人事檔案管理信息化建設的必要性與有效管理措施

馬麗娜

摘 要：隨著計算機技術和網絡技術的快速發展，在各個行業中的應用也越來越廣泛。在當前人事檔案管理工作中，信息技術的應用有效的提高了人事檔案管理的水平，不僅人事檔案管理效率得以大幅度提升，而且為人事檔案的利用奠定了良好的基礎。文中分析了人事檔案信息化管理的必要性，同時對人事檔案信息化管理的途徑進行了具體的闡述。

關鍵詞：人事檔案；信息化管理；必要性；管理

1 檔案管理信息化的必要性

1.檔案管理信息化的優勢

檔案管理信息化是在遵循相關部門的規定的基礎上進行的，因此對信息的管理十分嚴謹，更加安全有效的保護檔案信息。檔案管理信息化打破了傳統的檔案管理方式，集合了現代計算機技術、網絡技術、信息技術等對檔案管理模式進行創新，實現從實體保管模式向數字化、網絡化模式進行轉變。對于企業、政府等單位來說，檔案管理信息化的模式可以對電子檔案、電子文件進行有效的集中管理，符合現代化的管理模式。通過對信息資源的接收、采集、整理、保存等過程，對檔案管理進行信息化處理。

2.檔案管理信息化的必要性

對檔案進行科學化、規范化和現代化的管理一方面是為了企事業單位的管理人員能夠及時全面的了解企業的運行管理情況；另一方面能夠讓社會其他企業明確企業的經營成果，方便企業與其他企業之間的合作。檔案管理工作科學化、規范化是實現檔案管理現代化的重要中間環節，在搞好硬件建設的同時，做好文書處理工作則是實現檔案工作科學化、規范化的重要基礎工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要標志。檔案記載著這個企業發展史上的優秀成果，對研究本單位的經營業績和科學發展提供了第一手資料，是企業進行科學分析，揚長避短，制定發展規劃的好教材。

2 人事檔案管理工作中存在的問題

1.不重視對人事檔案管理

人事檔案工作是一項默默無聞的工作，整日里面對的是檔案柜和一本本的人事檔案，不像其他工作那樣有色彩、有味道，怎么努力都沒有明顯的成績。正是這樣的靜默，使得社會及相當一部分領導干部對人事檔案工作的重要性認識不足，且都存在一些誤區。在人們的心里，檔案工作就是登記、保管的事務性工作，誰都可以做，不是重要的崗位和重要的工作內容，保管好，不遺失、不泄密，能應付外調、查檔就可以，就是好檔案員。所以這是一項最容易被忽視的工作，提到日程上來的機會幾乎沒有。各單位的的檔案工作，基本上是“說起來重要、排起來次要、忙起來忘掉、用起來需要”的局面。人員素質不高，工作積極性不高，被動應付，便是檔案管理工作的寫照。

2.人事檔案管理人員的工作能力與素質有待提高

在過去的人事檔案管理中，其工作任務僅靠手工制作即可，這對于員工的要求較低，但隨著信息化的發展與需要，人事檔案管理工作對于高素質人才的需求越來越高。就目前來看，我國多數企業的人事檔案管理人員的管理能力與技術水平均較為低下，不能達到企業對于人事檔案管理信息化的要求，長此以往，還將會令企業的人事檔案管理處于存在安全隱患的環境之中[3]。此外，部分檔案管理者在工作中不夠認真、嚴謹，這會令人事檔案信息資源的真實性受到威脅，令人事檔案信息資源在應用過程中面臨極大風險。

3.信息化技術手段有待提高

隨著社會經濟的快速發展，技術的改變和觀念的更新，為檔案管理信息建設創建了良好條件的同時，也對現有管理觀念和方法帶來相應挑戰，信息爆炸加大了檔案管理的工作難度，數量越來越多的增加，以及不斷加速的內容更新，都加大了信息收集、甄別、編輯、存檔、公開和利用的工作難度。而隨著檔案管理工作重視程度的提升，檔案信息需求程度也不斷增加，原有的信息化技術手段無法滿足檔案管理工作的利用效率。而體制障礙和技術壁壘也導致檔案管理工作信息化進程的落后，激發了檔案信息的供需矛盾，無法實現檔案信息共享和個人的自由利用，由于網絡化程度的差別，也導致檔案管理工作的標準不統一。

