基本情況。（2）科學研究和學術活動情況資料，可反映出科研人員的科研水平、科研地位和學術研究的歷史。（3）業務進修情況資料，可反映出科研人員繼續教育的狀況。（4）獲獎和榮譽情況，可反映出科研人員在社會和學術界的影響和地位。如果科研人員檔案在原有人事檔案的基礎上，能及時地補充上述材料，就能較全面地、動態地反映科研人員的科研水平，它有助于科研單位開展定量化、科學化工作，有助于人員隊伍建設工作的科學決策，有助于提高人員評價的客觀性和公正性，有助于在科研人員中形成良好的競爭激勵機制。

2.加強信息化管理

利用計算機建立人事檔案不同類型的數據庫，通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，形成計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系。在此基礎上，建立人事檔案信息查詢系統，對相關管理部門和個人設置訪問權限，利用網絡平臺了解人事檔案信息，在一定范圍內實現人事檔案信息公開。這樣不僅可以使人事檔案管理人員從繁雜的檔案收集、整理、保管、檢索工作中解放出來，而且可以更快捷、更準確地為人事工作提供全方位的優質服務。

3.加大科研單位人事檔案管理投入

首先，加強檔案保管的基礎設施建設，提供必要的物質基礎。要積極采取措施，加大基礎設施建設力度，設立專門的檔案室，按照檔案安全保管的要求配備檔案柜和必要的防護設備，確保人事檔案的完好保存。如添置必要的溫濕控制設備、縮微復印設備、計算機管理設備，建立實用性強的微機人事檔案管理系統，使人事檔案信息能夠及時輸入和輸出，提高檢索效率，快速準確地為人才開發和經濟建設服務。其次，增加人事檔案管理人員配備。要根據檔案冊數的增長配備足夠的專兼職檔案管理人員，確保有足夠的人員、時間和精力對人事檔案進行歸檔、建檔及對檔案材料進行開發利用。再次，不斷提高人事檔案管理人員自身的政治素質、業務素質和職業道德修養，拓寬知識面，在職務晉升、待遇等方面予以優待，讓人事檔案管理人員能專于業務、精于業務，有效推進人事檔案管理工作的科學化和規范化

科研單位作為高級專業實用型的人才基地，人才資源豐富，人事檔案管理應立足現狀采取有效措施加快改革步伐，提高人事檔案的利用率，為充分發揮科研人才的作用、促進社會經濟的發展提供更好的服務。

參考文獻

[1]徐燕，朱榮靜.關于科研院所人事檔案管理信息化的淺探[J].大眾科技，2014（5）

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