事業單位檔案管理中存在的問題及對策研究

康玲芳　吳海平

摘 要：進入新時期后，事業單位要想獲得高效穩定發展，需要充分重視檔案管理的作用；結合現階段事業單位檔案管理中存在的問題和不足，采取針對性的解決措施，規范工作程序，完善規章制度體系，提升事業單位檔案管理的質量和效率，充分發揮檔案作用，促進事業單位的長遠發展。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；存在問題；對策措施

事業單位檔案管理工作涵蓋了較為廣泛的面，檔案資料對于事業單位的人才選拔、人員考核具有較大價值。單位工作人員及領導借助于單位檔案，獲取需求信息，進而更加高效的工作，做出科學決策，促進事業單位的發展。研究發現，現階段部分事業單位檔案管理中還存在著諸多的問題，制約到檔案管理作用的發揮，需要引起人們足夠的重視。

1 事業單位檔案管理開展的意義

從宏觀角度來講，事業單位檔案管理工作指的是科學保存與管理事業單位一系列經濟業務及其他業務的相關資料，對事業單位的財務憑證科學處理與保管等。在我國檔案管理體系中，事業單位檔案管理是非常重要的組成部分，比較的復雜和特殊，直接影響到事業單位整體穩定運行。進入新時期后，一系列先進技術的運用，事業單位檔案管理工作的數字化程度得到提升，通過構建數據信息，從數據角度支撐事業單位的發展，順利開展檔案管理工作。

2 現階段事業單位檔案管理中存在的問題

2.1 檔案管理人員的專業水平需要進一步提升

研究發現，事業單位檔案管理工作具有較強的專業化程度，對檔案管理工作人員提出了更高的要求，除了專業理論知識足夠豐富外，還需要能夠深入了解事業單位內部情況，職業道德素養較高。但是部分事業單位的檔案管理人員沒有較高的專業技能水平，甚至部分人員不熟悉檔案資料的收集、整理、歸檔等基本業務流程；部分檔案人員不了解事業單位內部情況與其他部門的工作，無法深層次分析與開發檔案信息，對于檔案工作的長遠發展起到制約作用；還有一些檔案工作人員職業道德不高，不能認真細致的開展工作，甚至對檔案資料故意損壞或者竊取。

2.2 沒有充分重視檔案管理工作

本問題普遍存在于大部分的事業單位中，部分領導沒有認識到檔案管理工作重要性，認為檔案管理無法產生直接的經濟效益，不會影響到領導人員的政績考核，因此，在檔案管理方面，領導沒有投入足夠的精力和時間，資金投入較少，缺乏相應的檔案管理設施，沒有大力培養檔案管理人員等，制約到了事業單位的深入改革與發展。檔案管理人員自身不具備較高素質，理論知識與管理經驗比較缺乏，出現心理偏差，降低了檔案管理工作水平。

2.3 檔案管理信息化水平需要進一步提升

現階段，檔案管理信息化時代已經來臨，部分事業單位已經將數字化檔案系統構建起來，但是領導不夠重視，資金缺乏，不能夠及時更新升級信息化設備，依然借助于手工方式檢索信息，這樣員工的工作負荷遭到增加，錯誤容易出現，制約到檔案數字化發展。部分工作人員沒有較高的計算機水平，不能夠熟練操作電子檔案的存儲管理，無法維護信息安全，不能夠熟練掌握現代化管理方法，對現代化檔案管理的發展起到制約阻礙作用。

3 事業單位檔案管理的對策措施

3.1 對檔案管理工作充分重視

事業單位的各級領導在改革發展過程中，需要充分重視檔案管理工作，從資金、精力等多個角度支持檔案管理工作的開展與發展，促使檔案管理工作的信息化、科學化程度得到提升。領導人員要嚴格要求自己，積極學習檔案管理知識，在日常工作議題中加入重要檔案管理的內容，采取科學的方法，嚴格監督考核檔案管理工作，起到督促促進作用。同時，檔案部門要將檔案管理宣傳工作定期經常的開展下去，以便促使檔案管理工作的影響范圍得到擴大，事業單位各個部門都能夠認識到檔案管理的重要性，積極配合與參與進來，同時，檔案管理人員的工作積極性也可以得到激發，提升事業單位的檔案管理工作水平。

3.2 積極開展檔案管理信息化建設

新時期內，計算機網絡信息技術發展迅速，在較大程度上改變了檔案管理工作，也促進了檔案信息管理的發展與完善。未來發展中，事業單位檔案管理工作必然會朝著檔案管理信息化的趨勢發展。因此，事業單位所有管理人員與工作人員需要清晰認識，在信息化設備方面投入更多的成本資金，逐步完善，提升檔案管理工作的高效性。同時，事業單位要大力培訓檔案工作人員，提升其計算機技能，能夠對計算機設備熟練操作，掌握相應的檔案信息安全技術，更加安全高效的開展檔案管理工作。要積極建設網上檔案管理系統，借助于網絡平臺共享信息資源，促使資源利用效率、檔案部門服務水平得到提升。最后，需要對檔案管理信息化水平得到提升，在檔案管理領域引入云技術，創新管理方式，提升檔案管理水平。

3.3 完善檔案管理制度體系

事業單位檔案管理要想有序發展，需要做好制度化管理工作，完善制度體系，約束人員行為。要充分依據事業單位的實際情況，科學制定與調整檔案管理制度，制定強制性條款，約束檔案管理工作，適當調整事業單位檔案人員數量、經營規模等，保證制度體系與單位運行需求所符合。要從制度角度避免出現人事變更的死檔、棄檔問題，及時記錄新進人員的檔案，結合程序要求，分類整理離退休人員的檔案；針對轉調人員，對檔案轉接制度科學制定，保證能夠順利轉接檔案。此外，要做好檔案保存工作，定期經常的查看檔案，避免有破損、損壞問題出現，及時采取相應的補救措施；要充分利用現有的檔案資源，經常查閱檔案信息，服務于事業單位整體的改革與發展。

3.4 對檔案管理人員的綜合素質大力提升

檔案管理工作是由檔案管理人員實施的，因此檔案人員的素質與水平會對檔案管理整體質量產生直接影響。事業單位要通過教育、培訓、激勵等措施的綜合運用，不斷提升檔案管理人員的綜合素質，將較高水平、豐富經驗的檔案管理隊伍體系構建起來。首先，要對檔案管理人員的專業技能水平大力提升，結合實際情況，經常組織一些技術培訓活動，除了豐富員工理論知識，還積極考核其實踐操作能力。檔案管理人員需要嚴于律己，發揮帶頭模范作用，積極學習檔案數字化技術，發揮個人作用，促進事業單位檔案數字化發展。要深入培養檔案管理人員的職業道德素質，領導人員以身作則，嚴謹細致的開展工作，幫助廣大員工樹立正確的價值觀與人生觀，認識到檔案管理的重要性，能夠全身心投入到檔案管理活動中，避免損壞或者丟失檔案資料，提升檔案管理工作水平。

4 結語

綜上所述，進入信息時代后，事業單位進行了深入改革，傳統檔案管理模式逐漸暴露出來諸多的問題，制約到事業單位改革的整體進行。針對這種情況，需要結合時代發展要求和趨勢，積極運用先進信息技術，增強認識，完善制度體系，規范事業單位檔案管理工作的開展，創新理念和方法，提升檔案管理工作水平，充分發揮檔案管理作用，促進事業單位的改革與發展。

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