信息技術在學校檔案管理中的應用

楊東燕

摘要：信息技術在各個領域都得到廣泛應用，智能化發展已經成為各個行業的主流發展。特別對于學校的檔案管理工作來說，利用信息化技術能促進學校管理模式以及教學模式的效率性。因此本文以信息技術為依托，對傳統性的學校檔案管理進行分析，闡述信息技術在學校檔案管理工作中的意義，并提出有效決策予以解決。

關鍵詞：信息技術 學校 檔案管理 應用

學校檔案是學校廣大教職工在從事教育活動、教學管理和學生學習等活動中凝聚而成具有保存或參考價值的檔案資料，是從事教育教學活動、學校管理、教學科研工作和教育督導評估必不可少的資料，也是學校歷史發展的真實寫照。在信息技術背景下，學校檔案管理工作能夠實現數字化以及智能化，不僅能提高檔案管理制度以及工作效率，還能實現學校檔案管理的完整性，以促進學校的可持續發展。

一、學校檔案管理在傳統方式中產生的問題

傳統的檔案管理方式主要產生的問題體現在三個方面。其一，檔案管理更新工作難度比較大。目前，學校的檔案管理工作多數呈現卷宗式的檔案保存，由于檔案保存的時間比較久、檔案數量多，學校在對檔案管理期間，就會形成較大難度。而且，學校保存的檔案一般為紙質性的，長久保存會容易出現腐爛等現象，從而為學校的檔案管理與更新工作帶來較大難度。其二，檔案管理的保密性相對較低。因為學校的檔案管理工作都是人為操作的，不僅人員流動性比較大，在檔案管理工作中還會發生一些意外事故，特別是信息泄露事件時常發生，從而降低了檔案管理工作的安全性。其三，對檔案的查找方式也比較復雜，降低了實際的工作效率。主要是由于學校領導對檔案管理工作的重視度不夠，在一定程度上抑制了學校的積極發展，而且，也不利于學校對師生思想管理、生活管理以及學校實際情況的管理。學校檔案管理工作受較多因素的制約，在對資料進行查找期間，主要是利用人工進行操作的，面對大量的卷宗材料，不僅降低了實際的工作效率，也降低了檔案管理工作的質量。

二、信息技術在學校檔案管理中的意義

高校檔案的內容在一般情況下，主要包括為：學生的就業通知書，學生的畢業登記表以及與學生相關的成績單等。對于一些師范院校的學生，還具有的專業的教師資格證。對于醫學類的學生，還會增加學生的實習檔案等。由于學生的專業不同，相關的檔案信息也不同。因此，高校檔案內容呈現較大復雜性，在管理工作中具有重要意義。

1.科學決策的合理性

信息技術在學校檔案中的應用能夠為學校做出有利的決策。因為學校制定的決策與學校的事業發展形成直接關系，所以，管理層制定的決策與學校的可持續發展具有緊密聯系。學校檔案是學校發展的重要材料，其中掌握著學校發展的各種信息，根據信息內容作出正確的發展決策，能夠有利于學校的積極發展。因此，實現學校檔案管理的信息化，提高信息的利用效率，不僅能為學校增加信息支撐，還能保證決策的合理性、科學性。

2.社會需求的時代性

當今時代屬于信息、網絡時代，信息技術在世界各國領域都得到廣泛應用。無論在社會需求發展、各國商業領域以及教育行業等都得到廣泛應用。在教育活動中，信息技術實施的主要手段是利用多媒體、辦公自動化等技術實施教學的，在一定程度上，促進了學校檔案管理信息化的發展歷程。學校的檔案管理能夠發揮學校的整體性，只有將信息技術應用在學校檔案管理工作中，才能使學校適應社會發展。

3.信息資源的共享性

信息技術在檔案管理工作中的利用，能實現信息資源的有效共享。在傳統的檔案管理工作中，不僅檔案管理工作內容比較多，實際利用的手段也比較復雜。而利用信息技術能打破時間與空間的限制，促進用戶在不同時間、不同空間能夠實現信息的共享、交流，從而創建了信息交流的共享平臺。在這種信息技術平臺建立下，不僅保證了學校檔案管理的安全性，通過信息資源的有利共享，在更大條件上，提高了檔案的利用效率。

4.檔案管理的效率性

在學校的日常教學活動中，形成的各種教學任務、學籍管理以及相關的教學活動都存在較多的檔案信息，其中具有較高利用價值以及保存價值。因此，學校實現的信息化管理模式應優化傳統的檔案管理模式，不僅要提高檔案管理的工作效益，還要提升檔案管理工作的效率水平。

三、信息技術在學校檔案管理的重要舉措

1.建立信息化辦公系統

信息技術在學校中的利用能夠建立信息化辦公系統，因為學校的檔案管理工作并不是單純的對檔案進行管理，還要對檔案信息進行采集，明確相應的工作職責。信息化辦公系統的建立能夠為各個部門提供有利信息，并能夠對相關信息進行收集、整理以及歸檔等，從而保證檔案信息在管理期間的全面化發展。這種系統的建立，不僅能加強各個部門之間的信息共享以及交流、溝通，還能提升學校整體的辦公效率。而且，學校在傳統管理方式中，各個部門是獨立發展的，而信息技術的利用正是打破了該現象，使學校在真正意義上實現了多媒體的信息化檔案管理方式。

2.加大領導的重視

要發揮檔案管理工作的信息化、自動化發展，要加大學校領導者的認識與重視。學校管理者以及檔案管理人員都應充分理解信息技術在檔案管理工作中發揮的重要性，認識到信息技術在檔案管理工作中實現的應用價值。根據學校在檔案管理中的實際發展情況，不僅要對各個階段的信息發展情況進行記錄，完善學校的教育活動，還要促進教學研究以及教學改革發展的積極形式。而且，將檔案管理工作中的信息技術與學校的管理形式有效結合，能夠為檔案管理工作形成有效的績效考評方式。

3.規范檔案信息的收錄與整理

在信息技術利用形式下，對檔案工作進行管理能夠實現整體性以及持續性的發展情況。信息技術的有效利用將學校的檔案管理工作由傳統的整理、收錄形式發展為自動化的信息管理方向。利用信息技術，檔案管理人員能夠將紙質檔案進行保存、歸檔，然后利用網絡形式對檔案資料進行審核、傳閱，最后實現歸檔形式。根據信息技術的整理、歸檔形式，不僅保證了信息收錄的完整化，還促進了校園發展的網絡化形式。利用校園網促進了檔案管理的標準化，不僅提高了檔案管理工作的質量，還提升了檔案管理工作效率。

4.提高人員素養

提高工作人員的專業素養，主要對檔案管理人員在工作中的實際情況進行考核，特別是工作人員掌握的計算機知識、掌握的信息技術基礎進行考評，還要具有較強的責任意識以及組織意識，培養工作人員掌握的知識能力、創新能力以及信息的整理能力等，不僅提升了工作人員的真實管理，還促進了管理人員綜合素質水平的有效提升。

綜上所述，學校已經成為社會發展的主體部分，利用信息技術能夠促進社會的經濟發展。在學校管理中，利用信息技術對檔案工作進行管理，不僅優化了系統的檔案管理模式，還發揮了檔案管理的時效性，從而為社會發展以及經濟效益水平的提升創造有利條件。

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