論編寫全宗卷的心得及體會

摘 要：全宗卷是在檔案館（室）管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷，是檔案的檔案。本文從什么是全宗卷，全宗卷的意義和作用，目前編寫過程中存在的主要問題以及規范編寫全宗卷的措施，結合自己的實際工作談一些心得和體會，以供工作參考和借鑒。

關鍵詞：全宗卷；規范編寫；措施；心得及體會

1 全宗卷的概念

全宗卷是機關檔案室在管理某一全宗過程中形成的，能夠說明該全宗歷史情況的各種文件材料所組成的專門案卷。通俗地講，是在檔案管理活動中形成的“檔案”，是管理全宗的檔案，是檔案的檔案。它以全宗為單位，一個全宗只有一卷（或若干件），故稱“全宗卷”。全宗卷包括八個方面的大類，有全宗介紹類、收集類、整理類、鑒定類、保管類、統計類、利用類以及新技術應用類。

2 全宗卷的意義和作用

（一）意義

全宗卷是對全宗進行科學管理的重要工具和手段，通過建立和不斷補充完善全宗卷，可以了解該全宗管理過程的情況，還可以了解立檔單位的歷史沿革以及全宗內檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、利用和編研等方面的情況，還可使檔案管理人員熟悉館（室）藏檔案情況，從而為該全宗的進一步科學管理提供必要的依據，提高工作效率。因此，建立和完善全宗卷對現代檔案管理具有十分重要的意義。

（二）作用

1、建立和完善全宗卷，可以綜合、系統地反映該全宗的歷史面貌，還反映了全宗單位從過去到目前檔案工作的全過程。

2、全宗卷是對一個全宗單位各個方面的綜合概述，能綜合、系統、整體地反映出機構演變歷程和各方面的情況，補充了檔案單一、不系統之優點。

3、是科學管理室藏檔案和開發利用檔案信息資源的重要工具，可便捷地查找、利用在檔案工作中形成的各類文件及數據，為自身的工作提供極大的方便。

4、避免了平時零散存放、利用不便或由于檔案干部工作調動而造成檔案工作中形成的部分珍貴材料的散失。

5、為今后向上級檔案館移交檔案時編寫全宗介紹儲備了多種檔案信息資源，有利于修史編志工作，也為檔案學研究積累了素材，為檔案事業的發展提供了空間。

3 目前編寫過程中存在的主要問題

1、不重視全宗卷編寫工作，認為全宗卷可有可無，有些人甚至全宗卷包含有哪些內容也不清楚，收集渠道也不了解，更不知道其的重要作用?；蛘哂行﹩挝浑m然已經建立全宗卷，但在后面的工作中沒有對全宗卷進行及時補充和完善，從而造成全宗卷的內容只能反映全宗前面的情況，而后面的情況卻不能反映出來。

2、沒有按照全宗卷要求來編寫，質量不過關。編寫內容錯漏百出，或者有些暫時找不到依據的也沒有進行深入查考，要么就隨便應付了事，要么就干脆不管。

3、收集材料不齊全，有限的材料也過于簡單，只是把現成已有的一些內容入全宗卷，其他需要的文件材料卻沒有收集好，致使許多應該形成文字的文件材料遺失。

4、全宗卷是一個動態管理的過程，工作要做在平時。但許多單位在對全宗單位檔案進行鑒定、整理、保管、利用、編研等工作中未養成收集、形成、積累和詳細記錄的習慣。到需要利用的時候或者上級檢查的時候才臨時“抱佛腳”，匆忙上陣，質量可想而知。

5、全宗卷沒有裝訂成冊，沒有進行分類，整理、分卷、編號、編目，零零散散放在文件盒中。

4 編寫心得及規范編寫全宗卷的措施

全宗卷的質量高低，完善與否，能全面反映檔案整理工作的質量好壞，反映出檔案整理人員的素質，特別是對全宗本身的研究程度，會涉及到檔案整理后資源開發利用的效果問題。下面就結合自身工作實際，略談一些心得體會及編寫好全宗卷的方法措施。

