淺談科研單位檔案工作存在的問題及對策

于謐

科技檔案記錄和反映了科學技術(shù)研究及技術(shù)推廣應用等活動，是科研活動開展的重要參考和必要條件，是一項極其珍貴的科研信息資料。水利科研檔案中涵蓋大量的水利科研及水利科技信息，它記載和反映了水利科學研究活動的每一個具體環(huán)節(jié)和最終的研究成果，為水利科技信息和科技知識的儲備提供平臺。

1 檔案工作中存在的問題

1、檔案工作的認識誤區(qū)。科研單位是承擔科研管理及技術(shù)創(chuàng)新的主體，主要業(yè)務范圍包括各類基礎(chǔ)性研究、新技術(shù)研究以及新技術(shù)的推廣應用等。因此，科研類的單位的室藏檔案以科技和科研類的檔案為主，也包含引進新設(shè)備的科技檔案。而科研單位通常具有人員數(shù)量少，科研場地面積小，科研領(lǐng)域?qū)I(yè)化的特點，極少設(shè)置專門的檔案管理部門。與科研工作不同，檔案管理工作所產(chǎn)生的經(jīng)濟效益不夠直接，也使得有些領(lǐng)導對檔案管理在科研工作中所起到的重要作用缺乏認識，進而對檔案工作平時的工作量估計不足。

由于科研單位大多數(shù)存在重科研業(yè)務、輕行政管理的問題，導致領(lǐng)導對檔案管理工作不夠重視，科研單位的檔案管理工作一般掛靠在相關(guān)的非業(yè)務科室，比如綜合辦公室，處于科研管理活動的邊緣。這也造成具體從事檔案工作的人員責任心缺失，出現(xiàn)對自身工作定位的偏差，認識不到檔案工作的意義，放松學習，缺乏扎實的檔案管理理論和基礎(chǔ)知識，對本單位涉及業(yè)務的專業(yè)知識特點也了解不夠。同時，科研工作主要以項目分組進行，業(yè)務科室之間人員調(diào)動、調(diào)配頻繁。這也直接導致兼職檔案人員無法長期固定，對科研項目檔案收集管理工作的職責搞不清楚，同時檔案管理責任科室也難以對其進行集中的專業(yè)培訓。

2、科技檔案歸檔文件資料不完整。作為檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案收集工作直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項工作。通常一個科研項目從前期調(diào)研、立項到最后的項目驗收、成果鑒定，需要一年甚至幾年的時間。科技檔案應注重日常收集，時間跨度較大導致文件資料收集不及時，保管不善，易丟失。由于科技檔案管理與科技項目管理相互脫節(jié)，負責項目檔案管理的人員大多僅對關(guān)鍵性技術(shù)材料保管較好，而對于科研中期的試驗數(shù)據(jù)等材料的收集重視程度不夠，而這些材料對于今后的科研工作具有極大的參考價值。另外，由于缺乏對科研內(nèi)容的深入認識，項目檔案管理的人員在收集資料時容易出現(xiàn)“數(shù)量多、質(zhì)量低”的情況，收集的資料名義上都有，但缺少重要原始記錄和關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容，甚至不屬歸檔范圍的資料也放進科技檔案中，造成以后檔案參考、查閱的不便。

3、科技檔案管理手段落后。科研單位由于檔案數(shù)量較少，大多還采用傳統(tǒng)的檔案保管利用的辦法。隨著電腦和網(wǎng)絡的普及程度越來越高，無紙化辦公被廣泛接受，無論公文還是普通文件，直接在電腦上產(chǎn)生的越來越多，文件的傳閱也多在單位內(nèi)部通過OA系統(tǒng)完成。在目前的檔案工作中，計算機應用僅限于檔案文件的檢索查閱，其他方面的功能普及率相對較低。科技檔案管理手段落后的一個重要原因也是檔案管理人員隊伍年齡偏大、對計算機技能的掌握不夠熟練。檔案管理人員需要對電子檔案的歸檔管理以及室藏檔案的數(shù)字化等方面的技能進行系統(tǒng)地培訓和學習，提高科研檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量，促進科研檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，進而提高科研檔案管理手段，增強科技檔案的信息化程度。

