基于巴納德組織理論的高職院校檔案管理能力研究

曹方玲

摘 要：將巴納德組織管理理論運用到高職院校檔案管理中，可以有效提到高職院校檔案意識，確保檔案管理在院校發(fā)展歷程中充分發(fā)揮其科學性、實用性、研究性的價值。

關(guān)鍵詞：巴納德組織理論；高職院校；檔案管理

在歷經(jīng)教學評估，示范校、骨干校驗收等多項大規(guī)模的檢查評估工作后，高職院校越來越注重檔案管理。歷史學家稱檔案是“沒有摻過水的史料”，確實，學院教學質(zhì)量水平的高低不能停滯在某一時間短等待檢驗，檔案的展現(xiàn)就像是出了它的巨大作用。科學規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。這里我們就談?wù)劵诎图{德組織理論的高職院校檔案管理能力研究。

巴納德是“現(xiàn)代管理理論之父”，在他的系統(tǒng)組織理論中提到：社會的各級組織包括軍事的、宗教的、學術(shù)的、企業(yè)的等多種類型的組織都是一個協(xié)作的系統(tǒng)，這些協(xié)作組織是正式組織，都包含三個要素：共同的目標、協(xié)作的意愿、和信息聯(lián)系。在長久的檔案管理工作中，這三個要素恰恰是能夠使檔案管理實現(xiàn)系統(tǒng)性、有效性，科研性，增強檔案功效的基本所在。

1 共同的目標

巴納德認為：首先，一個組織必須有明確的目標，否則協(xié)作就無從發(fā)生。其次，組織不僅應(yīng)當有目標，而且目標必須為組織的成員所理解和接受，倘若組織的目標不能為組織成員所理解和接受，也就無法統(tǒng)一行動和決策。目標的接受與協(xié)作意愿是相互依存的。

受高職院校學生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導致檔案管理工作的邊緣化。這一現(xiàn)象存在的原因首先是未達成統(tǒng)一目標意識。

檔案管理者希望通過系統(tǒng)化的管理，歸檔保存?zhèn)洳榈奈淖帧D表、聲像等各種形式的、歷史的原始記錄。而事實是，各部門及教學工作人員每學年積累下來的檔案不少，可有意識的加以整理、上交的不多。即便有心整理，又由于上交時的格式、規(guī)范、程序等繁瑣的問題打消了積極性，就形成了檔案積壓無人整理，用時方翻出來。因部門人員調(diào)整、時間較長等原因，即便找到了檔案，也無法確認它存在的背景或價值。這些問題，看起來是檔案收繳程序的問題，實際上是學院對檔案管理的目標性問題。

如果全員都能夠認可檔案管理的重要性，學院建立完善的檔案管理機制，以上現(xiàn)象均可迎刃而解。

2 協(xié)作的意愿

協(xié)作意愿是指組織成員對組織目標做出貢獻的意愿。一個人是否具有協(xié)作意愿依個人對貢獻和誘因進行合理的比較而定。所謂貢獻，是指個人對實現(xiàn)組織目標做出的有益的活動和犧牲。所謂誘因，是指為了滿足個人的需要而由組織所提供的效應(yīng)。只有當誘因大于貢獻時，個人才會有協(xié)作意愿。然而，對貢獻和誘因以及其凈效果的度量都不是客觀的，而是個人的主觀判定，它隨個人的價值觀念不同而有很大變化。

現(xiàn)有高職學院檔案管理工作出現(xiàn)問題的另一個主要原因是管理者的問題。檔案工作的質(zhì)量高低直接取決于檔案管理人員的素質(zhì)高低。《檔案法》第九條明確規(guī)定：“檔案管理人員應(yīng)當忠于職守，遵守紀律，具備專業(yè)知識。”但是檔案管理只是學院建設(shè)過程中很小的一個部門，學院將大量的資金都投入到了專業(yè)建設(shè)中，經(jīng)常會忽視檔案管理人員能力的提高。而檔案工作者自身也會有職業(yè)疲憊感，甚至感覺看不到職業(yè)發(fā)展前景，出現(xiàn)工作不投入，無創(chuàng)新等現(xiàn)象。

