基層單位檔案收集工作之我見

李文斌

摘 要：基層檔案室基本不形成或很少形成檔案，其所保存的檔案主要是依靠長期收集，逐步積累起來的。收集是檔案室檔案的來源，是檔案工作的起點，沒有收集就沒有檔案，因此，做好收集工作有著十分重要的意義。本文就如何做好收集工作談些自己的見解，以供參考。

關鍵詞：檔案管理；收集工作；見解

基層單位檔案的收集工作，就是按照國家的有關規定，通過例行的接收制度，把分散在單位各內部機構及個人手中的檔案，有計劃的分別集中到綜合檔案室，實行集中統一管理；基本內容是檔案接收：即將單位需要歸檔的檔案，以及在單位保存已滿一定年限的、具有長遠保存價值的檔案，分別集中收藏在單位綜合檔案室。檔案接收是檔案室收集和積累檔案的重要手段，是檔案工作的起點，它為檔案工作提供了物質條件，沒有接收收集就沒有檔案，更談不上檔案的整理、鑒定、保管、編研、利用等系列工作的開展；因此，基層單位應重視并認真做好檔案的收集工作。

如何做好檔案的收集工作呢？作為一名基層檔案管理人員，我認為應做好以下幾方面的工作：

1 加強領導，健全機構，明確責任，完善體系，將檔案的收集歸檔工作納入日常管理及年度考核

為做好檔案的收集歸檔工作，基層單位應成立檔案工作領導小組，由分管辦公室工作的處級領導擔任組長，辦公室主任為副組長，安排勝任檔案工作的專業技術人員為專職檔案員，并充實內部各機構兼職檔案人員，建立統一領導、分級負責、責任到人、層次分明的檔案管理體系。檔案室負責統籌、協調、 組織、管理本單位的全部檔案管理工作，內部各機構兼職檔案人員負責本部門檔案的收集歸檔工作，為做好檔案的收集歸檔工作提供組織保障。

另外，單位應將檔案的收集歸檔工作納入日常管理及年度考核，將需開展的工作列入年度計劃，提出具體的目標和要求，與單位的中心工作同部署、同推進、同考核，在年度工作報告中對檔案工作進展情況進行總結，促進目標、要求落實到位。

2 加強制度建設，完善制度體系，確保檔案的收集歸檔工作有據可查，有章可循

檔案的收集工作是檔案室與外界聯系比較密切的一項工作，涉及面廣，它面向單位各內部機構及業務人員，既有政策性，又有靈活性。要做好收集歸檔工作，檔案室必須建立嚴格的歸檔制度，規定統一的檔案制成材料（耐久性紙張、耐久性字跡材料）及各類檔案的收集、鑒定、分類、排列、編目、裝訂標準，制定明確的歸檔范圍、歸檔時間和要求，使單位各內部機構、各位領導和所有工作人員都按照規定的標準和要求去做，使每年產生的文件材料，按制度要求經常不斷地整理歸檔，并定期向檔案部門移交。在接收歸檔的檔案時，檔案室應注意檢查檔案是否符合接收要求，應歸檔的文件是否齊全完整，是否保持歸檔文件之間的歷史聯系，有無區分不同保存價值，分類是否合理，編目是否科學，是否便于保管和利用等，為做好檔案收集歸檔工作提供制度及質量保障。

3 強化檔案業務的監督指導工作，推行檔案常態化檢查，嚴把檔案移交驗收關，做好檔案工作的前端、過程和終端控制

為使檔案收集工作達到完整、齊全、規范的要求，檔案專業人員應從年度工作的開始就對單位各內部機構文件材料的形成及收集工作進行全過程的跟蹤，把監督指導工作做在前面。同時按照國家《檔案法》和相關標準和要求，進行不定期的檢查，發現問題及時進行糾正；科學安排和指導檔案的移交工作，堅持“不規范不接收”的原則，返回直到整理規范后再接收。

對較難控制的基建工程檔案，由于參建單位多，施工周期長，而且普遍存在參建單位領導檔案意識薄弱、檔案人員缺乏專業技術知識、施工隊伍變動頻繁等原因，造成檔案材料收集不齊全、歸檔不完整、不規范，移交不及時等等問題，單位應積極運用各項行政和經濟手段介入，在項目施工招標時就應將檔案工作列入招標文件，把項目文件材料的收集、歸檔作為合同的一項內容，明確檔案歸檔質量和移交時限，如不能按時保質保量移交，則不給予決算等，實行前端控制；同時檔案人員在工程項目一開始就要嚴格把關，及時了解工程進展情況，主動配合各施工單位，深入施工現場調研，對工程檔案實施全過程的跟蹤，執行檔案常態化檢查，加強監督指導力度，及時發現問題，指導解決；最后工程竣工驗收時，嚴格執行檔案有關的法律法規，如發現有歸檔文件材料不符合要求，則不予以驗收，直到符合要求為止。

4 要加強宣傳教育，增強單位工作人員的歸檔意識，提升檔案人員的專業素質及業務水平

要使檔案收集齊全完整，光靠行政命令、制度及條文的規定，力度不夠，還必須結合單位實際，針對收集、歸檔中的種種問題，有的放矢地進行宣傳，增強工作人員的檔案意識，使他們自覺執行相關制度。影響單位工作人員及時歸檔的原因有多種：有的顧慮文件歸檔后不如自己保管的好；有的為了個人使用方便，怕歸檔后，使用時手續麻煩或用時找不著，誤時誤事；有的工作時間不長，不了解文件處理完畢后還要整理歸檔，沒有歸檔習慣等。對此，單位領導及檔案專業人員就要不斷加強宣傳教育，積極組織單位工作人員認真學習《檔案法》及其實施辦法，努力提高大家的檔案意識和法制觀念，使大家了解檔案是國家的寶貴財富，應集中統一管理，對國家規定應當歸檔的文件材料，必須及時收集，定期向檔案部門或檔案工作人員移交，任何部門和個人不得私自保存或拒絕歸檔。其次，要大力宣傳檔案室的職能和集中統一管理檔案的必要性，宣傳檔案室優越的保管條件和極為方便的利用措施，讓他們相信，只有檔案部門才能做到保管安全、利用方便。第三是要不斷加大檔案人員的培訓力度，努力提升檔案人員的專業素質及業務水平，培養良好的職業道德、愛崗敬業精神及強烈的責任心，對散失在單位各內部機構及個人手中的、未經登記的“賬外文件”（如：內部的規章制度、有關人員開會帶回來的文件、合同、協議書等），檔案室要進行必要的補充收集，以確保檔案的齊全完整。

另外，檔案工作人員還要根據單位收藏檔案的數量及其載體情況，爭取領導支持，設置保管檔案所必需的專用庫房及辦公、閱覽室，安裝鐵門、鐵窗及防光、防塵窗簾，配備充足的檔案裝具（如：箱、柜、盒等）、滅火器材、溫濕度控制設備（如：溫濕度計、風扇、除濕機、空調等）及辦公設備（如：計算機、復印機、打印機等），確保檔案庫房達到防盜、防潮、防塵、防光、防火、防高溫、防蟲、防有害氣體等八防目的，溫濕度調節達到規定要求，利用現代化的辦公設備及檔案專業軟件，為各級領導及職能部門的查借閱利用工作提供快速、精準的服務，這樣才能更好地促進檔案收集、歸檔工作的開展。

參考文獻

[1]傅瑞娟主編：《機關檔案管理》，中國檔案出版社，1995年3月。

[2]石大泱，偉軍.《檔案工作概論》，中國檔案出版社，2010年3月。