城建檔案利用的現(xiàn)狀和存在的問題探究

朱曄暉

摘 要：城建檔案是城市可持續(xù)發(fā)展的寶貴資源，是城市發(fā)展的真實記錄，我國城建檔案工作經過改革開發(fā)二十多年，已經初步的構建了我國城市發(fā)展相適應的城建檔案事業(yè)體系，隨著現(xiàn)代化的進程加快，公民的法律意識也都有所提高，城建檔案也越來越受到人們的重視，城建檔案的管理更趨勢與科學化、規(guī)范化，城建檔案的社會功能也得到了新的體現(xiàn)。但就目前看來，當前的城建檔案事業(yè)發(fā)展與社會的需求還應存在一些差距，服務意識，并且在城建檔案的管理中存在較大的問題和缺陷。本文從我國城建檔案管理利用中存在的問題出發(fā)，結合我國對城建檔案的使用現(xiàn)狀，提高了城建檔案管理及利用方法。

關鍵詞：城建檔案；利用；解決問題

城建檔案是檔案體系的重要組成部分，屬于科技檔案范疇，其形成是人類智力的結晶。具有非常重要的科技價值，城建檔案的有效利用不僅能夠創(chuàng)造經濟效益，而且還能節(jié)省一定的人力物力，是國家重要的信息資源，城建檔案伴隨著國家城市建設產生形成的，關系著國家公共安全。隨著國家對檔案建設的重視的加強，檔案建設現(xiàn)已具有一定規(guī)模的，城建檔案是特色檔案事業(yè)一個重要組成部分。

1 城市檔案建設現(xiàn)狀及存在的問題

1.1 城建檔案設計面廣，整合難度大

城建檔案管理工作不僅僅涉及到城建部門，他還同在城市進行建設活動各部門、各個行業(yè)有聯(lián)系，如建筑、規(guī)劃、供電、電信交通、運輸?shù)龋彩菑氖禄騾⑴c城市建設的單位和個人[1]。在城市建設管理、社會規(guī)劃，設計施工、維修等各個環(huán)節(jié)中，都會產生隸屬關系，在專業(yè)管理上又自稱體系，在項目上有時無法歸人卡口管理，在觀念上更是缺少城建檔案意識，如果沒有法規(guī)約束，城建檔案的管理就會處于比較松散的業(yè)務指導與被關心，不能保證城建大難安全保管和信息的有效作用。

1.2 城建檔案法規(guī)體系滯后于實際工作發(fā)展需要

我國城建檔案的法規(guī)建設還不健全，首先城建檔案法規(guī)利息尚未完成。中央、地方形成的法規(guī)還不要配套，地方法規(guī)較多，全國統(tǒng)一的法規(guī)較少，有些地方還沒有把城建檔案事業(yè)的發(fā)展列入國民經濟和社會發(fā)展計劃之中，其次城建檔案立法工作發(fā)展需要，目前城建檔案工作已發(fā)展成為具有全國規(guī)模的事業(yè)體系，這個龐大的管理體系需要一個健全完善的法律，規(guī)章來調整其中的各項活動和關系，而城建檔案立法工作滯后于實際發(fā)展需要。

1.3 城建檔案提供利用的方式單一

目前城建檔案館提供利用服務的方式，大多是傳統(tǒng)的人工錄用查閱方式，而在線咨詢網上查閱等利用的方式并不多，這樣會使建立檔案的工作比較繁瑣，隨著現(xiàn)代社會的進步，科技技術不斷發(fā)達，計算機互聯(lián)網普及應用，各種信息快速傳遞，城建檔案的用戶群體也不斷增多，用戶需求也呈現(xiàn)出多樣化，過去傳統(tǒng)的城建檔案員工錄入查閱已經滿足不了群體的需要，在城建檔案查詢快速的利用人們希望能夠實現(xiàn)科技化，簡易化，高效化，由于過去的調查查閱改為現(xiàn)在的網上查閱，有些資料也可直接在計算機上下載，希望不用出門就能查閱到所需的城建檔案資料。

