高校檔案信息化建設的問題分析與對策

高桐　胡艷

摘 要：隨著信息技術的不斷發展，隨著計算機技術、網絡技術、網絡安全的不斷成熟，傳統的檔案管理模式正逐漸的被現代化的檔案管理模式取代。檔案信息化建設勢在必行。本文分析了高校檔案信息化建設中存在的問題，結合實際工作提出了一些改進的觀點。

關鍵詞：檔案；檔案管理；檔案信息化建設；問題；對策

高校檔案信息化建設是以紙質檔案為基礎，以檔案數字化、計算機網絡化、檔案管理系統化為工具，以更好的保存檔案、服務高校師生利用為目的系統工程。筆者結合本校檔案信息化建設過程中獲得的一些工作經驗，對高校檔案信息化建設中存在的問題進行粗淺的分析并提出具體的實施對策。

1 高校檔案信息化的重要性

1.檔案管理雙軌制，對紙質檔案起到保護作用。檔案的數字化，檔案管理系統的建設，使檔案的利用過程不再僅限于對紙質檔案的依賴。師生可以通過數據庫中的電子檔案獲得所需的檔案信息，不必再翻閱紙質檔案，這無形中對紙質檔案起到了保護作用。

2.檔案工作管理服務模式改變，工作效率顯著提高。由于檔案保管方式的改變，從原來的只有紙質檔案變為紙質檔案和數字檔案并存，徹底改變了檔案的檢索方式和利用方式。提高了工作效率，拓寬了服務領域，對學校檔案的編研工作也起到了很大的促進作用。

3.檔案信息化是學校整體發展的需求。隨著現代化信息技術的不斷成熟和高校校園網的不斷發展，檔案數字化、信息化勢在必行。檔案管理系統和校園網互接，實現學校整體的辦公自動化的同時，也將學校檔案工作的整體水平提升到了新的層次。

2 影響高校檔案信息化建設的主要因素

1.檔案信息化法制滯后，規范化制度不完善。我國在檔案管理工作方面頒布了許多標準，但是對于新興事物檔案數字化和信息化方面的標準很少。檔案信息化過程中，很多的細節需要規范統一。檔案具有保密的特有屬性，對檔案信息化建設中檔案的安全問題有很高的要求，這也需要相關的全國性的規章制度進行保障。規章制度的不完善，影響了檔案信息化建設的發展進程。

2.檔案信息化專門人才缺乏。檔案信息化建設，需要既懂檔案的專業知識又懂計算機和網絡的專門人才才能順利的開展工作。檔案工作整體上存在人員年齡偏大，專業人員單一，同時具備檔案知識和計算機、網絡知識的人員少的現狀。檔案管理系統的建設，雖不需要獨立完成整個系統的開發編碼，但專門做檔案管理系統的軟件公司對檔案的業務，尤其是適應本單位檔案工作需求的具體內容并不了解，所以需要檔案工作人員提出適合本單位需求的可行性方案。適合的檔案管理系統，是檔案信息化建設順利進行的有力保障。例如檔案管理系統功能模塊越全面、越符合實際工作需求，在使用過程中發揮的作用越大。

3.本單位上層領導對檔案信息化建設的重視程度不夠。檔案信息化建設由硬件、軟件和人員共同來實現。高校的資源分配首先滿足教學和科研，有些高校自然存在對檔案工作重視程度不夠的問題。資金的投入可以解決檔案信息化建設中硬件的問題，可以一定程度上解決軟件系統的問題，人員的問題則需要本單位長期的重視培養和建設，這樣才能在本質上推動檔案信息化的發展。

3 高校檔案信息化建設對策

1.檔案信息化建設要統一規劃，完善規章制度，做到有章可循。高校檔案信息化建設的目的，是為了將檔案信息資源科學的整合，方便統計和查詢，更好地為各級領導和廣大師生服務。說大了，是為社會服務，實現資源共享。如果本省、市檔案局有相關的規章制度，應以上級管理部門的規章制度為依據展開工作，以便所使用的檔案管理系統能和上級業務部門的管理系統兼容，實現共享。如果上級業務部門沒有明確的規定，本單位應制定符合本單位實際情況的，盡量向上級業務部門靠攏的規章制度，規范檔案信息化工作，統一規劃、統一標準、統一規范。本單位應制定詳細的檔案歸檔制度和檔案工作流程。檔案的信息化過程不可能將全部的歸檔檔案數字化，這就要求在制定規章制度時，詳細的將哪些檔案進行數字化，比如具有本單位特色的、利用率高的、歷史性重要節點的檔案。檔案的工作流程也同樣重要，在人力、物力有限的情況下，將數字化的工作分配到單位各部門是必要的，前提是做好前期的培訓工作，使兼職檔案員能夠熟練的使用檔案管理系統。檔案信息化建設需要本單位各部門的密切配合協作，做到有章可循，有利于檔案信息化建設工作的開展。

