一種無紙化辦公會議系統

林原 徐亞軍

摘 要：辦公自動化（OA，office automation）是指利用先進的科學技術，如計算機技術、通信技術、系統科學、管理科學等，提高現代辦公室的辦公效率。經過近30年的發展，辦公自動化也變的更加成熟，這也令他的適用范圍變的更加廣泛，本文針對日常辦公中，會議召開這一領域的自動化辦公進行研究，將信息化設備應用其中，并設計一種會議系統，進而實現會議系統智能、信息、無紙化。

關鍵詞：無紙化辦公；會議系統

1 需求分析

本文的出發點是課題組的信息化平臺，在信息化平臺的建設過程中，發現其缺乏相應的會議系統，因此著手設計建設一套會議系統，用以滿足日常會議需求，這也是系統設計的指導思想，即簡化會議流程，提高會議效率。

1.1 會議模式

設計前，首先要了解學校日常及課題組日常會議的特點，即需求。在學校中，主要有兩種會議模式：一種是學生答辯會議，包含畢設答辯（開題、中期、結題），課程設計答辯，大作業展示；另一種是項目研討會議，可以是組內人員會議，或者是與外方單位共同協商交流的會議。

以往會議中，主持人分別邀請每一位匯報人上臺演講；匯報人攜相關材料進行演說，同時與會人員在紙上記錄相關內容。此流程中，會議組織人員由于無法具體了解會議詳細內容，因此無法進行會議的相關準備；與會過程中，領導無法總覽議題，因此無法了解會議總體情況，每一位參加會議的人員須攜帶紙筆，記錄會議相關信息；在匯報結束之后，為了方便日后查看，需要歸檔會議資料。

對于以上兩類會議，經過調查研究，以及在校多年開會經驗，我總結出如下特點：

規模小：大部分會議是以課題組會議模式進行，因此會議涉及人員相對較少，屬于內部會議。

與會人員級別差異較大：對于答辯會議，與會人員包括老師、學生等，而教師中又包含指導教師以及課題組領導；而對于項目會議，可能包括每一個模塊的具體負責人員，以及總體帶頭人，也可能包括外單位人員。

交互性需求大：與會人員級別差異較大，導致關注點因人而異。對于普通學生，其關注點即是報告人所講內容；而一些領導老師，對于主講人所述并不需要全盤接受，也許只是針對其中幾點信息做詳細研究即可。

保密性要求高：由于學校及課題組所涉及項目大多涉密，對保密性，可靠性的要求較高。要求對會議涉及相關文件去向可控。

會議模式可選擇：根據與會人員差異，設置不同的會議模式提供選擇。

1.2 會議系統相關性能

以上述會議特點作為指導，本系統應具有如下特點：

1.C/S框架，即服務器/客服端架構，滿足內部用戶使用，限定局域網；

2.針對使用用戶級別職位不同進行用戶分類，設置不同權限；

3.此會議系統有較好的人機信息交互性，方便用戶查看所關心文件。

4.會議結束之后保證會議相關內容去向可控，增強其保密性。

5.系統支持兩種不同的模式：總覽議題會議模式以及跟主講人同屏的匯報模式。

1.3 系統設計整體框架

本系統分別根據上述需求分析以及系統預期性能，設計整體框架：系統由一臺會議服務器和多臺會議終端系統構成，且終端數量可以擴充；系統采用會議服務器作為控制器，完成對各個會議系統終端的管理權限，同時作為會議準備的平臺；每一個終端，配置靈活，可以充當任意一種角色。在會議系統整體框架中，會議包括三個階段；設置三種類型用戶并賦予相應權限；設計兩種會議模式供與會人員選擇。

2.1 會議階段

根據會議流程，分別在會前、會中，會后設置三個不同階段，每個階段對應不同工作，具體如下：

1.會議準備階段：將會議議題逐一錄入目錄，導入對每一個議題相應附件；

2.會議進行階段：逐一講解議題，打開議題所對應附件進行匯報演示；

3.會議結束階段：整理會議文件，結束會議。

2.2 用戶分類

依據與會人員所處職位不同，將用戶分為SuperUser、User以及Organizer。這三種用戶分類對應高級用戶席位、普通用戶席位和會議主持人席位。用戶在登錄時，需根據自己所處職位，選擇對應類型的用戶。

根據用戶所處職位，進行如下權限設置

1.會議準備席：完成會議資料的預先準備主持人席：控制會議進度，可開始或結束一個議題的討論

2.首長席：在會議中可瀏覽全部議題文件，具有高級會議權限

3.旁聽席：會議中可瀏覽與自身有關的議題文件

4.發言人：在主持人的進度控制下，對各個議題進行匯報。

同時，根據會議的不同階段，設置2種不同的會議模式，以滿足用戶需求

1.會議模式：用戶顯示內容與自身權限相對應

2.報告模式：除主持人席位之外，其余席位均顯示與發言人席位同樣的內容，所有席位同屏顯示。

4 具體操作

4.1 準備階段

本系統的一個很重要的有點是在會議召開之前即可對會議內容進行充分準備，將會議相關議題，相關附件文件錄入系統。準備階步驟如下

1.啟動服務器端程序。（客戶端程序開機自動運行，選擇SuperUser、User或者Organizer用戶登錄，對應高級用戶席位、普通用戶席位和會議主持人席位）

2.進入會議編輯界面，編輯議題，添加附件。

在這個界面中，可以實現添加新議題、刪除議題、刪除全部議題、將議題提前或推后以及發布會議的功能

（1）添加新議題：選擇添加界面，出現新建會議對話框，輸入會議議題，匯報人姓名，選擇所屬會議，選擇要發布的文件夾（議題與文件夾一一對應），輸入會議簡介，該議題便出現在會議議題列表的最后一行。

（2）刪除議題：選中議題，出現確認刪除議題的提示，將刪除所選議題，同時可以直接選擇刪除全部議題。

（3）選擇某個議題可以將所選議題提前一行（客戶端所顯示的議題順序將與會議議題列表中的次序一致），點擊議題推后按鈕，可將所選議題退后一行。

（4）在發布會議選擇選項中選擇要發布的會議序號，然后單擊發布會議按鈕，便可將該序號的會議發布。

通過上述操作，即完成會議準備工作。

4.2 會議進行階段

（1）默認情況下以會議模式進行，即主持人席位和高級用戶席位（首長席位）顯示本次會議所有議題，普通用戶席位（發言人席位和旁聽席位）只能顯示當前議題。主持人可以單擊某個議題，選擇開始議題或者結束議題。

（2）當匯報人就一個議題展開敘事時，可以選擇匯報模式，與會人員同屏顯示匯報人匯報內容。在匯報的同時，主持人可以選擇改變當前議題。

4.3 會議結束階段

（1）會議結束后，管理員在服務器端點擊會議結束按鈕，將文件回收，并斷開連接。

（2）管理員可以進入會議編輯頁面選擇發布下個會議，然后重新選擇會議模式，即可開始下個會議。

（3）所有會議都結束后，管理員可以點擊遠程關機將客戶端全部關掉。

5 實施效果

本系統可以實現會前準備，錄入相關附件；主持人可以輕易更改議題，保證會議流暢進行；匯報人可以直接在議題中找到匯報相關附件，同時可以通過主持人進入匯報模式，進行實施同步，方便講解；同時在準備會議的過程中就已經完成了會議資料的相關整理工作。總而言之，此系統使得會議召開更加輕松流暢，會上發言講解更清晰易懂；操作難度低，易使用；與工作結合密切。