人事檔案管理探究

張秀菊

摘 要：人事檔案是人事管理部門按照黨的政策，在工作中形成的記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作實績、工資待遇等內容的文件材料，并按照有關規定進行整理后組成的，是考察了解和正確選拔使用干部的重要依據。本文將從人事檔案管理方面做簡要概述分析。

關鍵詞：人事；檔案；管理

市場經濟的發展，增大了人事檔案的管理與使用范圍。長期保持人才、信息、學術活動與外部系統的交流，這樣有利于博采眾長，有利于人員內部的調整和結構的優化，有利于組建一支具有競爭力和創造力的人才隊伍。要長期保持隊伍結構的優化，需要靠事業心和利益驅動相結合的人才流動機制來實現。把高素質人才更大范圍地盤活，這一切都增大了人事檔案管理的范圍與作用。

1 人事檔案管理特點

1.對市場經濟建設的步伐和速度起到促進作用

在市場經濟條件下，要想取得穩健的步伐和高速的發展，離不開科學技術，而科學技術的進步則取決于人才的素質，需要有一支宏大的專業技術人才隊伍。人才已成為決定經濟興衰、事業成敗、競爭勝負的關鍵因素。縱觀世界各國的發展計劃或發展戰略，幾乎都有一個共同點，即無論是發達國家還是發展中國家，都把社會、科技、經濟發展的依據放在“人才資源”這個支撐點上。科學技術問題、現代化問題，實質上是人才問題，科學技術水平越高，市場經濟越發展，人才就越顯得重要。

2.考察和了解人才的重要工具和落實待遇、澄清問題的重要憑證

市場經濟建設中需要各種人才，從人事檔案中了解人才狀況是重要手段之一。如干部人事檔案，是組織人事部門知人善任的重要依據。知人是善任的基礎，而要真正地做到知人，就得歷史地、全面地了解入。不僅要了解人的過去，而且要了解人的現在；不僅要了解其才，還要了解其德；不僅要了解其長處及特點，還要了解其短處及弱點。要做到這一點，必須在直接觀察了解干部的現時表現的同時，查閱干部人事檔案，系統了解一個人的過去經歷和工作情況。只有這樣全面地歷史地了解干部，才能科學地用人，才能有效地防止不講德才條件，而憑主觀臆斷和一時情感任用提拔干部的問題。

3.市場經濟建設中開發人才、使用新人才，進行人才預測及制定人才計劃的重要手段

社會主義市場經濟體制的建立，各級人才市場的誕生，使得各種層次、各種形式、各種渠道的人才交流日益增多，科技人員、高校教師、各類專業人才的流動日益頻繁，為人才開發創造了有利條件，人事檔案對于新單位領導掌握調入者的基本情況，正確使用新的人才將起到重要作用。如大型外資、合資企業招聘用人，人事檔案作用不凡。人事檔案的建立，是人類走向文明與進步的產物。一些經濟發達國家都十分注重人事檔案信息的建立。

4.推行和貫徹國家公務員制度的重要依據

按照國家公務員制度的有關規定，用人機關可面向社會直接招考公務員，但對所招公務員的人事檔案，有著嚴格要求。人事檔案記載著個人的自然狀況、社會關系、歷史和現實表現，沒有個人檔案的出具，就無法保證今后機關工作的嚴肅性，因此，那些斷檔而參聘的人員，已失去被聘用的可能。對在機關單位工作的公職人員來說，隨著人事制度的改革，各級組織、人事部門在干部考核、任免、工資調整等工作中形成了大批反映干部新情況的材料，在機關干部辭退職制度逐步推行的現行體制下，無論今后被辭退，還是在機關單位留用，這些材料都是繼續工作的依據，與自身利益息息相關。

