淺談布爾津縣城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作

張曉娟

摘 要：城鄉居民社會養老保險參保人員檔案是重要的民生檔案，是計發養老保險待遇的重要依據，城鄉居民社會養老保險檔案工作是城鄉居民養老保險業務工作的一個重要環節，搞好養老保險檔案的管理，是一項為民利民的工作，同時也是《檔案法》賦予的權利和義務。本文首先分析城鄉居民社會養老保險業務檔案的管理工作中存在的問題，其次探討相關管理措施，僅供參考。

關鍵詞：城鄉居民 社會養老保險 檔案管理

養老保險檔案管理的好壞直接關系到廣大參保人的切身利益，關系到黨的惠民政策的落實和政府形象。因此，城鄉居民社會養老保險業務檔案管理工作要充分發揮"以人為本，服務一生"的重要作用，確保城鄉居民養老保險事業的健康、可持續發展。

1 居民保業務檔案的管理工作中存在的問題

（一）重參保、輕檔案，檔案管理意識薄弱。居民保是一項惠民工程，各地政府將之列入績效考評范疇，各級領導層層落實責任，對居民保的參保率十分重視，想方設法提高城鄉居民參保率，但是對居民保檔案管理工作未引起足夠的重視，有的鄉鎮干部檔案工作責任意識不強，造成未及時收集整理參保人員的參保材料，歸檔程序也不規范，有的業務檔案沒有及時上交縣居民保中心，檔案工作存在“散”、“亂”現象。

（二）業務檔案量大，經辦機構人員不足。自2010年7月啟動新農保至今，布爾津縣居民參保人數已達18877人，形成大量的業務檔案材料，而鄉（鎮）居民保經辦機構中，沒有專職從事檔案工作的人員，各村僅有一名村代辦員，人員不足。

（三）經費投入不足，檔案收集、整理水平受制約。縣、鄉（鎮）兩級檔案基礎設施不完善。有的鄉（鎮）未建立完善的檔案室，有的村用廢舊紙箱存放檔案，或者干脆將業務檔案直接放在地上，造成檔案混亂、甚至丟失，特別是多雨季節，易出現紙質材料的霉變現象。

（四）經辦隊伍不穩定，業務水平待提高。縣級經辦機構中，專職從事檔案工作僅1人，目前鄉（鎮）沒有檔案機構和專門的檔案人員，多為身兼數職人員，有的還是協理員。且經辦人員隊伍不夠穩定，嚴重影響業務檔案的收集整理工作；其次，收集、整理業務檔案能力有待提高。如在填寫參保表中，有的經辦人員忘寫日期、漏標繳費檔次，沒填經辦人姓名，鄉（鎮）、村（居）委會申報意見蓋章不清晰等問題都會導致業務檔案收集、整理的不規范。

（五）業務檔案傳遞環節多，收集整理耗時長。居民保業務檔案在收集的過程中，經過的中間環節較多，從參保群眾——村委會——鄉（鎮）勞動保障事務所——縣居民保中心，任何一個環節出錯，都會影響業務檔案的收集、整理工作。其次，農村居民外出務工者居多，人員流動性大，居民保參保人的身份證、戶口簿復印件等材料收集難度加大。再次，較多村民文化程度不高，需要經辦人員代寫參保表，加大了經辦人員的工作量，降低了工作效率，導致群眾辦理居民保業務等待時間變長。

2 居民保業務檔案的收集、整理工作的措施

（一）加強領導，提高認識。居民保檔案工作是推廣國家社會保障制度，促進社會和諧發展的歷史鑒證，是一項政策性、專業性很強的工作，是參保人參保、享受待遇的重要憑證。檔案管理質量的高低直接關系到參保群眾的切身利益，也影響到廣大群眾參保的積極性。各級黨委、政府必須統一思想，充分提高對居民保檔案工作重要性的意識，增強責任感和使命感，把居民保檔案工作列入黨委、政府工作日程，指定分管領導，做到“有領導管事”。

（二）健全機構，完善網絡。居民保業務檔案數量大，環節多，歸檔難，必須建立健全村——鄉（鎮）——縣三級檔案收集服務網絡，明確各級責任，健全各級機構，確保“有隊伍做事”。2010年以來，布爾津縣政府要求各鄉鎮要調整充實勞動保障事務所工作力量，至少配備專職人員2名，進行業務檔案的收集、整理工作。各村委會依托村代辦員，做好參保材料的收集整理工作。

（三）加大投入，保證運轉。要將居民保工作納入各級財政預算，確保經費投入，一方面需要投入經費購買檔案工作所必需的硬件設施，另一方面要適當提高協理員的待遇，利于調動其工作積極性，做到“有經費辦事”。如布爾津縣社保局專門安排一間庫房，配置了密集柜、除濕機、電腦、檔案盒、滅火器等安全保管設施設備，達到防火、防潮濕、防塵、防蟲等“十防”要求，改善了硬件條件，為各鄉鎮配備了辦公桌、計算機、打印機、復印機、鐵皮柜（存放業務檔案材料），并將居民保經辦過程中需要的業務表格及時、充足的送至各鄉鎮。

（五）創新方法，提升水平。根據實際情況不定期舉辦業務檔案培訓班，加強各級經辦人員的業務培訓，提升業務檔案的管理水平。加強兄弟縣市間互相觀摩業務檔案的管理工作，取長補短，開闊視野，做到“有能力辦成事”。自2010年以來，布爾津縣經辦機構舉辦新農保、居民保動員會、政策業務培訓會、座談會20余場次。通過學習培訓，提高鄉鎮、村經辦人員政策水平和業務經辦能力。布爾津縣社保局及時組織各鄉鎮經辦人員進行業務檔案的收集、整理培訓，手把手地教會經辦人員收集整理材料，耐心解答他們的疑惑，進一步提高了布爾津先居民保業務檔案整理的規范水平。

（六）健全機制，及時歸檔。當前居民保業務檔案工作量大，堆積的材料若未及時整理歸檔，可能會發生霉變或丟失，為此，縣鄉（鎮）兩級必須完善機制，及時規范整理業務檔案材料，做到“能及時辦好事”。 如布爾津縣利用縣、鄉、村勞動保障三級服務平臺，要求村代辦員每月及時上報參保人員材料至鄉（鎮）勞動保障事務所，經鄉（鎮）經辦人員審核、錄入系統后于次月上旬上交業務檔案材料至縣居民保中心，縣經辦機構及時將鄉鎮上交的業務材料進行仔細的審核，凡圖像和字跡模糊、印章不清晰、殘缺不全、銜接無序、潮濕霉變等不適合歸檔保存的業務材料，立即退給經手人整改或者補辦，直至達到便于保存要求。最后要嚴格按組卷的要求及時進行組卷、立卷，并制定詳細的索引目錄、歸檔范圍，再分門別類編號入庫、入柜、入架，確保居民保檔案工作有序推進。

業務檔案具有原始性、真實性等特點及其他任何材料不可替代的依據和憑證作用，它需要我們檔案工作者認真對待，嚴格規范居民保業務檔案管理工作，實現對參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務一生”的終極目標。

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