辦公自動化管理系統設計

尚兵兵+劉江明+王利梅+王龍

摘 要 辦公自動化Office Automation縮寫OA，是利用現代辦公工具與計算機網絡功能相結合的一種辦公方式。企業辦公自動化管理系統將最新的管理理念、管理思想植入其中，使企業在面對復雜的和易變的外界環境時，突破了傳統的嚴格分工的方式，打破了企業在快速發展的過程中受時間、地理、部門之間限制的影響，使得在多項目、跨地區、集團化的發展的趨勢中，信息共享、協同辦公任務、即時通訊、項目文檔的管理及安排、無紙化辦公等，實現企業的快速運轉和交流，進而有效的提高企業辦公效率。因此，辦公自動化管理成了企業辦公發展的一種必然的趨勢，在現代企業推行辦公自動化更有其重要性。

關鍵詞 辦公自動化；工作流程；信息發布平臺；內部通訊；知識管理；信息集成

中圖分類號 TP2 文獻標識碼 A 文章編號 1674-6708（2016）166-0078-01

1 背景

目前，隨著計算機和計算機網絡的普及，以及現代辦公自動化理念的快速發展，計算機辦公愈來愈多的成為辦公的基本形式，但是傳統的復雜的、繁瑣的辦公方式，已經很難滿足現代的辦公的需要，因此，更加便捷的、高效的、科學化的、現代化的自動化辦公的發展迫在眉睫。

2 系統目標

辦公自動化的需求的不斷增長，辦公人員對自動化辦公的要求也在不斷的提升，這使得需要建立一個高質量、智能化的辦公管理系統，實現工作流程的自動化，實現知識管理的自動化，建立信息發布平臺，實現協同辦公，搭建個人事務平臺，內部通訊，信息系統集成，辦公無紙化，資源信息化的自動化辦公管理平臺，從而提高效率，減輕辦公人員的工作負擔，節約辦公開支。

3 總體方案

辦公自動化管理軟件是企業級的辦公管理平臺，由五大應用，兩個支持平臺組成，分別為工作流程，知識管理，溝通交流，輔助辦公，集成解決方案及基礎支撐平臺、應用支撐平臺，總體架構如圖1所示。

3.1 工作流程

變革了企業辦公人員拿著各種文件、申請、單據奔波在各部門之間，等待審批、簽字、蓋章等繁瑣的傳統紙質文件辦公模式，企業內部的檔案管理，公文管理，會議通知等采用了審批、歸檔、會簽等電子化流程管理模式，有效的提高了辦公效率，節約了成本，實現了電子化辦公。

3.2 知識管理

搭建企業知識庫，為知識的沉淀、共享、學習、應用、創新提供了基礎。

3.3 溝通交流

搭建了員工與員工、上級與下級單位之間的溝通橋梁，提升了企業的快速應變能力。

3.4 輔助辦公

提供了個人事務管理、人事管理及行政后勤管理，像車輛管理、圖書管理、辦公用品管理等與我們日常辦公相結合的各種輔助辦公，有效組織和管理企業的員工，以及他們的工作。

3.5 集成解決方案

現代企業中已存在HR系統、外部郵件、財務系統、ERP軟件、CRM系統等存儲著企業一些管理數據，對企業的發展有著關鍵性的作用，但他們都是相互獨立的、靜態的，我們將各管理系統通過統一平臺以CA認證的方式單點登錄帶各系統，有效的將各系統集成起來。

3.6 基礎支撐平臺

系統可運行在windows、linux、unix等多種操作系統上、支持tomcat、ORACLE weblogic、IBM websphere等、支持oracle、mysql、sqlserver、DB2、sybase等多種關系型數據庫。

3.7 應用支撐平臺

提供組織機構、用戶、角色、權限管理體系及日志與系統安全體系，并設計有豐富的第三方系統接口。

4 結論

本文介紹了自動化辦公平臺化設計，易用性設計和整體化設計，描述了辦公自動化管理系統的總體架構，并分析的系統中各個功能。電子化，資源信息化，集成化的自動化辦公，對提高企業辦公效率有著重要的理論意義。

參考文獻

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