（一）編寫心得

1、平時要注意收集和積累相關文件材料。全宗卷的編寫是一項經常性的業務工作，建立健全工作更要做在平時，但是，大部分單位全宗卷還是在上級業務檢查或升級時臨時突擊編寫、整理，用時抱佛腳，東拼西湊，其形成質量可想而知。所以，全宗卷的編寫整理，應強調各單位平時就要注意收集和積累相關的文件材料。

2、整理成專題文件匯編。由于全宗卷的編寫內容涉及的文件材料多，范圍廣，建議平時注意積累相關文件材料，最好是整理成專題文件。例如全宗卷的全宗指南內容，包括本全宗單位各歷史階段機構演變情況和內部機構設置情況、領導任免職情況等等，在連續編撰的時候可以專題文件為依據，方便快捷，省時不費力。

3、每年及時編寫記錄。全宗卷的內容涵蓋廣泛，我們在強調收集積累文件材料的同時，還要勤于文字記錄。因為全宗卷內的文件材料是在檔案管理過程中產生的，必須及時形成文字記錄。比如年度檔案歸檔完畢，就應及時增加檔案全宗卷在全宗介紹、收集、整理、鑒定、保管、統計、利用以及新技術應用類這八大方面在當年度的數據和相關文件材料的收集。每年及時編寫，能有效地提高質量及工作效率，不建議多年一次性編寫。

（二）規范編寫全宗卷的一些措施

全宗卷內容的規范應當遵循兩個原則：一是尊重實踐的原則，要實現檔案全宗卷的齊全、完整和真實、準確，要求制定的規范與標準具有較強的可操作性；二是全宗卷的收集和整理過程中應該堅持隨時形成、隨時整理歸檔的原則。

1、引起重視，加強意識。應提高檔案室領導和檔案管理人員對建立和完善全宗卷的重要性和必要性的認識。在制訂工作人員崗位職責時將建立和完善全宗卷的工作納入檔案員的職責范圍內，使檔案員在日常的工作中注意全宗卷文件材料的收集、形成和積累，不斷補充完善全宗卷的內容，使所建立的全宗卷能真正反映該全宗的歷史面貌。

2、加強培訓，系統學習。當前檔案室的全宗卷主要存在內容不齊全、不完整，甚至沒有全宗卷的問題，我認為這主要是檔案工作人員對全宗卷認識上不清造成的。也許對一些檔案工作者來說全宗卷是一個陌生的術語，不知道全宗卷是干什么的，有什么用處，即使知道有全宗卷，又不知該收集什么、什么東西該放入全宗卷、如何整理等問題。這樣，我們就應該從源頭上做起，讓從事檔案工作的人員首先認識、了解什么是全宗卷，全宗卷有什么用入手。這就要求我們的檔案業務指導人員手把手的教他們了，或者可以辦培訓班的方式進行系統的學習交流，讓他們充分的學習、認識、了解全宗卷，只有這樣才能更好的整理好全宗卷，那以后的工作就好做了。

3、做好監督管理工作，納入年檢范圍。長期以來，各級檔案部門對檔案室全宗卷的建立健全情況缺乏有效的監督和管理，以至于一些檔案室的全宗卷“缺胳膊少腿”，問題多多。所以，我個人認為，全宗單位向檔案館或向有關單位移交時，其全宗卷也應該隨同移交。同時，要把全宗卷檢查列為檔案年檢項目之一，或進行績效考核，納入規范化管理，使之成為制度化、經?；?/p>

5 結束語

綜上所述，全宗卷能系統、綜合地反映全宗單位各個時期各方面的情況變化，它不僅是科學管理室藏檔案的重要工具，更是開發和利用檔案信息資源的一種手段，為全宗單位的修史編志工作，以及檔案學的研究積累了許多有價值的素材，為檔案事業的發展提供了空間。我們作為檔案事業的傳承人，更有義務和責任為了做好這份工作而不懈努力！

參考文獻

[1]張衛華.談基層檔案室全宗卷的收集整理.浙江檔案.1998.9：24

[2]謝云.要重視建立和完善全宗卷工作.龍巖師專學報.2000年12月.第18卷第4期.133

[3]徜灌林.博文.全宗卷問題

作者簡介

劉良梅（1980-），女，廣東興寧，在職本科，檔案助理館員，主要從事街道機關綜合檔案室的檔案管理工作以及下屬12個村和25個居委會的檔案監督和指導工作。