3 人事檔案管理的措施

1.增強檔案意識

檔案意識是人事檔案工作賴以存在和發展的基礎，檔案意識是人們對檔案和檔案工作了解的 程度和認識水平。人事檔案工作不是一個完全封閉的系統，它的生存與發展受制于社會、機 關領導與檔案形成者，其制約作用主要體現在三個方面：①為人事檔案工作提供生存環境 ，這既包括組織、人事部門對人事檔案工作的重視與關心程度，也包括社會和組織人事部門 所提供的人、財、物條件。②組織人事部門和各相關部門及檔案形成者個人，愛護、積累 和向人事檔案部門輸送、移交人事檔案并確保其質量。③社會各方面包括檔案形成者利用 人事檔案的意識。在當前條件下，人事檔案工作的發展主要取決于領導重視與人事檔案人員 的心態與干勁，但又在很大程度上受制于社會與檔案形成者個人的人事檔案意識。

2.提高人事檔案管理人員的服務水平

人事檔案管理工作的根本目標在于為人們提供相應的檔案信息與資料，故而大力提升人事檔案管理工作人員的素質與服務水平勢在必行。企業應加大對于人事檔案管理工作人員的相關培訓，努力提升其信息化技能與水平，實現標準與規范的信息化操作。具體來說，要使其能夠通過應用計算機技術，對文字、聲音、圖片、視頻類的檔案資料與信息作出準確的分類和整理加工，并使得人事檔案資料與信息依托各類載體來實現數字化的儲存。再經由計算機網絡來完成檔案資料與信息的遠程輸送與交流，進而達成人們對于人事檔案資源的相應需求，使人事檔案管理工作的信息水平與服務水平均得以提升。

3.提高檔案管理信息化專業手段

加強檔案信息化建設需要明確認識到信息化建設的發展方向，建設數字檔案館并不是單一的某個檔案館，而是通過互聯網對若干檔案館群體進行連接，將所有檔案館群體的信息進行緊密結合，從而形成有機的整體，能夠有效的完成信息處理的標準化、服務對象的社會化和管理過程的一體化。檔案信息化建設的目的在于方便人們能夠最大限度利用檔案信息為經濟建設服務，提升檔案信息化專業手段應當滿足構建數字檔案館的多方面條件，配置較好的計算機網絡和通信基礎設施，并利用數字檔案館內外結合的網際網結構，及時更新技術，保證數字檔案館設備的正常運行，將專業手段作為檔案信息化的基礎，除了對系統設備進行日常的保養維護和故障處理外，還應當適應時代發展要求，進行及時的技術更新，提高檔案信息化專業手段，通過先進技術力量作為支持，適應信息社會的快速發展。由于多方面因素的影響，檔案管理部門的技術力量較為落后，為了彌補相應不足，檔案管理部門應當吸取其他部門經驗，借助先進技術力量，加強檔案管理信息化專業手段的實施，勇于實踐，大膽創新，保證系統正常運行的同時，及時更新技術，才能保證檔案信息化建設成效。

4.增強檔案信息化管理的安全意識

在對各種信息資料的密級進行嚴格界定的基礎上，正確運用好計算機的加密功能，如何防止計算機的安全問題是一個老生常談的話題，這就需要對通用的數據庫數據依據不同的使用權限進行分門別類的加密，正確的處理好檔案信息的保密與合理利用二者相輔相成的關系。要摒棄以往懶惰、不思進取的老觀念，也要規避設限太多、思想隨便的狀況。

4 結束語

人事檔案信息化建設能夠動態化的管理每個人的人事檔案信息，保證其時效性、真實性和準確性，能夠及時、準確、迅速的為人事部門的人才管理、資源配置提供信息和數據，進一步提高人事檔案管理工作的效率。人事檔案管理工作的信息化建設需要投入大量的人力、財力和精力來做，它對企業的發展至關重要，企業在新時期新階段，要采取有效的方法途徑全面推進企業人事檔案信息化建設，使企業保持自身的競爭優勢。