2 解決城建檔案問題的對策分析

2.1 以創(chuàng)新的思路強化城建檔案管理職能

創(chuàng)新是一個民族進步的靈魂，唯有創(chuàng)新才有生命力，城建檔案工作也不例外，管理體系，經費資源，社會對檔案館的要求以及檔案館與外部的聯(lián)系、內部關系等情況，新問題的不斷出現(xiàn)我們要找出適應客觀形勢的改革方法[2]。

2.2 以優(yōu)化核心提高建設檔案館的質量

館藏檔案的結構和檔案信息的沒在質量是城建檔案業(yè)務工作的核心，使開發(fā)城建檔案信息資源為社會提供真實、可靠信息的關鍵，城建管理必須有雙優(yōu)政策，優(yōu)化館藏結構，優(yōu)化檔案內在的質量，優(yōu)化檔案沒在的質量是指保證城建檔案的真實性，特別是工程檔案的竣工圖真實準確和歸檔文件的完整系統(tǒng)。

2.3 以激勵機制加強城建檔案隊伍建設

城建檔案建設發(fā)展根本問題在于城建檔案隊伍，在于管理者的責任感和事業(yè)心，城建檔案又是一門多學科綜合性系統(tǒng)，這也給此那個是城建檔案工作人員提出了更高要求我們一方面要不斷開發(fā)人才資源的潛力，即引入競爭機制，通過目標責任制，建立良好的激勵制度，形成合理有效的績效管理模式，創(chuàng)造一個檔案工作人員潛力發(fā)揮的良好環(huán)境，做好人才的培養(yǎng)和儲蓄工作，加強在職人員的繼續(xù)教育，不斷更新娶她檔案專業(yè)理論知識和實際技能，采取各種手段吸納一專多功能的人才充實城建檔案隊伍，推動城建檔案事業(yè)的不斷發(fā)展。

3 完善城建檔案服務的優(yōu)化措施

城建檔案工作宏觀上整體反應了城市建設的發(fā)展水平，從發(fā)展上統(tǒng)籌了城市發(fā)展工作，從微觀上看調整各個細節(jié)方面存在的問題，城建檔案有別于建設檔案發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，城建檔案是面對社會檔案服務的，保存城建檔案的根本目的是利用服務，加強城建檔案專業(yè)化業(yè)務指導，強化歸檔意識，加強宣傳、增強國民檔案意識，加強城建檔案閥值建設，完善監(jiān)督機制，提供多形式多途徑便利民眾的方式，正確面對信息公開與檔案的密切關系，確保檔案建立合理利用，加強城建檔案信息化建設，多渠道提供的作用。

進一步加強城建網絡化服務隨著社會信息化的發(fā)展，人們對城建網絡化服務的需求越來越迫切，因此將城建檔案的數(shù)字化，網絡化服務發(fā)展迫在眉睫[3]。所以要通過現(xiàn)有的館藏檔案的數(shù)字化建立起各個檔案的數(shù)據(jù)庫和健全的查詢功能，這利于保護原文件也有利于網絡傳輸，加強城建網絡化可借助平臺提供以開放城建檔案分類查詢目錄，以圖、文，聲，像等多種形式公開發(fā)布城建檔案原件以及專題編研成果等，推動城建檔案網絡成為名副其實的信息利用服務中心，完善城建檔案的收費服務制度。

4 總結

總之學校檔案管理工作是學校基礎工作的重要組成部分，做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時主動提供檔案利用服務，做到檔案管理工作管理方法科學化，管理手段高效化，檔案工作的管理化，建立檔案管理工作長效機制，使檔案價值得以充分的體現(xiàn)，推進教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

[1]黃亞銘.淺析城建檔案信息化建設的實施[J].辦公室業(yè)務，2012，05（07）：28-29.

[2]張友冬.數(shù)字時代欠發(fā)達地區(qū)城建檔案利用工作淺談[J].城建檔案，2012，02（09）：21-25.

[3]劉婷.城建檔案利用服務的問題與對策分析[J].城建檔案，2013，05（02）：73-74.