現代企業如何做好文書檔案保密工作

張明娟

摘 要：由于現代企業不斷健全管理體制，且日常運營管理中信息技術的應用也越來越廣泛，致使文書檔案工作發生本質的改變，這不僅在企業的運營與發展中逐漸成為不可或缺的環節，還使現代企業文書檔案保密工作面臨巨大的挑戰。下面從現代企業做好文書檔案保密工作的重要性入手，探究提出做好保密工作的若干途徑，旨在為現代企業提高文書檔案保密工作水平提供參考。

關鍵詞：現代企業；檔案管理；文書檔案；保密工作

現代企業文書檔案管理指的是對企業原始資料進行收集、整理、保存等，它擁有很強的原則性、密級性，不僅要求檔案管理人員嚴格執行文書檔案保密工作的相關制度，還要嚴格依據保密規章開展管理工作。特別是在現代信息社會里，現代企業文書檔案信息的安全性成為檔案管理的首要任務。因此，現代企業如何做好文書檔案保密工作是一項值得探究和實踐的重要課題。

1 現代企業做好文書檔案保密工作的重要性

文書檔案是指現代企業憑借文字、聲像、數字化等形式記錄各種活動，并通過最原始的形式對記錄的資料進行管理，為日后查考提供便利。文書檔案是見證企業的一種憑證，參考價值很大，不僅涉及現代企業的經濟利益，還與企業能否繼續正常進行生產、管理等活動有密切聯系。特別是文書檔案中的涉密文件，它更是保密工作的關鍵所在，主要包括現代企業的內部資料、秘密檔案、機密檔案等。其中，盡管企業內部資料不涉及國家秘密，但只允許單位內部或企業自己使用，一般不對外公開。

如今，信息技術飛速發展，現代通信技術日新月異，辦公室設備越來越自動化，很多竊密行為依賴的都是高科技手段，但現代企業的部分文書檔案不僅有紙質的，還有信息化存儲，保密工作也因此面臨更大的挑戰[1]。同時，文書檔案對現代企業管理層的決策會產生一定指導性影響，因此把文書檔案保密工作做好對現代企業的可持續發展具有重要意義，一旦文書檔案保密工作出現問題，企業的生產、管理等勢必會遭受巨大的損失。為使企業的根本利益得到維護，現代企業必須堅持提高安全防范能力，確保文書檔案萬無一失，從而切實做好保密工作。

2 現代企業做好文書檔案保密工作的途徑

2.1 區分保管與保密的期限

在明確保管文書檔案的期限時，現代企業應從自身工作需要出發，對文書檔案的現實作用進行正確的分析、鑒別，按照其保存價值、利用價值等合理判定保管期限；保密期限則需要現代企業按照國家對秘密事項保密期限作出的相關規定來明確，即秘密事項受到國家保密法律法規保護所產生的法律效力的時限。在《國家秘密保密期限的規定》中有明確的規定：除了特殊規定，絕密級事項的保密期限不超過30年，機密級事項的保管期限不超過20年，秘密級事項的保管期限不超過10年；保密期限不少于一年的以年標密，不到一年的以月標密。此處的特殊規定指的是保密范圍的制定機關可以在保密范圍中將某一類事項的保密期限規定為長期，包括國家秘密的資料、文件等，只要上級單位、制定機關等沒有解密，現代企業就必須長期開展保密工作，嚴禁擅自解密，更不得隨意銷毀或對外提供。因此，現代企業要想做好文書檔案保密工作，首先要做的就是嚴格區分保管與保密期限，將文書檔案的保密級劃分清楚，從而明確保密期限[2]。