3 良好的溝通

組織的共同目標和個人的協(xié)作意愿只有通過意見交流將兩者聯(lián)系和統(tǒng)一起來才具有意義和效果。

檔案部門是一個管理部門，更是一個服務(wù)部門。檔案的一個重要特點就是服務(wù)性。因此如何利用檔案是檔案工作的出發(fā)點和歸宿，也是檔案及檔案工作得以存在和發(fā)展的源泉。高職院校普遍存在檔案管理是“死物”，重“保管”輕“使用”。這就要求檔案部門充分發(fā)揮好良好的溝通能力，加強檔案管理工作的服務(wù)意識。轉(zhuǎn)變觀念，把工作的重點放在檔案資源的開發(fā)與利用上，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，變封閉式服務(wù)為開放式服務(wù)，搞活檔案工作。

基于以上內(nèi)容，不難發(fā)現(xiàn)，將巴納德系統(tǒng)組織管理理念應(yīng)用到檔案管理中，有利于提高高職院校檔案意識，改善檔案管理體制，增強檔案管理人員工作積極性主動性，從而將“死”的檔案變成“活”的信息，充分發(fā)揮檔案的功能。

鑒于此，結(jié)合巴納德組織管理理念，我們提出以下建議。

4 強化高職院校各層次領(lǐng)導的檔案意識

頭腦有檔案的弦，才能以檔案的眼光去看待、對待文件材料，在工作中注意收集、整理文件材料，起草文件時注意符合檔案要求、方便存檔立卷等。也就是說，檔案意識越強，越有利于檔案材料的有效收集，從而越能使形成的檔案材料具備及時、準確、完整的特點，從而最大限度的滿足利用者的需求。

5 提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和服務(wù)意識

建立相應(yīng)的培訓體制，鼓勵他們學習新技術(shù)、新知識和參加業(yè)務(wù)培訓，培訓工作應(yīng)加強針對性、實用性，重點加強電子文件、電子檔案管理新技術(shù)以及計算機網(wǎng)絡(luò)知識的培訓，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)和實際工作能力，重視檔案人員的知識更新。

發(fā)揮檔案管理人員的主動性，在檔案與檔案利用者之間搭起相互溝通的橋梁，實現(xiàn)靜態(tài)檔案向動態(tài)信息的轉(zhuǎn)變。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應(yīng)著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統(tǒng)、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。

6 搞好建章立制工作

《中華人民共和國檔案法》應(yīng)運而生，經(jīng)過二十多年的發(fā)展，為我國檔案管理工作的良性發(fā)展打下了堅實的基礎(chǔ)。檔案事業(yè)的發(fā)展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現(xiàn)檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。為了使檔案管理工作標準化與規(guī)范化，需要不斷完善、健全相應(yīng)的機制來保障檔案工作的有效落實執(zhí)行。

高職院校應(yīng)根據(jù)實際情況，建立科學規(guī)范的檔案管理制度，在實際工作中做到有法可依，有章可循。同時，檔案工作制度的落實也必須敢于“動真格”，把檔案管理工作納入各部門和各級管理人員的崗位責任，作為考核工作職責和管理水平的內(nèi)容之一，與各個部門、各級管理人員的考核、晉職、獎懲、績效掛鉤。

綜上所述，高職院校檔案工作是一項重要的管理工作。只有重視檔案意識的培養(yǎng)，加強管理制度的建立健全和檢查落實，加強信息化建設(shè)，提高檔案利用率和服務(wù)水平，才能喚起師生的認同和重視，形成各部門、各級管理人員支持配合、師生共同做好檔案工作的良好局面，從而切實提高高職院校檔案工作的效益。

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