淺談如何做好村鎮檔案的管理工作

叢琨

摘 要：伴隨著國家經濟的發展，城鄉居民的收入差距也逐漸加大。這要求我們積極做好村鎮的建設工作。作為村鎮建設中的關鍵部分，村鎮檔案管理也應得到重視。此處，我們就村鎮檔案的收集、整理及保管這三個方面探討如何做好村鎮檔案的管理工作。

關鍵詞：村鎮檔案；管理；收集；整理；保管

隨著國家經濟不斷發展，社會不斷進步，城鄉收入差距逐漸增大，黨和國家開始重視村鎮經濟、文化、思想建設。在村鎮建設的進程中，村鎮檔案管理是比較關鍵的一個部分。當今社會各項活動均以音頻、視頻、文字的形式記錄下來，村鎮檔案記錄著村鎮在社會主義現代化建設中的真實過程，對當代和將來的參考有重要意義。然而我國的村鎮檔案管理工作并不理想，普遍存在管理人員檔案意識不高、對檔案重要性認識不足、檔案制度缺乏、珍貴資料損壞甚至丟失、檔案內容調用困難等問題。所以如何做好村鎮檔案的管理工作，使村鎮檔案管理流程規范化，提高村鎮檔案的管理水平服務于村鎮建設，是目前研究的重要內容。

現階段做好村鎮檔案的管理工作可從檔案收集、檔案整理、檔案保管三個方面入手。

1 做好檔案收集工作

從檔案管理的流程來看，檔案的收集環節是一個重要的組成部分，是其他工作正常開展的前提。在村鎮建設中，存在許多珍貴的、值得保存的檔案資料，檔案的收集工作便是根據法律規定，通過例行接收和專門征集，將分散在各個機構（包含各組織、個人及散失在其他地方）的檔案資料盡可能收集，減少或避免檔案資料流失。在檔案資料的收集過程中，要做好以下幾點：

1.1 建立并完善檔案收集制度

要制定統一標準，明確村鎮檔案的收集目標，剔除不必要收集的檔案。在以前的檔案收集工作中，由于檔案收集人員專業知識欠缺，不了解哪些資料是收集范圍，收集工作長期處于無序狀態。因此必須制定嚴格的檔案收集制度，規范收集對象、收集目標和收集方法，為收集工作提供依據。檔案的來源應包含以下兩個方面：村委會、村支部、婦委會、民兵組織等村民自治組織機構的檔案和村辦企業及村民的檔案。前者是村鎮檔案的主要來源，其形成不斷豐富著村鎮檔案資源，在使用后應及時歸檔。檔案的收集內容可以是村委會換屆選舉、村民會議、村中通公路等重大事件。后者是為村鎮檔案增添特色的重要部分，應嚴格規范收集范圍：凡是對村鎮和村民發展有依據作用、具有原始記錄性及保存價值的檔案資料都納入收集范圍。

1.2 制定保管期限

保管期限的制定應結合村鎮生產發展實際和村民的實際需求，在不違背上級檔案機關制定的規范標注前提下，制定適宜的保管期限計劃表。這也有利于做好村鎮檔案的管理工作，為群眾提供更好更便捷的服務。

2 做好檔案整理工作

整理檔案的過程是一個復雜的過程，包含多方面的內容。這要求我們從不同方面著手，做好檔案的整理工作。檔案整理最重要的內容是對收集到的檔案進行分類處理，做好對檔案的分類便于工作人員按類別迅速找到需要的檔案，提高辦事人員的工作效率，使之更好地為人民服務。

2.1 做好檔案分類的必要性

做好檔案分類工作，有利于村鎮檔案整理工作的高效進行，也推動了村鎮檔案管理工作的健康發展。如果工作人員在檔案整理工作中未對檔案進行合理分類，一方面，可能會使檔案室保存檔案出現門類不一致，檔案不齊全等問題，從而影響其后的檔案立卷以及組卷的工作，影響工作人員的辦事效率，限制村鎮檔案管理工作的發展。因此，我們應重視對村鎮檔案的整理工作，做好檔案整理中的分類工作。

2.2 檔案的具體分類

檔案的分類可以按照類別劃分，根據他們所屬的不同類別，可以細分為六種，分別是村民、實物、科技、會計、文書、和聲像六種檔案。具體來說，這六種檔案又可以做出更全面、細致的分類。村民檔案按戶進行劃分，可以按照人口和戶口的統計建立檔案；實物檔案會按照不同的門類進行劃分，實物種類的差別影響劃分的類別；科技門類包括農業科研、基本建設、設備儀器三個方面的內容；會計檔案與村中財務有關，按照類別進行細致的劃分；文書檔案分類較為細致，主要分為黨群工作、村民自治、社會保障、計劃生育、農村建設以及農業生產六個主要類別。聲像檔案依托的載體有時會有差別，有的以照片為載體，有的以錄音為載體。

3 做好檔案保管工作

在檔案管理工作中，我們還應注意到檔案保管的重要作用和意義。檔案保管工作的進行，不僅影響檔案載體的安全性，還對其可利用性和信息的完整性產生重大影響。當前，城鄉差距仍處于擴大趨勢，農村經濟有待發展，在經費、工作人員缺失的情況下，對檔案的保管工作受條件所限而難以獲得更高層面的發展，檔案管理工作的進行面臨考驗。

3.1 研究檔案保管策略

檔案保管工作不應盲目進行，而應在科學性、民主性的基礎上研究檔案保管的策略。一方面，將檔案的保存工作與檔案價值相結合，優先提高稀有的、史料價值高的檔案的保管條件，使其獲得更有安全保障的環境。另一方面，對于在村鎮建設中處于重要地位的檔案，需對其進行備份，防患于未然，避免檔案出現損毀、丟失的情況而影響村鎮檔案的管理工作，甚至影響村鎮的建設與發展。

3.2 制定檔案保管方案

受條件所限，村鎮檔案保管工作面臨一定的難度，但是相關部門應在現有條件下努力做好村鎮檔案管理工作，建立健全檔案保管機制，制定符合村鎮檔案管理工作發展條件的檔案保管方案。一方面，應建立專門存放檔案的檔案館，安排相關工作人員做好管理工作。可以將村委辦公室的一部分用于檔案室的建設，采用工作人員輪班制，以減輕人手和經費壓力。在檔案管理過程中，應做好檔案的保管與銷毀工作，定期檢查存放檔案，做好對無用檔案的處理。另一方面，檔案館工作人員也應定期檢查檔案館，做好檔案館中的防潮、防蟲工作，避免檔案資料可能遇到的受損問題。

4 總結

在村鎮的建設和發展中，村鎮檔案的管理工作占據著重要地位，對整個村鎮的經濟發展和管理具有重要意義。當前，我國村鎮檔案的管理還存在很多問題，這要求我們從村鎮檔案的收集、整理。保管等方面著手，發現村鎮檔案管理中的問題，提出切實可行的解決方案，從而促進村鎮經濟的建設，縮小城鄉差距，推動我國社會經濟的健康發展。

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