2.2 完善文書檔案監督體制

一方面，企業要建立健全文書檔案保密工作制度。完善的制度是規范現代企業檔案管理行為的重要途徑，保密工作也不例外，需要檔案管理人員按照企業實際制定切實可行的文書檔案保密制度、庫房管理制度、檔案查閱及利用制度等，從而規范檔案工作行為，加強保密工作。同時，一系列規章制度應隨著時代的變化而做出相應調整，保持制度的與時俱進，從而在文書檔案保密工作實踐中持續更新、完善規章制度，為有序開展保密工作提供制度保障。另一方面，企業要完善監督管理體制。一是盡早安裝先進的監督設施、包括攝像頭等，從而對文書檔案查閱、利用、管理等人員進行監督，避免發生涂改、偷撕、盜竊等問題；二是完善各種各樣的監督制度，包括企業涉密文書檔案的調閱管理等，需嚴格制定管理制度，任何人都無權在沒有批示的情況下進行調閱；三是明確監督職責，建立健全檔案管理人員監督體系，通過突擊檢查、專項檢查等途徑細致檢查每一個利用文書檔案的環節，從而加大監管力度，只要發現違法違規行為，必依法查處，保證文書檔案的安全性，維護企業合法權益。

2.3 優化保密工作技術手段

隨著現代企業檔案管理信息化進程越來越快，先進信息技術的應用日益重要，文書檔案保密工作只有加強技術支持，才能應對先進的竊密手段，不斷優化保密工作技術手段[3]。一是企業應積極引進更加先進的網絡信息設備、技術。部分企業由于網絡安全防護能力較弱，檔案應用系統極易被攻破，機密文書檔案隨之泄露，存在很大的風險性，需通過引進先進的技術設備及手段來確保網絡安全。二是加大研制、開發及應用文書檔案保密技術、防范裝備等的力度，因為一味引進信息技術是不能真正確保網絡信息的安全性的，需重視改造引進的技術、設備，并進行有效的管理，確保現代企業在文書檔案保密工作技術手段方面的先進性。三是文書檔案保密人員應堅持學習計算機技術，學會應用先進的技術手段，并在實踐中堅持總結和提高，有效降低文書檔案的安全風險，全面實施保密

工作。

2.4 提高管理人員素質水平

現代企業檔案管理人員的職責在于確保文書檔案的完整與安全，使文書檔案能將其利用價值充分發揮出來。這就要求檔案管理人員分類存放文書檔案，并記錄在案，同時保持檔案室整潔、檔案實體完好無缺，一旦有損壞要第一時間修復，更要避免出現文書檔案失竊的現象。檔案管理人員對文書檔案的內容是相當熟悉的，其素質水平的高低與文書檔案保密工作是否嚴謹有直接關系。因此，檔案管理人員必須要具備高度的責任感，充分認識保密工作的重要性、緊迫性，并逐漸增強保密意識，時刻保持頭腦清醒、謹言慎行，避免在有關企業的任何場所不經意泄露文書檔案內容。當企業在挑選文書檔案管理人員時，應充分考慮人員的性格特征，盡可能選擇可靠的、內向的人員，或是專門從事保密工作的人員來擔任文書檔案的保密工作，且一旦確定了保密人員需避免頻繁更換，預防對文書檔案保密工作帶來威脅。

3 結語

在信息時代，社會、經濟與科技的高速發展推動檔案事業的改革與發展，由此決定著檔案保密管理的重要性。因此，加強落實文書檔案保密工作是現代企業迫在眉睫的大事，需要企業在實踐中充分認識到做好文書檔案保密工作的重要性，用高度負責的態度把文書檔案保密工作落到實處，并通過一系列行之有效的途徑真正做好文書檔案保密工作，致力于開創現代企業文書檔案保密工作的新局面。

參考文獻

[1]晏鷹.基于企業檔案保密問題的對策思考[J].經濟師，2014（09）：274-275+277.

[2]李娟.探究檔案保密工作需要處理的幾種關系[J].辦公室業務，2015（09）：21+24.

[3]王芳.淺析信息公開環境下的檔案保密工作[J].中小企業管理與科技（上旬刊），2013（09）：152-153.