建筑工程竣工檔案的來源和積累

孟曉東

摘 要：竣工文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，是竣工檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的基礎(chǔ)。從竣工檔案形成的全過程來看，竣工檔案的質(zhì)量狀況受兩種因素的影響，一種是“先天因素”，一種是“后天因素”。

關(guān)鍵詞：建筑工程；竣工檔案；來源；積累

所謂“先天因素”，就是處于歸檔前的竣工檔案的來源?？⒐n案的“先天”素質(zhì)如何，即竣工文件的形成、積累是否完整、準(zhǔn)確，分類整理是否科學(xué)系統(tǒng)，對竣工檔案“后天”發(fā)展具有重要影響。要想保證竣工檔案的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)竣工檔案完整、準(zhǔn)確這一基本要求，就必須首先做好竣工文件材料的來源和積累工作。

1 建筑工程竣工檔案的來源

（一）前期準(zhǔn)備階段產(chǎn)生的文件材料

主要有工程的可行性研究報(bào)告及審批文件，項(xiàng)目建議書及審批文件，工程可行性研究報(bào)告及審批文件，項(xiàng)目評價(jià)書，環(huán)境影響評價(jià)及批準(zhǔn)文件，水土保持方案、報(bào)告及批準(zhǔn)文件，文物調(diào)查、保護(hù)等文件，地質(zhì)災(zāi)害性評估文件，招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)文件，征地拆遷文件等等。

（二）施工階段產(chǎn)生的文件材料

主要有以下三種：

1.施工文件：工程管理文件，施工質(zhì)量控制文件。如：施工組織設(shè)計(jì)，施工技術(shù)方案，開工報(bào)告，分項(xiàng)工程開工申請批復(fù)單及附件，原材料出廠質(zhì)量證明，原材料試驗(yàn)報(bào)告，單位、分部、分項(xiàng)工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定表、工程質(zhì)量自檢報(bào)告和施工試驗(yàn)檢測結(jié)果匯總表，信息管理系統(tǒng)、機(jī)電系統(tǒng)設(shè)備進(jìn)場、安裝、調(diào)試文件等，設(shè)計(jì)變更（修改、補(bǔ)充）文件和批準(zhǔn)文件，施工進(jìn)度控制文件，投資控制文件，施工安全及文明施工文件，合同管理文件，施工原始記錄，聲像、電子文件等等。

2.工程監(jiān)理文件：監(jiān)理組織機(jī)構(gòu)、人員情況的文件材料，監(jiān)理大綱，監(jiān)理細(xì)則，監(jiān)理管理規(guī)章制度，監(jiān)理質(zhì)量控制文件，監(jiān)理工程進(jìn)度計(jì)劃控制文件，監(jiān)理工程合同管理文件，監(jiān)理日志、會議紀(jì)要、記錄及聲像、電子文件等其它文件。

3.科研和新技術(shù)應(yīng)用文件：科技管理文件.科研報(bào)告及科研試驗(yàn)檢測記錄，科研成果鑒定及獲獎文件，新技術(shù)推廣應(yīng)用文件材料等等。

（四）竣（交）工驗(yàn)收階段產(chǎn)生的文件材料

工程質(zhì)量檢驗(yàn)檢測評定文件、交工驗(yàn)收報(bào)告，竣（交）工驗(yàn)收申請文件、驗(yàn)收鑒定文件、驗(yàn)收證書，建設(shè)管理工作總結(jié)，各參建單位工作總結(jié)，單項(xiàng)工程，驗(yàn)收文件，竣工圖表，工程交接文件.工程竣工決算和財(cái)務(wù)決算及審計(jì)文件，責(zé)任缺陷期文件材料等等。

（五）竣工圖的編制

竣工圖是建筑工程建設(shè)最終情況的真實(shí)反映.是建筑工程建成后投入使用及維修時(shí)必不可少的依據(jù)。

2 建筑工程竣工文件的積累

建筑工程竣工文件的積累、就是按照建筑工程項(xiàng)目建設(shè)活動的工作程序，通過一定方式和方法，將工程項(xiàng)目建設(shè)活動中產(chǎn)生和形成的竣工文件材料適當(dāng)集中，妥善保管起來。

（一）竣工文件的積累范圍

竣工文件的積累范圍，一般來說，凡是形成了的竣工文件都應(yīng)當(dāng)收集積累起來。

（二）竣工文件積累的方式

竣工文件的積累方式，可根據(jù)竣工文件的編制分工和文件材料現(xiàn)行使用范圍，采取不同的方式。

1.建立臨時(shí)檔案室積累

工程項(xiàng)目建設(shè)單位從籌建之日起，應(yīng)建立臨時(shí)檔案室，配置專職檔案人員，收集、積累項(xiàng)目前期準(zhǔn)備階段及設(shè)計(jì)階段形成的建設(shè)依據(jù)文件、上級有關(guān)指示及審批文件、勘察設(shè)計(jì)文件、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議等文件材料，并隨時(shí)接收各部（室）在工程建設(shè)期間內(nèi)業(yè)主形成的各種文件材料。監(jiān)理中位、施工承包單位也應(yīng)建立臨時(shí)檔案室，配備專人，按照竣工文件編制范本設(shè)置類目，設(shè)置臨時(shí)歸檔卷盒，積累在施工監(jiān)理過程中形成的各種文件材料，并接收專業(yè)技術(shù)人員平時(shí)積累的文件材料。