2 思考與對策

1、加強宣傳，提高認識。首先，加大檔案作用的宣傳，使科研單位從領(lǐng)導層面上加強對于檔案工作的了解，理解檔案工作的意義，認識到檔案工作的重要性。只有從領(lǐng)導層面真正重視檔案工作，科研人員及具體負責檔案工作的科室及人員才能更加積極、認真的對待檔案管理工作。對于具體工作人員，應加強檔案收集、整理等具體操作和基本知識的宣傳學習。了解科技檔案范圍，結(jié)合本單位的科研活動實際制定出有針對性的收集和整理辦法，加強同其他兄弟單位的交流，借鑒好的經(jīng)驗和做法，提高本單位科研檔案收集的效率和質(zhì)量。在最好基礎(chǔ)的收集和保管工作的基礎(chǔ)上，負責檔案工作的人員應進一步加強檔案資源的利用，注意從本單位室藏檔案中挖掘有價值、有亮點的內(nèi)容，在單位內(nèi)部甚至外部進行宣傳報道。

2、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。培養(yǎng)尊重檔案、尊重歷史、保守機密的檔案工作職業(yè)道德。增強檔案工作人員愛崗敬業(yè)的精神，熱心為科研業(yè)務人員提供服務。檔案工作人員還應熟悉有關(guān)的科研項目從申報到驗收結(jié)題的具體流程，加強本專業(yè)必備的各種新的理論知識和計算機應用技能的學習。在檔案管理隊伍中，吸收年輕員工，為檔案管理隊伍注入新能量。同時，能夠按照這些專業(yè)知識的要求對所收集的文件資料進行篩選、整理加工和分析研究，去偽存真，不斷充實和完善專業(yè)知識的能力。

社會形勢在變化，工作方式在發(fā)展，檔案工作人員也要提高思想認識，抓住信息化管理的大方向，在工作中積極創(chuàng)新，在工作中遇到的新情況、新問題時要善于分析，結(jié)合以往積累的經(jīng)驗對這些新情況和問題進行總結(jié)，探索出符合本單位實際情況的新方法。檔案管理人員必需提高自己的綜合素質(zhì)，除必須具備的政治理論知識外，還應具備相關(guān)的專業(yè)知識以及改革創(chuàng)新能力。使自己成為一個既熟悉檔案專業(yè)，又懂得相關(guān)專業(yè)的復合型檔案管理人才。

3、做好歸檔資料的收集整理工作。在科研項目工作開展的初始階段，就要落實該項目的具體檔案管理專員，對項目實行從始至終的跟蹤，負責項目開展過程中的所有文件材料收集管理。一旦出現(xiàn)文件材料丟失或不完整，要及時補救。科研活動中有些形成周期短、時效性強的文件材料，要隨時收集，以免出現(xiàn)因拖延造成的資料缺失，影響檔案收集質(zhì)量。而項目進行過程中，部分形成周期較長的文件材料，應按照項目進行的節(jié)點劃定收集的時間段，從而保證文件材料的完整性。在檔案資料收集整理過程中，應特別注意歸檔文件的原始性要求，盡量不要出現(xiàn)以復印件替代原件的情況，保證檔案材料能夠如實記錄一個科研項目從立項到鑒定驗收的過程。

4、加強檔案現(xiàn)代化管理。加大計算機信息化管理軟件的開發(fā)及更新力度，將科技檔案信息以數(shù)字形式進行存貯和處理，以網(wǎng)絡化的互聯(lián)方式進行統(tǒng)一管理。在加強檔案現(xiàn)代化管理的同時，更應加強檔案管理的信息化建設(shè)。科技檔案的信息化管理就是以現(xiàn)代科學的管理手段和理論方法，對檔案工作中存在的規(guī)律性問題進行處理。因此，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，不僅是對歸檔材料進行計算機錄入和實現(xiàn)電子檢索，還要充分發(fā)揮網(wǎng)絡的優(yōu)勢，實現(xiàn)科技信息自由存儲以及資源共享。