2.加強檔案信息化技術人才的培養。實施檔案信息化建設，檔案人員隊伍的建設是問題的關鍵。檔案信息化建設，無論是前期的檔案管理系統的設計和使用時檔案管理工作由原來的手工操作轉變為通過計算機檔案管理系統輔助完成的智能操作，對檔案工作人員提出了更高的要求。檔案信息化建設是一個長期的過程，檔案部門應盡快建立起一支現代信息技術能力較強的人才隊伍，以滿足檔案信息化建設的需要。

檔案人才隊伍的發展，可以采取引進和培養并重的措施。一要認真做好現職人員的培訓工作，特別是領導干部和業務骨干必須接受有關計算機技術、網絡技術、數字化技術、信息管理技術、現代管理技術等知識的培訓；二要積極開展多種形式的技術培訓和技術交流，努力營造學習新技術、新知識的良好環境；三要積極引進人才，要下大力氣引進一批既懂檔案專業，又懂計算機技術和網絡技術的復合型人才，為他們創造一個良好的工作環境，使他們為檔案信息化建設做出貢獻。

在培養專職檔案員的同時，也要重視兼職檔案員的培養。檔案信息化建設是一個系統工程，需要單位各部門的共同支持。如高校的檔案管理部門，負責收集、整理、保存、利用全學校的所有檔案，在學校的各部門都有下設的兼職檔案員。在檔案信息化建設的過程中，對兼職檔案員的培訓是至關重要的。兼職檔案員的工作態度和認真程度決定了檔案數字化后的基礎數據，以圖片形式存儲的檔案關鍵詞和檢索詞的設定，決定了檔案利用的效果。在某種程度上說，兼職檔案員的工作能力和水平影響了學校檔案工作的整體水平。

3.選擇符合本單位實際需求的合理有效的檔案管理系統。有了完善的規章制度，符合需求的硬件支撐，精通業務的檔案工作人員，上一套符合本單位需求的、實用性強的檔案管理系統，是檔案信息化建設的保障。

我了解的很多高校和企事業單位，由于前期考察和準備不充分，購買的檔案管理系統多為通用版的檔案管理系統，使用起來不能很好的滿足本單位檔案管理的需求。選擇檔案管理系統，在資金條件允許的情況下，最好選擇有制作檔案管理系統資質的軟件公司，并選擇定制版。在通用版的基礎上，提出具體的符合本單位實際需求的功能模塊。比如檔案錄入者的工作模式和流程，查詢者的權限，根據檔案密級設定檔案的加密方法和瀏覽使用權限等。

在簽訂合同上盡量延長試用期和維護期的時限，因為隨著檔案信息化建設的不斷開展，或多或少會出現事先沒有發現的問題。隨著數字化檔案的增多，檔案管理系統中各模塊的功能也有可能出現意想不到的問題，這些都是在檔案管理系統建設過程中可能出現的。

在合理的規章制度的保障下，實用的檔案管理系統，才能夠使檔案工作、檔案信息化建設有條不紊、順利的開展下去。

4.加強宣傳教育，提高單位領導和同事對檔案信息化建設的認知度。檔案工作不是一個能夠立竿見影出成績的工作。檔案用到的時候價值不可替代，不用的時候，沒有人會想起。而檔案工作是一個長期的工作，是一個需要積累的過程。檔案信息化的建設正是將檔案這個巨大的原始信息源組織起來，準確查找，方便編研，輔助決策，便于使用。應該讓大家意識到檔案的重要性，做好宣傳工作，有利于檔案信息化建設的順利進行。

信息化是一個永不休止的工程，隨著學校辦學規模的不斷擴大，隨著信息化應用領域在學校的教學、科研、辦公等領域不斷深化，檔案的信息化建設也必須要跟得上學?？焖侔l展步伐。高校檔案信息化是一項系統工程，是數字化校園的重要組成部分，其最終目標是要實現檔案信息數字化、檔案信息管理規范化、檔案信息服務網絡化，使檔案的保存、傳遞、利用更加科學、更加便捷，使檔案發揮更大的作用。高校檔案信息化建設是一個長期的、復雜的過程，與時俱進、統籌發展是檔案信息化建設必須遵循的原則。相信隨著檔案信息化進程的深入，其優勢會逐漸顯現發展，檔案事業也必將會達到新的高度。

參考文獻

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[4]王愛榮，李玉婷.檔案信息化建設的現狀與對策[J].檔案人語，2010（7）.

作者簡介

高桐（1982-），男，2004年畢業于遼寧師范大學，館員，沈陽藥科大學綜合檔案室工作。

胡艷（1982-），女，2005年畢業于東北師范大學，館員，沈陽藥科大學綜合檔案室工作。