2.明確兼職檔案人員平時(shí)積累

兼職檔案人員平時(shí)積累，就是在項(xiàng)目建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，明確一名兼職檔案人員，對本部室形成的文件材料和專業(yè)技術(shù)人員移交的文件材料.建立總賬和分類賬，隨時(shí)進(jìn)行登記，統(tǒng)一保管。如辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)文件的平時(shí)積累，合約部負(fù)責(zé)合同管理及投資控制方面文件的平時(shí)積累，丁程部負(fù)責(zé)工程管理、設(shè)計(jì)變更、丁程變更等文件平時(shí)的積累.協(xié)調(diào)部負(fù)責(zé)征地拆遷及施工環(huán)境方面文件材料的平時(shí)積累，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理方面文件的平時(shí)積累，試驗(yàn)室負(fù)責(zé)試驗(yàn)檢測報(bào)告和原始試驗(yàn)記錄的平時(shí)積累。每年初或定時(shí)向臨時(shí)檔案室移交平時(shí)積累的文件材料。

3專業(yè)技術(shù)人員個(gè)人平時(shí)積累

專業(yè)技術(shù)人員積累，就是專業(yè)技術(shù)人員將自己平時(shí)形成的文件材料，如計(jì)量工程師負(fù)責(zé)合向管理與投資控制文件的平時(shí)積累，專業(yè)技術(shù)人員可以使用“竣工文件材料積累盒”，袋內(nèi)設(shè)置“竣工文件材料目錄”，將同一專業(yè)的竣工文件及時(shí)登記，按順序集中到積累盒中。

3 建筑工程竣工文件形成和積累的措施

為了做好竣工文件的形成、積累和管理工作，項(xiàng)目建設(shè)單位（業(yè)主）應(yīng)采取一些必要的、行之有效的措施。

（—）以建設(shè)施工程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范為依據(jù)，實(shí)行建設(shè)項(xiàng)目全過程的檢查監(jiān)督

建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的建設(shè)施工程序和有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，是進(jìn)行建筑工程項(xiàng)目建設(shè)的各項(xiàng)工作及施工、監(jiān)理必須遵循的，是進(jìn)行公路工程項(xiàng)目建設(shè)的依據(jù)。它規(guī)定了建筑工程項(xiàng)目建設(shè)施工的階段、步驟和整個(gè)過程，規(guī)定了超個(gè)階段、每個(gè)步驟的工作任務(wù)和相應(yīng)形成的竣工文件，規(guī)定了各種竣工文件表述和編制方法。因此，工程項(xiàng)目建設(shè)施工程序和有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)劃，既是項(xiàng)目建設(shè)單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等進(jìn)行建設(shè)施工的基本依據(jù)，又是竣工文件材料形成的基本依據(jù)。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)以此為依據(jù)，檢查監(jiān)督竣工文件的形成、積累，檢查各個(gè)階段每一項(xiàng)建設(shè)施工活動形成的竣工文件材料是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，檢查竣工文件的規(guī)格書寫、編號、繪制、簽署等等是否符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定，檢查竣工文件的積累是否符合要求，以保證竣工文件的質(zhì)量，為竣工文件的整理奠定基礎(chǔ)。

（二）抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好竣工文件形成、積累的管理工作

建筑工程項(xiàng)目建設(shè)的前期難備階段和結(jié)束階段，往往是竣工文件形成和積累的薄弱環(huán)節(jié)。這是因?yàn)椋こ添?xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，如立項(xiàng)選址、工程可行性研究、評估、初步設(shè)計(jì)等項(xiàng)工作.往往是由行業(yè)主管部門承辦的，因項(xiàng)目建設(shè)機(jī)構(gòu)未建立，人員不穩(wěn)定，制度不健全或檔案意識不強(qiáng)等原因，致使竣工文件形成積累的管理工作不到位；工程結(jié)束階段，人員流動較大，有的人在工作沒有完全結(jié)束，又調(diào)到新的項(xiàng)目去工作，造成竣工文件無人過問或推諉的局面。應(yīng)該明確，建筑工程建設(shè)項(xiàng)目的前期準(zhǔn)備階段，是竣工文件形成和積累工作的開始，而且這個(gè)階段形成的竣工文件是很重要的，如各種依據(jù)性文件、基礎(chǔ)性文件等；工程結(jié)束階段，是竣工文件形成和積累的最后階段，這時(shí)竣工文件將全部形成要進(jìn)行系統(tǒng)整理、歸檔。這個(gè)階段是竣工文件形成和積累最關(guān)鍵的階段，是出成果的階段。所以，項(xiàng)目建設(shè)單位要抓住“開始”和“結(jié)束”這兩個(gè)環(huán)節(jié)，做好竣工文件的形成和積累工作。

參考文獻(xiàn)

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