2 人事檔案管理存在的問題

1.檔案管理工作的重要性淡化

很多人對檔案管理工作的重要性缺乏足夠的認識，認為檔案管理工作可有可無。一些檔案管理工作人員自身就對檔案管理工作沒有給予高度重視，在檔案管理工作中缺乏高度的工作責任感，良好的職業道德，辦事細心的工作態度，樂于奉獻的工作精神，又沒有積累扎實的檔案管理的理論知識、科技知識，對檔案管理工作重要性的認識力度不夠。

3.缺乏制度化的管理流程，檔案管理工作的不規范

檔案收集不規范。在收集過程中，制度形同虛設，想交就交，不想交就不交，檔案收集考核不明確；檔案整理不規范。在立卷過程中有的沒有按照卷內文件目錄順序進行排序組卷，卷內目錄與實際整理文件不相符，卷內資料漏失現象比較普遍。檔案利用不規范。檔案管理人員對檔案借閱內松外緊，借出的檔案沒有按期歸還。此外，在立卷時間上，有時會累積起來一次立卷，既不符合事畢立卷要求，又不利于查找利用。

3 人事檔案加強措施

1.提高思想認識，加大投入，進一步夯實檔案工作基礎

部門領導要從思想和行動上要高度重視人事檔案的管理工作，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時，各單位要在檔案工作上舍得投入，特別是對檔案的檔案維護、檔案保護和搶救、檔案信息化建設等方面所需費用要予以重點保障，要有專項預算；要按標準按要求建設好規范化的檔案室、檔案柜，搞好通風、采光、防盜、防蟲、防潮、防火等配套保護措施，確保檔案利用安全，檔案資料不丟失、不損壞，又保證檔案信息不失密、不泄密。

2.提升檔案管理人員的素質，提高人事檔案管理質量

隨著現代化進程的不斷推進，傳統的管理模式不適應現代人力資源管理需要的問題越來越突出。因此，檔案管理部門在引進高素質人才的同時，更要注重對現有人員的培訓，全面提高檔案管理人員的綜合素質，選擇政治上可靠、作風正派、責任心強的人員從事檔案管理工作，注意對他們的教育培養，關心他們工作、生活、充分發揮他們的積極性和創造性。主管部門應定期組織培訓業務知識，讓他們掌握新的知識和先進的管理技術，進一步了解管理檔案的重要性，增強責任心，提高檔案管理的技術水平，使其能夠適應現代人力資源管理的新要求。同時，檔案管理人員必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，手續不全的材料要退回形成材料的部門進行補辦，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案的權威性、準確性和真實性，從而全面提高人事檔案管理質量。

3.建立健全人事檔案管理制度，加快人事檔案工作科學化、現代化進程

現代人力資源管理趨勢要求，人事檔案管理必須更加制度化、規范化。對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，再其次為了避免檔案的丟失、改動，必須建立健全檔案工作目標管理考核制度和責任追究制度，嚴格手續，做到轉入、轉出、接收材料有登記，查閱、借閱檔案有登記，提供準確，有效地制約造成檔案泄密、涂改等人為因素，保證檔案管理規范有序。

隨著時代的發展，檔案材料越積越多，傳統的管理模式勢必會給查找檔案帶來諸多不便，容易延誤時間，而且出錯率較高，建立人事檔案現代化信息管理系統勢在必行。通過網絡，可以實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務，以實現人事檔案信息資源的有效共享，大大提高檔案的利用效率。

4 結語

人事檔案管理工作是重要的管理工作之一，其改革已經提上了日程，只有與時俱進，注重檔案的服務性，才能提高檔案的利用價值，在這一改變過程中， 改變舊有模式，建立新型管理系統，借助現代化的技術與觀念，全面開發信息資源，充分有效地利用人事檔案的價值，從而促進人事檔案管理工作不斷走上法制化、科學化、規范化的軌道。

參考文獻

[1] 羅志超. 人事檔案管理工作現狀的分析與對策[J]. 黑龍江教育學院學報，2011年第3期.

[2] 田忠智.淺談人事檔案工作中的問題與對策[J].蘭臺世界， 2009年第6期.